Personalbedarfsplanung

Benötigen wir zusätzliches Personal?

Die Personalbedarfsplanung ist ein Teilbereich der Personalplanung. Sie beschäftigt sich mit der Ermittlung des aktuellen und des künftigen Mitarbeiter_innenbedarfs. Im Allgemeinen kann zwischen verschiedenen Arten, sowie der quanitativen und qualitativen Personalbedarfsplanung unterschieden werden.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Personalbedarfsplanung definiert werden kann und welche Aufgaben und Ziele dabei verfolgt werden. Außerdem zeigen wir Ihnen, welche Methoden es zur Personalbedarfsplanung gibt und wie Sie diese in 5 Schritten umsetzen können.

Definition:

Mithilfe ausführlicher Analysen wird in der Personalbedarfsplanung der zukünftige Personalbedarf ermittelt. Dabei muss zunächst die Personalbestandsplanung durchgeführt und abgeschlossen werden. Der Personalbedarf errechnet sich daraufhin aus dem aktuellen Bestand, zuzüglich sicherer Zugänge (zukünftige, bereits feststehende Personalressourcen) und abzüglich feststehender Abgänge.

Aufgaben und Ziele:

Die Aufgaben der Personalbedarfsplanung können grob unterteilt werden in:

• die Bestimmung des derzeitigen Bedarfs an Arbeitnehmer_innen in Verbindung mit der Personalbestandsplanung,
• die Einschätzung des zukünftigen Bedarfs an Mitarbeiter_innen,
• die Ermittlung der notwendigen Qualifikationen und Kompetenzen der jeweiligen Stellen und
• vorbereitende Maßnahmen zur Personalbeschaffung.

Um Strategien umzusetzen und Unternehmensziele zu erreichen, sind ausreichend Mitarbeiter_innen mit den richtigen Kompetenzen notwendig. In diesem Zusammenhang spielt die Personalbedarfsplanung eine wesentliche Rolle.

Arten von Personalbedarf:

Zusätzlich kann zwischen den folgenden Arten von Personalbedarf unterschieden werden:

• Neubedarf: Besetzung von neuen Stellen, z.B. durch Abteilungsvergrößerungen, Erhöhung der Betriebskapazität, etc.
• Ersatzbedarf: Deckung von freiwerdenden Arbeitsplätzen aufgrund von Kündigung oder Pensionierung bestehender Mitarbeiter_innen
• Zusatzbedarf: übergangsweiser Mehrbedarf, vor allem bei saisonabhängigen Betrieben (z.B. Obsternte, Gastronomie)
• Minderbedarf: geringerer Personalbedarf aufgrund von Rationalisierungsmaßnahmen
• Freistellungsbedarf: notwendiger Abbau des vorhandenen Personals
• Reservebedarf: für Notsituationen in Reserve gehaltener Personalstamm

Insbesondere beim Zusatz-, Neu- und Ersatzbedarf werden zusätzliche Arbeitnehmer_innen durch die Personalbeschaffung benötigt. Um möglichst schnell und effizient vielversprechende Mitarbeiter_innen zu finden, können Bewerbermanagementsysteme besonders hilfreich sein.

Quantitative und qualitative Personalbedarfsplanung:

Neben den unterschiedlichen Arten des Bedarfs, kann außerdem zwischen dem quantitativen und dem qualitativen Personalbedarf unterschieden werden.

Quantitative Personalbedarfsplanung

Der quantitative Personalbedarf beschäftigt sich mit der Anzahl der Arbeitskräfte, die zukünftig benötigt werden, um die Unternehmensziele zu erreichen und die Strategie bestmöglich umzusetzen. Um diesen Bedarf zu berechnen, müssen zunächst die aktuellen und zukünftig anfallenden Tätigkeiten analysiert werden.  Das bedeutet konkret, dass sich der quantitative Netto-Personalbedarf aus der Differenz zwischen dem Brutto-Personalbedarf und dem zukünftigen Personalbestand ergibt. Das daraus resultierende Ergebnis gibt Kenntnis über zu besetzende Stellen und kann positiv oder negativ ausfallen. Wenn notwendiges Personal fehlt, ergibt sich ein positiver Wert, wohingegen ein negativer Wert bei zu viel vorhandenem Personal entsteht. Je nachdem, ob zu viel oder zu wenig Personal vorhanden ist, können Sie unterschiedliche Maßnahmen durchführen, um den optimalen Personalbedarf zu erzielen:

