Personalbeschaffung

Offene Stellen besetzen

Die Personalbeschaffung ist ein Teilgebiet der Personalplanung und beschäftigt sich mit der Besetzung offener Stellen. Dabei kann zwischen der internen und der externen Personalbeschaffung unterschieden werden.

Was sind die konkreten Aufgaben und Ziele der Personalbeschaffung? Welche Vor– und Nachteile bieten die interne und externe Beschaffung? Wir zeigen Ihnen, welche Prozesse in der Personalbeschaffung relevant sind und wie Sie mögliche Herausforderungen meistern. Außerdem erfahren Sie, wie Sie in 7 Schritten freie Stellen in Ihrem Unternehmen besetzen.

Aufgaben:

Zur Personalbeschaffung zählen alle Aktivitäten und Maßnahmen, durch die neue Mitarbeiter_innen gewonnen werden sollen. Sie hat die Aufgabe, den zuvor definierten Personalbedarf bestmöglich zu decken.

Ziel:

Das Ziel der Personalbeschaffung ist es, die besten Talente mit den passenden Qualifikationen und Fähigkeiten zu finden und für eine freie Stelle zu überzeugen. Im Prozess der Personalbeschaffung muss deshalb geprüft werden, ob die Personen zur freien Stelle und dem jeweiligen Unternehmen passen.

Was bedeutet Interne Personalbeschaffung?

Die interne Personalbeschaffung ist eine kosten– und zeitgünstige, effiziente und schnelle Möglichkeit, um offene Positionen mit bereits vorhandenen Mitarbeiter_innen zu besetzen. Abhängig von der jeweiligen Unternehmensgröße, variieren die Kommunikationskanäle im internen Recruiting. In kleinen Unternehmen beschränkt sich die Kommunikation interner Stellenausschreibungen oft auf eine Mitteilung am schwarzen Brett oder eine E-Mail. In großen Unternehmen wird bei der internen Personalbeschaffung häufig auf softwaregestützte Prozesse zurückgegriffen.

Die interne Stellenbesetzung kann des Weiteren in Maßnahmen mit Personalbewegung und Maßnahmen ohne Personalbewegung unterteilt werden.

Mit Personalbewegung:

Hierbei verlassen Mitarbeiter_innen ihre alte Position und treten eine komplett neue Stelle an. Konkrete Methoden dafür sind:

• Innerbetriebliche Ausschreibung der Stelle: Zur internen Ausschreibung freier Stellen haben sich beispielsweise die folgenden Kanäle bewährt:
  • die Stellenanzeige in der Unternehmenszeitung
  • ein Aushang am schwarzen Brett
  • die Veröffentlichung im Intranet
  • eine E-Mail an alle Mitarbeiter_innen

Somit haben alle Arbeitnehmer_innen die Möglichkeit, sich auf eine freie Stelle zu bewerben. Grundvoraussetzung dafür ist, dass sie die für die Stelle notwendigen Voraussetzungen, wie Qualifikationen oder Fähigkeiten, aufweisen.

• Empfehlung der Vorgesetzten: Vorgesetzte kennen ihre Mitarbeiter_innen besonders gut und wissen, in welchen Bereichen diese ihre Stärken und Schwächen haben. Deshalb können sie gut einschätzen, welche Arbeitnehmer_innen für welche Vakanzen geeignet sind. Im Zuge eines Mitarbeiter_innengesprächs sollten die Unternehmensleitung bzw. die Vorgesetzten mit den Arbeitnehmer_innen über einen möglichen neuen Einsatzbereich sprechen.

• Versetzung: Bei einer Versetzung werden Mitarbeiter_innen an einem anderen Standort oder in einer anderen Abteilung eingesetzt. Um das Arbeitsklima und die Mitarbeiter_innenzufriedenheit nicht zu gefährden, sollte eine Versetzung immer in Einvernehmen mit den betroffenen Arbeitnehmer_innen geschehen. Eine Versetzung kann dabei sowohl dauerhaft als auch zeitlich begrenzt stattfinden. In jedem Fall müssen aber arbeitsvertragliche Regelungen beachtet werden.

