Personalbedarf: So berechnen Sie ihn richtig

Egal ob zur Eröffnung einer neuen Abteilung im Unternehmen oder vor dem Start eines internen Projektes: Wer den Personalbedarf berechnet, riskiert nicht nur eine zeitverzögerte Umsetzung, sondern auch viel Geld. Die Personalbedarfsplanung spielt eine enorme Rolle in der Personalplanung. Sie folgt unmittelbar nach der Personalbestandsplanung. Wie sich der Personalbedarf korrekt kalkulieren lässt, zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag.

Die 5 wichtigsten Formeln zur Personalbedarfsrechnung

Zur Berechnung des Personalbedarfs benötigt man die folgenden Formeln:

Rechenbeispiel

Eine Firma hat beschlossen, eine neue Abteilung zur Herstellung von Elektrofahrrädern aufzubauen. Es sollen im ersten Jahr 2000 Fahrräder hergestellt werden. Die Herstellung eines Fahrrads dauert 4 Tage. Die Nettoarbeitszeit beträgt 40 Stunden an 5 Werktagen. Das Unternehmen verfügt über 28 Angestellte. Der Personalbedarf soll somit berechnet werden.

1. Einsatzbedarf

Das Fundament für die weitere Berechnung ist der Einsatzbedarf.
Wir berechnen hier den Mindest-Personalbedarf um die anvisierten 2000 Fahrräder produzieren zu können.
Dieser berechnet sich in unserem Fall wie folgt:

2. Verteilzeitfaktor

Der Verteilzeitfaktor beinhaltet alle Hürden, die uns daran hindern durchgängig zu produzieren. Wir erinnern uns – der Verteilzeitfaktor berechnet sich durch: Fehlzeiten / reale Arbeitstage
Dieser bezieht sich auf einen Mitarbeiter.

In unserem Fall müssen wir folgende Faktoren für die Fehlzeiten berücksichtigen:

• 13 Krankheitstage
• 24 Urlaubstage
• 9 Feiertage
• 7 Spontanpausen
• 3 Tage Führungsbesprechungen
• 2 Tage Betriebsversammlungen

Addiert ergeben sich folgende Fehlzeiten:

Um den Verteilzeitfaktor berechnen zu können, fehlt jedoch noch die Anzahl der realen Arbeitstage (Tage, an denen die Maschinen laufen und Fahrräder produziert werden). Diese berechnet sich durch die Berücksichtigung aller vorkommenden Wochenenden. Bei einer 5-tätigen Arbeitswoche und insgesamt 52 Wochen im Jahr, ergibt dies also 104 Tage weiteren Arbeitsstillstand. Daraus folgt:

Nun kann man den Verteilzeitfaktor wie folgt berechnen:

3. Reservebedarf

Nach der Berechnung des Verteilzeitfaktors, kann man somit den Reservebedarf berechnen:

4. Bruttopersonalbedarf

Dadurch lässt sich Bruttopersonalbedarf berechnen. Dieser wird aus der Summe von Reserve- und Einsatzbedarf berechnet:

5. Nettopersonalbedarf

Da es keine halben Mitarbeiter gibt, muss man das Ergebnis runden.
Da das Unternehmen über 28 Angestellte verfügt, davon aber 0 in die neue Abteilung wechseln können, berechnet sich der Nettopersonalbedarf, wie folgt:

Ergebnis:

Das Unternehmen muss 40 neue Mitarbeiter rekrutieren, um die Abteilung aufbauen und die geplanten 2000 Fahrräder produzieren zu können.

So geht es weiter

Die Personalbedarfsplanung ist eine immens wichtige Aufgabe, um die Geschäftsfähigkeit eines Unternehmens zu garantieren. Prägen Sie sich die Formeln zur korrekten Personalbedarfsermittlung gut ein!

Die Berechnung Ihres Personalbedarfs nimmt zwar viel Zeit und Mühe in Anspruch, aber es lohnt sich. Sie wissen jederzeit, wie viele Arbeitskräfte für welche Aufgaben zur Verfügung stehen müssen.
Nehmen Sie gerne unser Rechenbeispiel zur Hand und berechnen Sie exemplarisch Ihren Personalbedarf.

Wie geht es jedoch nach der Personalbedarfsermittlung weiter? Je nach Bedarf stehen Sie vor der Aufgabe, entweder:

• Ihren Personalbestand zu reduzieren oder
• Neue Mitarbeiter einzustellen

TIPP: Falls Sie auf der Suche nach neuen Fachkräften sind und eine Unterstützung entlang des gesamten Bewerbungsprozesses benötigen, bietet sich eine Bewerbermanagementsoftware an.

In unserem Beitrag zu Bewerbermanagementsystemen finden Sie Tipps bei der Auswahl des richtigen Systems.