Bei einem positiven Wert, also zu wenig Mitarbeiter_innen, können die folgenden Handlungen hilfreich sein:

• Recruiting neuer Arbeitnehmer_innen
• Einsatz von Teilzeitkräften
• Versetzung der Mitarbeiter_innen in andere Abteilungen oder Teams
• Steigerung der Teameffizienz durch den Fokus auf die wesentlichen Aufgaben
• Wenn sinnvoll: Automatisierung von gewissen Prozessschritten

Wenn jedoch ein Personalüberschuss besteht, können diese Maßnahmen Abhilfe schaffen:

• Personalabbau
• Versetzung der Mitarbeiter_innen in andere Teams oder Abteilungen
• Neue Aufgabenverteilung
• Neue Arbeitszeitmodelle (Kurzarbeit, Teilzeit, etc.)

Qualitative Personalbedarfsplanung

Im Vergleich zum quantitativen Bedarf, beschäftigt sich die qualitative Personalbedarfsplanung mit den Qualifikationen der aktuellen und neuen Mitarbeiter_innen. Daraus ergeben sich einerseits mögliche Entwicklungsmaßnahmen für Mitarbeiter_innen. Andererseits können Qualifikationsprofile erstellt werden, die bei dem richtigen Einsatz der Arbeitnehmer_innen helfen können.

Um den qualitativen Personalbedarf zu ermitteln, sollten Sie sich die folgenden Fragen stellen:

• Welche Leistungen müssen unsere Mitarbeiter_innen in Zukunft erbringen?
• Welche Anforderungen ergeben sich daraus?
• Über welche Qualifikationen und Kompetenzen müssen unsere Fach- und Führungskräfte verfügen?

Methoden der Personalbedarfsplanung:

Zur Ermittlung der Personalbedarfsplanung können unterschiedliche Methoden herangezogen werden. Werfen Sie einen Blick auf die Überstunden der aktuellen Mitarbeiter_innen um festzustellen, ob ein quantitativer Bedarf an Arbeitnehmer_innen notwendig ist. Mitarbeiter_innengespräche sind eine weitere Möglichkeit, um sowohl einen möglichen quantitativen als auch einen qualitativen Bedarf festzustellen.

Weitere Alternativen zur Ermittlung der Personalbedarfsplanung sind:

• Schätzungen: Hier werden vorhandene Aufzeichnungen, wie beispielsweise Bearbeitungszeiten, den Einschätzungen der Mitarbeiter_innen gegenübergestellt.
• Statistiken: Mit Blick auf den Umsatz kann berechnet werden, wie viele Mitarbeiter_innen tatsächlich gebraucht werden.
• Notieren der Arbeitszeiten: Alle Mitarbeiter_innen notieren individuell, wie viel Zeit sie für ihre Aufgaben benötigt haben. Das Notieren durch eine außenstehende Person ist eine weitere Möglichkeit, um die notwendigen Arbeitszeiten der einzelnen Mitarbeiter_innen festzuhalten.
• Übereinstimmung mit anderen Abteilungen: Hier orientiert man sich an der Personalbedarfsplanung in anderen Abteilungen. Es wird somit davon ausgegangen, dass Abteilungen mit ähnlichen Aufgaben und Tätigkeiten ungefähr gleich viele Mitarbeiter_innen benötigen.
• Analyse wichtiger Kennzahlen: Um den optimalen Personalbedarf zu ermitteln, kann auch die Analyse relevanter KPIs von großem Nutzen sein.

Unabhängig davon, welche Methode Sie am ehesten anspricht, sollten Sie individuell in Ihrem Unternehmen entscheiden, welche Möglichkeiten tatsächlich umsetzbar sind. Je nachdem über welche Ressourcen Sie verfügen, können Sie sich natürlich auch noch an anderen Methoden zur Personalbedarfsermittlung versuchen.