Ohne Personalbewegung:

Die interne Personalbeschaffung ohne Personalbewegung zielt darauf ab, einen kurzfristigen Mehrbedarf an Mitarbeiter_innen intern abzudecken. Arbeitnehmer_innen behalten somit ihre Stelle, werden aber auch anderweitig eingesetzt. Konkrete Methoden dafür sind:

• Änderung der Urlaubsplanung: Eine Möglichkeit, um den Mehrbedarf an Personal kurzfristig zu decken, ist die Änderung der Urlaubsplanung der Mitarbeiter_innen. Es ist empfehlenswert, sich vorab mit den Arbeitnehmer_innen abzusprechen, ob eine Verschiebung des Urlaubs sinnvoll und möglich ist. Ansonsten leiden die Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeiter_innen unter dieser Entscheidung.
• Verstärkter Einsatz bestehender Mitarbeiter_innen: Neben einer Urlaubsverschiebung ist es außerdem sinnvoll, einzelne Mitarbeiter_innen verstärkt einzusetzen. So können zusätzliche Arbeitnehmer_innen vorübergehend eingespart werden. Die geleisteten Überstunden sollten natürlich wieder abgebaut werden, sobald sich die Situation im Unternehmen wieder beruhigt hat.

Vorteile der internen Personalbeschaffung:

Die interne Personalbeschaffung geht mit vielen Vorteilen einher:

• Kosten- und Zeiteffizienz: Im Vergleich zur externen Personalbeschaffung profitieren Sie hierbei von einer schnellen Besetzung. Dies beeinflusst wiederum wichtige KPIs und verkürzt beispielsweise die Time-to-Hire. Dadurch werden gleichzeitig die Recruiting-Kosten minimiert.
• Geringe Fehlbesetzungsgefahr: Da die Mitarbeiter_innen bereits im Unternehmen tätig sind, sind auch deren Fähigkeiten, Qualifikationen und Persönlichkeit bekannt. Umgekehrt wissen die Arbeitnehmer_innen, worauf sie sich einlassen und können sich mit dem Unternehmen, den Werten und der Kultur identifizieren.
• Kurze Einarbeitungszeit: Da Mitarbeiter_innen die Abläufe und Prozesse im Unternehmen bereits kennen, fällt deren Einarbeitungszeit besonders kurz aus.
• Karrieremöglichkeiten und Aufstiegschancen: Durch eine interne Personalbeschaffung bieten Sie Mitarbeiter_innen die Möglichkeit, sich innerhalb des eigenen Unternehmens beruflich weiterzuentwickeln bzw. neu zu orientieren. Das hat nicht nur eine positive Auswirkung auf deren Fluktuation, sondern erhöht auch deren Zufriedenheit, die Motivation und Produktivität, sowie die Mitarbeiter_innenbindung. Gleichzeitig können Sie Ihr Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber positionieren, der seine Arbeitnehmer_innen fördert und fordert.
• Kurzfristigkeit: Durch die interne Personalbeschaffung können freie Stellen besonders schnell und kurzfristig besetzt werden.

Nachteile der internen Personalbeschaffung:

Die interne Personalbeschaffung kann sich jedoch auch nachteilig auf Ihr Unternehmen auswirken:

• Konkurrenzdruck: Sie kann zu einem verstärkten Konkurrenzdenken führen, was wiederum das Arbeitsklima und die Mitarbeiter_innenzufriedenheit negativ beeinflusst.
• Frustration: Speziell, wenn Mitarbeiter_innen für eine gewünschte Stelle nicht passen, machen sich schnell Frustration und Demotivation breit.
• Ständige Neubesetzung: Eine Umbesetzung löst kein quantitatives Personalproblem. Schließlich muss eine freiwerdende Stelle erneut besetzt werden, was zu einem endlosen Kreislauf führt.
• Begrenzte Auswahl an Qualifikationen: Möglicherweise könnte eine freie Stelle extern besser besetzt werden.
• Betriebsblindheit: Durch die interne Personalbeschaffung gelangen keine neuen Sichtweisen und Meinungen in Ihr Unternehmen, was zur Betriebsblindheit betragen kann.
• Zusätzliche Kosten: Insbesondere Versetzungen können mit Fortbildungen und damit auch mit zusätzlichen Kosten verbunden sein.

Was bedeutet Externe Personalbeschaffung?

Die externe Personalbeschaffung beinhaltet alle Maßnahmen, um potenzielle Mitarbeiter_innen am Arbeitsmarkt vom eigenen Unternehmen als Arbeitgeber zu überzeugen. Die externe Personalbeschaffung kann in die aktive und passive Beschaffung von Mitarbeiter_innen unterteilt werden.

