Personalbedarf berechnen

Warum Personalbedarf berechnen?

Egal ob zur Eröffnung einer neuen Abteilung im Unternehmen oder vor dem Start eines internen Projektes: Wer den Personalbedarf berechnet, riskiert nicht nur eine zeitverzögerte Umsetzung, sondern auch viel Geld. Die Personalbedarfsplanung spielt eine enorme Rolle in der Personalplanung. Sie folgt unmittelbar nach der Personalbestandsplanung. Wie sich der Personalbedarf korrekt kalkulieren lässt, zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag.

Konkretes Rechenbeispiel

Ausgangslage: Eine Firma hat beschlossen, eine neue Abteilung zur Herstellung von Elektrofahrrädern aufzubauen. Es sollen im ersten Jahr 2000 Fahrräder hergestellt werden. Die Herstellung eines Fahrrads dauert 4 Tage. Die Nettoarbeitszeit beträgt 40 Stunden an 5 Werktagen. Das Unternehmen verfügt über 28 Angestellte. Der Personalbedarf soll somit berechnet werden.

Zur Berechnung des Personalbedarfs benötigt man die folgenden Formeln:

Gl.1 Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf – Personalbestand
Gl.2 Einsatzbedarf = (Menge x Zeit) / Regelarbeitszeit
Gl.3 Bruttopersonalbedarf = Einsatzbedarf + Reservebedarf
Gl.4 Reservebedarf = Einsatzbedarf x Verteilzeitfaktor
Gl.5 Verteilzeitfaktor = Fehlzeiten / reale Arbeitstage

Wichtig für die weitere Berechnung ist der Einsatzbedarf. Dieser berechnet sich in diesem Fall wie folgt:

Einsatzbedarf = (2000 Stück * 4 Tage * 8 Stunden) / (40 Stunden * 52 Wochen) = 30,8 Mitarbeiter

Der Verteilzeitfaktor beinhaltet alle Faktoren, die eine durchgängige Produktion verhindern und bezieht sich auf einen Mitarbeiter. Berücksichtigte Faktoren:

• 13 Krankheitstage
• 24 Urlaubstage
• 9 Feiertage
• 7 Spontanpausen
• 3 Tage Führungsbesprechungen
• 2 Tage Betriebsversammlungen

Folglich ergeben sich die zu berücksichtigenden Fehlzeiten:

Fehlzeiten = 13 + 24 + 9 + 7 + 3 + 2 = 58 Tage

Um den Verteilzeitfaktor berechnen zu können, fehlt jedoch noch die Anzahl der realen Arbeitstage (Tage, an denen die Maschinen laufen und Fahrräder produziert werden). Diese berechnet sich durch die Berücksichtigung aller vorkommenden Wochenenden. Bei einer 5-tätigen Arbeitswoche und insgesamt 52 Wochen im Jahr, ergibt dies also 104 Tage weiteren Arbeitsstillstand. Daraus folgt:

Reale Arbeitstage = 365 – 58 – 104 = 203 Tage

Nun kann man den Verteilzeitfaktor wie folgt berechnen:

Verteilzeitfaktor = 58 / 203 = 29%

Nach der Berechnung des Verteilzeitfaktors, kann man somit den Reservebedarf durch einfaches einsetzen in Gl. 4 berechnen:

Reservebedarf = Einsatzbedarf x Verteilzeitfaktor = 8,9 Mitarbeiter

Dadurch lässt sich Bruttopersonalbedarf berechnen. Dieser wird aus der Summe von Reserve- und Einsatzbedarf berechnet:

Bruttopersonalbedarf = Einsatzbedarf + Reservebedarf = 30,8 + 8,9 = 40

Da es keine halben Mitarbeiter gibt, muss man das Ergebnis runden.
Da das Unternehmen über 28 Angestellte verfügt, davon aber 0 in die neue Abteilung wechseln können, berechnet sich der Nettopersonalbedarf, wie folgt:

Nettopersonalbedarf = 40 – 0 = 40

Demzufolge muss das Unternehmen 40 neue Mitarbeiter rekrutieren, um die Abteilung aufbauen und die geplanten 2000 Fahrräder produzieren zu können.