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Absageschreiben

So sagen Sie Bewerbungen richtig ab.

 

Wenn Bewerber_innen für eine freie Stelle nicht in Frage kommen, gehört es zum guten Ton sich höflich für die Bewerbung zu bedanken und die Absage zu begründen. Bewerber haben viel Zeit und Mühe in Ihre Bewerbungen gesteckt, daher sollten Sie sich auch ein wenig Zeit für eine Rückmeldung nehmen. Das hinterlässt bei Kandidat_innen einen bleibenden Eindruck. Dadurch werden sowohl deren Candidate Experience als auch die Arbeitgebermarke Ihres Unternehmens positiv beeinflusst. Und wer weiß, vielleicht versteckt sich doch noch unter den abgesagten Bewerbern das ein oder andere Talent der Zukunft.

Wir haben Ihnen Mustervorlagen und Tipps bereitgestellt, die Ihnen bei der Formulierung individueller Absageschreiben helfen sollen:

 

Musterformulierungen in 6 Schritten:

Unabhängig davon, ob Sie die Absage bereits nach dem Bewerbungseingang, oder mitten im Bewerbungsprozess verfassen: Verfassen Sie eine möglichst persönliche Nachricht!

Meiden Sie Massennachrichten und Standardfloskeln. Wenn machbar, begründen Sie Ihre Entscheidung. Je weiter die Bewerber_innen im Recruiting-Prozess fortgeschritten sind, umso wichtiger ist eine individuelle Erklärung, warum es am Ende für eine Position doch nicht gereicht hat. Trotz allem bieten sich diese Formulierungen an. Wir empfehlen jedoch, diese je nach Gegebenheit anzupassen und zu individualisieren.

1. Sprechen Sie den/die Kandidat_in persönlich an:

Anstelle von „Sehr geehrte/r Bewerber_in“ sollten Sie die Kandidat_innen persönlich mit „Sehr geehrte/r Herr/Frau XY“. Dadurch zeigen Sie von Beginn an, dass Sie sich mit den Bewerbungsunterlagen auseinandergesetzt haben.

2. Bedanken Sie sich für die Bewerbung:

Nach der persönlichen Ansprache sollten Sie sich für die Bewerbung bedanken und hervorheben, dass Sie die Zeit und die Mühe, die Kandidat_innen bereits investiert haben, zu schätzen wissen. Das könnten Sie folgendermaßen formulieren:

„Wir bedanken uns herzlich für Ihre Bewerbung und die Mühe, die Sie sich damit gemacht haben.“

„Vielen Dank für Ihr Interesse an unserem Unternehmen und der ausgeschriebenen Position. Wir haben uns sehr über Ihre Bewerbung gefreut und bedanken uns für die Mühe, die Sie sich gemacht haben.“

3. Gehen Sie bei der Begründung individuell auf den/die Kandidat_in ein:

Wenn möglich, teilen Sie Bewerber_innen möglichst individuell mit, weshalb sie für eine gewisse Stelle leider nicht passend waren:

„Nach Durchsicht aller Bewerbungen, mussten wir leider feststellen, dass andere Bewerber_innen unsere Anforderungen besser erfüllen.“

„Obwohl Ihre Bewerbungsunterlagen vielversprechend sind und Sie uns von Ihrem ehrlichen Interesse an einer Mitarbeit in unserem Unternehmen überzeugen konnten, müssen wir Ihnen leider mitteilen, dass wir Ihre Bewerbung nicht in die engere Auswahl genommen haben.“

„Bei einer Menge an Bewerbungen sind es oft nur Kleinigkeiten, die den entscheidenden Unterschied machen. Deswegen müssen wir Ihnen leider mitteilen, dass wir Ihre Bewerbung nicht in die engere Auswahl nehmen konnten.“

4. Bleiben Sie mit vielversprechenden Kandidat_innen in Kontakt:

Bewerber_innen waren in der engeren Auswahl oder haben Sie mit ihren Qualifikationen beeindruckt? Dann kommunizieren Sie das auch. Teilen Sie Kandidat_innen mit, dass Sie von deren Fähigkeiten beeindruckt waren und deshalb gerne weiterhin mit ihnen in Kontakt bleiben wollen.

