Die Personalbedarfsplanung ist ein Teilbereich der Personalplanung. Sie beschäftigt sich mit der Ermittlung des aktuellen und des künftigen Mitarbeiter_innenbedarfs. Im Allgemeinen kann zwischen verschiedenen Arten, sowie der quanitativen und qualitativen Personalbedarfsplanung unterschieden werden.
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Personalbedarfsplanung definiert werden kann und welche Aufgaben und Ziele dabei verfolgt werden. Außerdem zeigen wir Ihnen, welche Methoden es zur Personalbedarfsplanung gibt und wie Sie diese in 5 Schritten umsetzen können.
Mithilfe ausführlicher Analysen wird in der Personalbedarfsplanung der zukünftige Personalbedarf ermittelt. Dabei muss zunächst die Personalbestandsplanung durchgeführt und abgeschlossen werden. Der Personalbedarf errechnet sich daraufhin aus dem aktuellen Bestand, zuzüglich sicherer Zugänge (zukünftige, bereits feststehende Personalressourcen) und abzüglich feststehender Abgänge.
Die Aufgaben der Personalbedarfsplanung können grob unterteilt werden in:
Um Strategien umzusetzen und Unternehmensziele zu erreichen, sind ausreichend Mitarbeiter_innen mit den richtigen Kompetenzen notwendig. In diesem Zusammenhang spielt die Personalbedarfsplanung eine wesentliche Rolle.
Zusätzlich kann zwischen den folgenden Arten von Personalbedarf unterschieden werden:
Insbesondere beim Zusatz-, Neu- und Ersatzbedarf werden zusätzliche Arbeitnehmer_innen durch die Personalbeschaffung benötigt. Um möglichst schnell und effizient vielversprechende Mitarbeiter_innen zu finden, können Bewerbermanagementsysteme besonders hilfreich sein.
Neben den unterschiedlichen Arten des Bedarfs, kann außerdem zwischen dem quantitativen und dem qualitativen Personalbedarf unterschieden werden.
Der quantitative Personalbedarf beschäftigt sich mit der Anzahl der Arbeitskräfte, die zukünftig benötigt werden, um die Unternehmensziele zu erreichen und die Strategie bestmöglich umzusetzen. Um diesen Bedarf zu berechnen, müssen zunächst die aktuellen und zukünftig anfallenden Tätigkeiten analysiert werden. Das bedeutet konkret, dass sich der quantitative Netto-Personalbedarf aus der Differenz zwischen dem Brutto-Personalbedarf und dem zukünftigen Personalbestand ergibt. Das daraus resultierende Ergebnis gibt Kenntnis über zu besetzende Stellen und kann positiv oder negativ ausfallen. Wenn notwendiges Personal fehlt, ergibt sich ein positiver Wert, wohingegen ein negativer Wert bei zu viel vorhandenem Personal entsteht. Je nachdem, ob zu viel oder zu wenig Personal vorhanden ist, können Sie unterschiedliche Maßnahmen durchführen, um den optimalen Personalbedarf zu erzielen:
Bei einem positiven Wert, also zu wenig Mitarbeiter_innen, können die folgenden Handlungen hilfreich sein:
Wenn jedoch ein Personalüberschuss besteht, können diese Maßnahmen Abhilfe schaffen:
Im Vergleich zum quantitativen Bedarf, beschäftigt sich die qualitative Personalbedarfsplanung mit den Qualifikationen der aktuellen und neuen Mitarbeiter_innen. Daraus ergeben sich einerseits mögliche Entwicklungsmaßnahmen für Mitarbeiter_innen. Andererseits können Qualifikationsprofile erstellt werden, die bei dem richtigen Einsatz der Arbeitnehmer_innen helfen können.