5 Schritte in der Personalbedarfsplanung:

Sie kennen nun also die Aufgaben, Ziele, Methoden und Arten der Personalbedarfsplanung. Die folgenden 5 Schritte sollen Sie bei der Umsetzung unterstützen:

1. Aktuelle Unternehmenssituation eruieren

In einem ersten Schritt ist es notwendig Ihre aktuelle Unternehmenssituation zu ermitteln. Hierbei soll herausgefunden werden, welche Mitarbeiter_innen derzeit in Ihrem Unternehmen tätig sind und wie sich deren zukünftige Tätigkeiten entwickeln könnten. Wie lange sind sie schon dabei? Werden sie aufgrund ihres Alters bald in Rente gehen? Denken Sie zukunftsgerichtet und halten Sie Ihre Erkenntnisse schriftlich fest.

2. Unternehmensziele und -strategie berücksichtigen

Um überhaupt den Personalbedarf zu ermitteln, müssen Sie natürlich die übergeordneten Unternehmensziele und die damit verbundene Strategie kennen und berücksichtigen. Schließlich leisten Ihre Mitarbeiter_innen einen wesentlichen Beitrag zur Zielerreichung Ihres Unternehmens.

3. Notwendige Qualifikationen zur Zielerreichung

In einem nächsten Schritt sollten die Qualifikationen und Kompetenzen, die zur effizienten Zielerreichung notwendig sind, eruiert werden. Um nicht den Überblick zu verlieren, sollten Sie die Qualifikationen und Aufgaben bündeln.

4. Personalbedarf ermitteln

Nun geht es an die tatsächliche Ermittlung des Personalbedarfs. Diese setzt sich aus folgenden Schritten zusammen:

1. Zunächst sollten Sie festlegen, wie viele Mitarbeiter_innen mit welchen Qualifikationen zur optimalen Auslastung in Ihrem Unternehmen tatsächlich notwendig sind. Hierzu gibt es, wie bereits erwähnt, unterschiedliche Methoden, die von Schätzungen bis hin zu Statistiken und Analysen wichtiger Kennzahlen reichen.
2. Im nächsten Schritt müssen die Personalab- und zugänge berücksichtigt werden. Welche Mitarbeiter_innen werden Ihr Unternehmen verlassen? Für welche Aufgaben waren diese Personen zuständig? Welche Neuzugänge wird es zukünftig geben?
3. Nun können Sie den tatsächlichen Personalbedarf ermitteln. Dieser kann wie folgt berechnet werden:

Bruttopersonalbedarf (Anzahl der benötigten Mitarbeiter_innen) – Personalbestand (Anzahl der aktuellen Mitarbeiter_innen) – Zugänge + Abgänge

TIPP: Ein konkretes Beispiel, wie Sie Ihren Personalbedarf ermitteln finden Sie in unserem Beitrag zum Thema Personalbedarf berechnen.

5. Maßnahmen festlegen

Sie wissen nun also, ob und wie viele neue Mitarbeiter_innen gesucht werden, welche Qualifikationen notwendig sind und ob Arbeitnehmer_innen umgeschult oder versetzt werden sollten. Aus diesen Erkenntnissen gilt es zuletzt, konkrete Maßnahmen zur optimalen Personalbedarfsplanung festzulegen. Damit liefern Sie wichtigen Input für das Personalmanagement, die Personaleinsatzplanung und auch die Personalbeschaffung in Ihrem Unternehmen.

Fazit:

Unter Personalbedarfsplanung wird die Ermittlung des aktuellen und zukünftigen Mitarbeiter_innenbedarfs verstanden. Dabei kann zusätzlich zwischen dem qualitativen und dem quantitativen Personalbedarf unterschieden werden. Während der qualitative Bedarf sich mit den notwendigen Qualifikationen beschäftigt, befasst sich der quantitative Bedarf mit der konkreten Anzahl der Mitarbeiter_innen. Zur Ermittlung des Personalbedarfs gibt es unterschiedliche Methoden. Diese reichen von Gesprächen mit Mitarbeiter_innen oder Führungskräften, über die Auswertung von Statistiken bis hin zur Analyse relevanter Kennzahlen. Wichtig ist dabei, dass Sie eine Methode wählen, die zu Ihrem Unternehmen passt und tatsächlich umsetzbar ist. Die Personalbedarfsplanung spielt außerdem eine große Rolle für die Personalbeschaffung und die Personaleinsatzplanung.