Aktive Personalbeschaffung:

Bei der aktiven Personalbeschaffung werden freie Stellen vom Unternehmen aktiv beworben. Potenzielle Bewerber_innen können dabei sowohl über Online- als auch über Offline-Kanäle angesprochen werden. Maßnahmen zur zielgruppengerechten Ansprache können sein:

• Stellenanzeige auf der unternehmenseigenen Karriereseite
• Nutzung ausgewählter Stellenbörsen
• Mitarbeiter_innen-werben-Mitarbeiter_innen-Programme
• Besuch von Jobmessen
• Karriereveranstaltung
• Social Media
• Mobile Recruiting

Passive Personalbeschaffung:

Die passive Personalbeschaffung bezeichnet die Gewinnung neuer Mitarbeiter_innen durch eingehende Bewerbungen, die nicht auf Werbung oder andere Recruiting-Kanäle zurückzuführen sind. Dazu zählen beispielsweise der Aufbau und die Pflege eines Talent Pools, auf den jederzeit zurückgegriffen werden kann. Auch Maßnahmen, die auf die Steigerung der Arbeitgeberattraktivität und somit die Employer Brand einzahlen, fallen in die Kategorie der passiven Personalbeschaffung.

Vorteile der externen Personalbeschaffung:

Die externe Personalbeschaffung geht mit den folgenden Vorteilen einher:

• Aufstockung der Arbeitsressourcen: Im Vergleich zur internen Personalbeschaffung werden hierbei die Arbeitsressourcen nicht umverteilt, sondern möglichst langfristig aufgestockt.
• Größere Bewerber_innenauswahl: Während bei der internen Beschaffung lediglich bereits vorhandene Mitarbeiter_innen neu eingesetzt werden können, ist die Auswahl an Bewerber_innen bei der externen Personalbeschaffung größer.
• Neue Impulse und Ansichten: Neue Mitarbeiter_innen bringen frischen Wind und Ideen in Ihr Unternehmen. Damit gehen Sie gezielt gegen Betriebsblindheit vor.
• Geringe Fortbildungskosten: Da die Qualifikationen und Fähigkeiten der Bewerber_innen mit dem Anforderungsprofil der Ausschreibung abgeglichen werden, wird zumeist keine Fortbildung benötigt.

Nachteile der externen Personalbeschaffung:

Die Nachteile der externen Personalbeschaffung gehen mit den Vorteilen der internen Personalbeschaffung einher:

• Kosten- und zeitintensiv: Das Schalten von Stellenanzeigen und die aktive Suche nach neuen Mitarbeiter_innen sind mit viel Zeit und Kosten verbunden. Umso wichtiger ist es deshalb, dass Sie Ihre Jobanzeigen optimal formulieren und damit Ihre Zielgruppe direkt ansprechen und überzeugen.
• Gefahr einer Fehlbesetzung: Da die neuen Mitarbeiter_innen noch nicht bekannt sind, besteht zusätzlich eine erhöhte Gefahr einer Fehlbesetzung. Wenn dies der Fall ist, dann müssen Sie sich erneut auf die Suche nach neuen Mitarbeiter_innen begeben.
• Demotivation der vorhandenen Mitarbeiter_innen: Mitarbeiter_innen, die die offene Stelle als mögliche Aufstiegschance gesehen haben, verlieren an Motivation, worunter deren Zufriedenheit und Produktivität leiden.

Ob Sie sich für eine interne oder eine externe Personalbeschaffung entscheiden, hängt sehr stark von der aktuellen Situation in Ihrem Unternehmen ab. Zur Festlegung der geeigneten Personalbeschaffungsmaßnahmen, empfiehlt es sich, vorab den Personalbedarf zu berechnen.

TIPP: Eine detaillierte Auflistung der Personalbeschaffungsmaßnahmen finden Sie in unserem Beitrag zum Thema Recruiting.

Vor welchen Herausforderungen steht die Personalbeschaffung?

Obwohl viele Unternehmen auf eine Vielzahl an Bewerbungen hoffen, sieht die Realität in vielen Branchen mittlerweile anders aus. Arbeitnehmer_innen haben in Bezug auf ihren zukünftigen Arbeitgeber die Qual der Wahl, was die Personalbeschaffung erschwert. Umso wichtiger und entscheidender ist deshalb das Auftreten als attraktiver Arbeitgeber. Zeigen Sie, inwiefern sich Ihr Unternehmen von anderen unterscheidet und kommunizieren Sie, warum genau Sie die richtige Wahl sind. Überzeugen Sie mit einer aussagekräftigen Arbeitgebermarke und gewinnen Sie die besten Talente für sich.

Auch die aktuelle Situation bringt viele Unternehmen bei der Personalbeschaffung vor Herausforderungen. Vielen Unternehmen wurde ein Hiring Freeze, also ein Einstellungsstopp verhängt, weshalb improvisiert und der Fokus auf eine interne Personalbeschaffung gelegt werden muss. Recruiting aus dem Home Office, was zu Beginn eine große Herausforderung und mit viel Unsicherheit verbunden war, bietet vielen Arbeitgebern mittlerweile neue Chancen und Möglichkeiten, um vielversprechende Mitarbeiter_innen zu finden.