Um den qualitativen Personalbedarf zu ermitteln, sollten Sie sich die folgenden Fragen stellen:
Zur Ermittlung der Personalbedarfsplanung können unterschiedliche Methoden herangezogen werden. Werfen Sie einen Blick auf die Überstunden der aktuellen Mitarbeiter_innen um festzustellen, ob ein quantitativer Bedarf an Arbeitnehmer_innen notwendig ist. Mitarbeiter_innengespräche sind eine weitere Möglichkeit, um sowohl einen möglichen quantitativen als auch einen qualitativen Bedarf festzustellen.
Weitere Alternativen zur Ermittlung der Personalbedarfsplanung sind:
Unabhängig davon, welche Methode Sie am ehesten anspricht, sollten Sie individuell in Ihrem Unternehmen entscheiden, welche Möglichkeiten tatsächlich umsetzbar sind. Je nachdem über welche Ressourcen Sie verfügen, können Sie sich natürlich auch noch an anderen Methoden zur Personalbedarfsermittlung versuchen.
Sie kennen nun also die Aufgaben, Ziele, Methoden und Arten der Personalbedarfsplanung. Die folgenden 5 Schritte sollen Sie bei der Umsetzung unterstützen:
In einem ersten Schritt ist es notwendig Ihre aktuelle Unternehmenssituation zu ermitteln. Hierbei soll herausgefunden werden, welche Mitarbeiter_innen derzeit in Ihrem Unternehmen tätig sind und wie sich deren zukünftige Tätigkeiten entwickeln könnten. Wie lange sind sie schon dabei? Werden sie aufgrund ihres Alters bald in Rente gehen? Denken Sie zukunftsgerichtet und halten Sie Ihre Erkenntnisse schriftlich fest.
Um überhaupt den Personalbedarf zu ermitteln, müssen Sie natürlich die übergeordneten Unternehmensziele und die damit verbundene Strategie kennen und berücksichtigen. Schließlich leisten Ihre Mitarbeiter_innen einen wesentlichen Beitrag zur Zielerreichung Ihres Unternehmens.
In einem nächsten Schritt sollten die Qualifikationen und Kompetenzen, die zur effizienten Zielerreichung notwendig sind, eruiert werden. Um nicht den Überblick zu verlieren, sollten Sie die Qualifikationen und Aufgaben bündeln.
Nun geht es an die tatsächliche Ermittlung des Personalbedarfs. Diese setzt sich aus folgenden Schritten zusammen:
Bruttopersonalbedarf (Anzahl der benötigten Mitarbeiter_innen) – Personalbestand (Anzahl der aktuellen Mitarbeiter_innen) – Zugänge + Abgänge
Sie wissen nun also, ob und wie viele neue Mitarbeiter_innen gesucht werden, welche Qualifikationen notwendig sind und ob Arbeitnehmer_innen umgeschult oder versetzt werden sollten. Aus diesen Erkenntnissen gilt es zuletzt, konkrete Maßnahmen zur optimalen Personalbedarfsplanung festzulegen. Damit liefern Sie wichtigen Input für das Personalmanagement, die Personaleinsatzplanung und auch die Personalbeschaffung in Ihrem Unternehmen.
Unter Personalbedarfsplanung wird die Ermittlung des aktuellen und zukünftigen Mitarbeiter_innenbedarfs verstanden. Dabei kann zusätzlich zwischen dem qualitativen und dem quantitativen Personalbedarf unterschieden werden. Während der qualitative Bedarf sich mit den notwendigen Qualifikationen beschäftigt, befasst sich der quantitative Bedarf mit der konkreten Anzahl der Mitarbeiter_innen. Zur Ermittlung des Personalbedarfs gibt es unterschiedliche Methoden. Diese reichen von Gesprächen mit Mitarbeiter_innen oder Führungskräften, über die Auswertung von Statistiken bis hin zur Analyse relevanter Kennzahlen. Wichtig ist dabei, dass Sie eine Methode wählen, die zu Ihrem Unternehmen passt und tatsächlich umsetzbar ist. Die Personalbedarfsplanung spielt außerdem eine große Rolle für die Personalbeschaffung und die Personaleinsatzplanung.
WARUM NOCH LANGE WARTEN?