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Kommunikation im Unternehmen

Grundlegendes

Kommunikation ist in unserer Gesellschaft allgegenwärtig. Wir kommunizieren beinahe ständig und geben dadurch Informationen an unsere Umwelt weiter. Der Kommunikationsforscher Paul Watzlawick vertrat sogar die Ansicht, dass es nicht möglich ist nicht zu kommunizieren. Doch wie sieht Kommunikation in einem Unternehmen aus? Die Unternehmenskommunikation teilt sich dabei prinzipiell in die zwei Bereiche interne und externe Kommunikation:

  • Intern: Zwischen Mitarbeitern, Managern und Eigentümern des Unternehmens.
  • Extern: Zwischen dem Unternehmen und Kunden, Lieferanten, dem Staat, Gläubigern, etc.

Im Folgenden liegt der Fokus auf der internen Unternehmenskommunikation. Diese dient vor allem der Information der Mitarbeiter und der Regelung organisatorischer Abläufe. Ausgangspunkt der Kommunikation im Unternehmen ist dabei die Unternehmensleitung. Damit eine dialogorientierte Kommunikation etabliert werden kann, muss somit der Nutzen einer guten internen Kommunikation fest im Denken des Führungspersonals verankert sein. Die genauen Instrumente und Ziele der Kommunikation im Unternehmen werden im Folgenden erläutert.

Ziele

Eine gut funktionierende Kommunikation im Unternehmen ist wichtig für einen nachhaltigen Erfolg und wirkt sich folglich auf zahlreiche Bereiche aus. Generelle Ziele sind die Information der Mitarbeiter, aber auch Schaffung von Orientierung, Motivation und Feedback. Man sollte darauf achten, dass es nicht nur um die reine Informationsübermittlung geht, sondern man den Mitarbeitern auch Wertschätzung, Verständnis, etc. entgegen bringt. Konkrete Ziele einer solchen wechselseitigen Kommunikation im Unternehmen sind zum Beispiel:

  • Ein reibungsloser betrieblicher Ablauf.
  • Eine schnelle Entscheidungsfindung, an der möglichst viele Personen beteiligt sind.
  • Die Information der Mitarbeiter über aktuelle Entwicklungen im Unternehmen.
  • Das Aufbauen einer Vertrauensbasis und die Schaffung eines „Wir-Gefühls“.
  • Ein gutes Arbeitsklima.
  • Die Stärkung des Zusammenhalts und der Teamarbeit.
  • Die Steigerung der Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeiter.
  • Eine präzise Aufgabenverteilung und somit klare Zuständigkeiten.
  • Die Förderung der Identifikation der Arbeitnehmer mit dem Unternehmen.
  • Das Erlangen einer positiven Reputation nach Außen.
  • Die Reduktion von Ängsten beziehungsweise Unsicherheiten unter Mitarbeitern in kritischen Phasen.
  • Loyalität der Mitarbeiter.
  • Die Schaffung einer guten Unternehmenskultur.
  • Die Vernetzung einzelner Bereiche des Unternehmens.
  • Eine effektive Mitarbeiterbindung.
  • Die Entkräftung beziehungsweise Vermeidung von Gerüchten.

Systematisierung der Instrumente

Die Instrumente der Kommunikation im Unternehmen lassen sich nach verschiedenen Kriterien kategorisieren. Beispiele dafür sind:

Richtung des Informationsflusses

  • von Führungsperson zu Mitarbeiter (top-down)
  • von Mitarbeiter zu Manager (bottom-up)
  • zwischen Personen gleicher „Ranghöhe“ (horizontal)

Formalität

  • Informell: Sämtliche „private“ Gespräche zwischen Mitarbeitern.
  • Formell: Strukturierte, durchgeplante Gespräche zwischen Mitarbeitern, Managern und Eigentümern, die meist von einer Person geführt werden.

Art des Mediums beziehungsweise Weg der Kommunikation

  • mündlich
  • schriftlich
  • digital

Des Weiteren können die Instrumente der Kommunikation im Unternehmen nach Zielgruppengröße, Häufigkeit, Inhalt, etc. geordnet werden.

Instrumente der Kommunikation im Unternehmen

  • Meetings von leitenden Personen (und Mitarbeitern), z.B. Teammeetings, Produktionsbesprechungen, Abteilungsbesprechungen
  • Schichtübergaben
  • Mitarbeitergespräch
  • Betriebsversammlungen
  • Dokumente, wie Liefer-, Urlaubs- oder Materialscheine
  • Protokolle, Handouts und Mitschriften von Meetings
  • Mitarbeiterzeitung
  • Aushänge am schwarzen Brett
  • Stellenausschreibungen
  • E-Mails
  • Videokonferenzen, Telefonkonferenzen
  • Intranet
  • firmeninterner Newsletter an ausgewählte oder alle Mitarbeiter
  • informelle Gespräche zwischen Mitarbeitern, z.B. in der Kaffeeküche
  • etc.

Konkrete Umsetzung und Verbesserung

5 Phasen

  1. Analyse der Ausgangslage
  2. Aufteilen der Belegschaft in Zielgruppen (Informationen und Kanäle müssen später an diese Zielgruppen angepasst werden).
  3. Zieldefinition
  4. Auswahl der passenden Kanäle und Maßnahmen für die Kommunikation im Unternehmen.
  5. Evaluierung und Erfolgskontrollel

Praxistipps für eine gute Kommunikation im Unternehmen

  • Wichtig ist eine möglichst direkte und schnelle Kommunikation: Mitarbeiter sollten beispielsweise von aktuellen Entwicklungen im Unternehmen nicht erst aus der Presse erfahren.
  • Schriftliche Kanäle sollten bevorzugt werden, da der Kommunikationsverlauf so im Nachhinein nachvollzogen werden kann.
  • Die Adressaten sollten außerdem die Möglichkeit für eventuelle Rückfragen haben.
  • Bei mehreren Empfängern, sollte man alle möglichst gleichzeitig informieren.
  • Es sollte zudem auf einen offenen und ehrlichen Dialog Wert gelegt werden.