„Speziell Punkt XY hat uns in Ihrer Bewerbung besonders überzeugt / besonders gut gefallen / besonders beeindruckt. Deshalb würden wir gerne auch weiterhin mit Ihnen in Kontakt bleiben.“

„Ihre aussagekräftige / detaillierte / interessante / genaue Bewerbung hat uns besonders gut gefallen. Deshalb würden wir gerne auch weiterhin mit Ihnen in Kontakt bleiben.“

„Wir würden uns sehr freuen, wenn Sie sich zukünftig auf eine für Sie passende Stelle bewerben würden.“

„Sollte Sie zukünftig eine Stelle ansprechen, freuen wir uns sehr über eine erneute Bewerbung von Ihnen.“

„Bitte zögern Sie nicht, sich erneut zu bewerben, wenn Sie eine geeignete Position entdecken.“

5. Überarbeiten Sie vorformulierte Nachrichten:

Gewisse Textabschnitte, wie beispielsweise die Danksagung für die Bewerbung, ändern sich nicht. Nichtsdestotrotz sollten Sie auch die Standardsätze regelmäßig kontrollieren und gegebenenfalls überarbeiten. Wenn sich Kandidat_innen beispielsweise mehrmals in kurzen Abständen bei Ihrem Unternehmen bewerben, erhalten sie dadurch keine identischen Absageschreiben.

6. Schließen Sie die Absage mit einem positiven Ende ab:

Beenden Sie das Absageschreiben mit einer erneuten Danksagung oder betonen Sie, dass Sie sich auch in Zukunft über eine weitere Bewerbung freuen würden:

„Wir danken Ihnen erneut für Ihre Bewerbung und Ihr Interesse an unserem Unternehmen XY und wünschen Ihnen für Ihren weiteren Lebensweg alles Gute und viel Erfolg.“

„Vielen Dank für Ihr Interesse und Ihre Bewerbung. Wir würden uns freuen, in Zukunft erneut von Ihnen zu hören und wünschen Ihnen bis dahin viel Glück und alles Gute.“

„Wir hoffen Ihr Interesse an unserem Unternehmen XY bleibt trotz dieser Absage bestehen. Wir wünschen Ihnen für die Zukunft alles Gute und viel Erfolg!“


Mustervorlagen für Absageschreiben

Die folgenden Mustervorlagen für Absageschreiben sollen Ihnen als Orientierung dienen. Achten Sie bitte immer darauf, möglichst individuelle Schreiben zu formulieren. Dadurch zeigen Sie „Leider-Nein“-Kandidat_innen, dass Sie sich über deren Bewerbung gefreut und diese ernstgenommen haben. Damit stärken Sie Ihre Employer Brand . Zusätzlich erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass Kandidat_innen sich erneut auf eine freie Stelle bewerben und positiv über den Bewerbungsprozess in Ihrem Unternehmen berichten.

Absageschreiben einer Initiativbewerbung

Sehr geehrter Herr Max Mustermann,

vielen Dank für Ihre Eigeninitiative und Ihre Bewerbung.

Wir haben alle Einsatzmöglichkeiten, in den in Frage kommenden Bereichen unseres Unternehmens geprüft. Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir Ihnen zum jetzigen Zeitpunkt keine Stelle anbieten können, die zu Ihrem Profil passt.

Dies kann sich jedoch bald ändern. Deswegen laden wir Sie ein, regelmäßig auf unserer Karriereseite vorbeizuschauen und nach passenden Stellenangeboten Ausschau zu halten.

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name]

[Signatur]

Bewerbungsabsage nach Bewerbungseingang

Sehr geehrter Herr Max Mustermann,

vielen Dank für Ihre Geduld und die mühevolle Vorbereitung der Bewerbungsunterlagen.

Wir haben uns gründlich mit vielen Bewerbenden auseinandergesetzt und sind zu der Erkenntnis gekommen, Ihnen dieses Mal leider absagen zu müssen. Andere Bewerber_innen erfüllen unsere Anforderungen leider noch treffender.

Da Sie möglicherweise in einer anderen Rolle ideal in unser Team passen könnten, möchten wir Sie dennoch bitten, unser Karriereportal im Blick zu behalten. Wir sind stets auf der Suche nach ambitionierten Talenten und schreiben laufend neue Stellen aus, die zu Ihnen passen könnten.

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name]

[Signatur]

Bewerbungsabsage nach einem Interview

Lieber Max Mustermann,

vielen Dank für das interessante Gespräch und die Zeit, die Sie sich genommen haben.

Da Sie bereits in der engeren Auswahl waren und auch einen guten Eindruck bei uns hinterlassen haben, ist uns die Entscheidung besonders schwergefallen. Letztendlich mussten wir uns jedoch leider für eine andere Person entscheiden.