TIPP: Als Grundvoraussetzung für erfolgreiches Recruiting müssen Sie vorab wissen, wie viel zusätzliches Personal benötigt wird. Ein konkretes Beispiel zur Ermittlung des Bedarfs finden Sie in unserem Beitrag zum Thema Personalbedarf berechnen.

7 Tipps zur erfolgreichen Personalbeschaffung:

Die Personalbeschaffung kann in mehrere Prozessschritte unterteilt werden. Um die besten neuen Mitarbeiter_innen für Ihr Unternehmen zu finden, sollten Sie gründlich, strukturiert und organisiert vorgehen. Die folgenden 7 Tipps sollen Ihnen bei der Umsetzung und der Suche nach den besten Talenten helfen:

1. Erstellen Sie ein aussagekräftiges Anforderungsprofil

Zunächst sollten Sie schriftlich festhalten, welche Anforderungen Sie an eine gewisse Stelle haben. Dazu können Sie sich die folgenden Fragen stellen:

• Welche Aufgaben müssen erledigt werden?
• Welche Qualifikationen und Fähigkeiten werden dafür benötigt?

Je klarer und detaillierter Sie das Anforderungsprofil formulieren, umso passendere Mitarbeiter_innen werden Sie finden.

2. Formulieren Sie eine überzeugende Stellenanzeige

Nachdem Sie wissen wonach Sie suchen, müssen Sie eine überzeugende Stellenanzeige formulieren. Darin sollten Sie nicht nur die freie Position beschreiben, sondern auch zeigen, was Ihr Unternehmen als Arbeitgeber ausmacht und warum Sie die richtige Wahl sind.

3. Finden Sie die richtigen Kanäle

Nach der treffenden Formulierung der Stellenanzeige gilt es nun diese zu veröffentlichen und darauf aufmerksam zu machen. Dafür stehen Ihnen unterschiedliche Kanäle – von der unternehmenseigenen Karriereseite über Jobbörsen bis hin zu Social Media – zur Verfügung.

4. Lassen Sie schnell von sich hören

Sobald die ersten Bewerbungen zu einer freien Stelle bei Ihnen eingelangt sind, müssen Sie rasch reagieren. Damit Sie im Kampf um die besten Talente überzeugen, sollten Sie regelmäßig im Kontakt zu Kandidat_innen stehen und auch „Leider-Nein“-Bewerber_innen rechtzeitig kontaktieren.

5. Führen Sie aufschlussreiche Gespräche

Sie haben einige vielversprechende Kandidat_innen gefunden, die Sie gerne kennenlernen würden? Ob bei einem persönlichen Gespräch oder einem Videointerview – bereiten Sie sich ausreichend auf die Unterhaltung vor und involvieren Sie Ihr Team und die jeweilige Abteilung.

6. Treffen Sie die richtige Entscheidung

Nun geht es darum, sich für die passenden Mitarbeiter_innen zu entscheiden. Speziell hierbei sollten Sie Ihr Team und die zukünftigen Kolleg_innen miteinbeziehen. Sobald Sie eine Entscheidung getroffen haben, teilen Sie diese den Bewerber_innen schnellstmöglich mit.

7. Kümmern Sie sich um das Onboarding

Im letzten Schritt der Personalbeschaffung geht es um ein erfolgreiches Onboarding der neuen Arbeitnehmer_innen. Dabei spielen die Organisation und Vorbereitung eine wesentliche Rolle. Zeigen Sie neuen Mitarbeiter_innen, dass Sie sich auf deren Einsatz freuen und begegnen Sie ihnen auf Augenhöhe. Damit steht einer erfolgreichen Zusammenarbeit zwischen Ihrem Unternehmen und den neuen Mitarbeiter_innen nichts mehr im Weg.

Fazit:

Die Personalbeschaffung befasst sich mit der Besetzung offener Stellen. Dabei wird an die Personalbedarfsplanung angeknüpft und nach passenden Mitarbeiter_innen mit den notwendigen Qualifikationen und Fähigkeiten gesucht. Die Personalbeschaffung kann sowohl intern als auch extern abgewickelt werden. Intern wird auf bereits vorhandene Mitarbeiter_innen zurückgegriffen und diese werden versetzt oder anders eingesetzt. Extern begeben sich Arbeitgeber auf die Suche nach neuen Mitarbeiter_innen, die frischen Wind in das Unternehmen bringen sollen. Beide Herangehensweisen haben ihre Vor- und Nachteile, weshalb jedes Unternehmen individuell die passende Methode wählen sollte.