Manchmal sind es nur Nuancen, die den Ausschlag für eine Entscheidung geben. In diesem Fall war Ihnen ein/e Mitbewerber/in einen kleinen Schritt voraus. Wir bitten Sie, dies keinesfalls als negative Wertung Ihrer Fähigkeiten oder Person zu verstehen und bedanken uns für das entgegengebrachte Vertrauen.

Wir würden Sie sehr gerne für zukünftige freie Stellen berücksichtigen und Ihre Bewerbungsunterlagen in Evidenz halten. Da personenbezogene Daten der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) unterliegen und wir dazu verpflichtet sind, diese zu entfernen, nachdem der Zweck ihrer Verarbeitung erfüllt wurde, benötigen wir dafür Ihr Einverständnis. Die Daten würden bis zum Ende einer verlängerten Aufbewahrungsfrist von [Frist] von uns gespeichert werden. Eine Berichtigung oder Löschung wäre jederzeit möglich. Möchten Sie diesen Bedingungen zustimmen, so bestätigen Sie uns das bitte mit einem Klick auf diesen Link [Bestätigungslink].

Unabhängig von Ihrer Entscheidung wünschen wir Ihnen alles Gute auf Ihrem weiteren Karriereweg und hoffen, zukünftig eine Gelegenheit zur Zusammenarbeit zu finden.

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]

[Signatur]


5 Tipps für eine erstklassige Absage einer Bewerbung:

Zu guter Letzt wollen wir Ihnen folgende Tipps mit auf den Weg geben. Sie sollen Ihnen dabei helfen, trotz einer Absage einen guten Eindruck zu hinterlassen:

1. Seien Sie ehrlich:

Geben Sie Ihren Bewerber_innen offenes Feedback und begründen Sie Ihre Entscheidung. Die Kandidat_innen werden es Ihnen danken. Dadurch wissen sie, was sie beim nächsten Interview besser machen können.

2. Achten Sie auf das Timing:

Nicht nur bei einer Zusage, sondern auch bei einer Absage gilt es als Unternehmen schnell zu reagieren. Kandidat_innen warten schließlich auf Ihre Antwort! Lange Wartezeiten können frustrierend sein, was zusätzlich die Gefahr erhöht, dass die besten Talente sich am Ende für einen anderen Arbeitgeber entscheiden.

3. Behalten Sie Kandidat_innen auch nach der Absage im Blick:

Es kommt nicht selten vor, dass Sie vielversprechende Bewerbungen von qualifizierten Kandidat_innen erhalten, denen Sie zum jeweiligen Zeitpunkt keine passende Stelle anbieten können. Informieren Sie diese Bewerber_innen über Ihr Interesse und kommunizieren Sie, dass Sie gerne weiterhin mit ihnen in Kontakt bleiben wollen. Ein persönlicher Anruf kann eine gute Basis für eine zukünftige Zusammenarbeit sein. Dadurch bauen Sie sich einen Talent Pool mit den besten Talenten auf, von dem Sie zu einem späteren Zeitpunkt profitieren können.

4. Seien Sie authentisch:

Um als Arbeitgeber positiv wahrgenommen zu werden, sollten Sie authentisch sein. Dabei ist es besonders wichtig, individuell auf Bewerber_innen einzugehen und ihnen auch zu erklären, weshalb sie für eine gewisse Position nicht geeignet sind.

5. Hinterlassen Sie einen positiven Eindruck:

Ein vorgefertigtes Absageschreiben, das als Massennachricht an Kandidat_innen versendet wird, hinterlässt keinen guten Eindruck. Achten Sie deshalb auf persönliche Nachrichten und verfassen Sie diese individuell. Dadurch zeigen Sie, dass Sie ein professioneller Arbeitgeber sind, der sich Zeit für jede Bewerbung nimmt. Dies zahlt erneut auf Ihre Arbeitgebermarke und die externe Wahrnehmung Ihres Unternehmens ein.


Fazit:

Achten Sie bei Absageschreiben auf die Formulierung, indem Sie individuell auf die jeweiligen Bewerber_innen eingehen. Wenn möglich, begründen Sie Ihre Entscheidung und begegnen Sie Kandidat_innen mit Wertschätzung und auf Augenhöhe. Mit einer höflichen und gut formulierten Absage beeinflussen Sie nicht nur Ihre Employer Brand positiv. Gleichzeitig stellen Sie sicher, dass Bewerber_innen Ihr Unternehmen positiv in Erinnerung behalten und sich möglicherweise in Zukunft erneut bei Ihnen bewerben.

 


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