Update: Jobanlage, Schnittstellen & Usability

# Entwicklung

Nach monatelanger Arbeit sind wir froh, heute ein wichtiges Systemupdate ankündigen zu dürfen. Wenn alles nach Plan verläuft, werden alle Neuerungen ab dem 29. April 2016 zur Verfügung stehen.

Wir möchten uns an dieser Stelle bei allen Kunden bedanken, die uns in den vergangenen Wochen, Monaten, teilweise auch Jahren, kontinuierlich wertvolles Feedback geliefert haben. Wir sammeln jeden dieser Wünsche und passen unseren Entwicklungsplan laufend den Bedürfnissen an. Beim kommenden Update wurde auf viele Probleme und Wünsche, die an uns herangetragen wurden, eingegangen.

Folglich finden Sie eine Auflistung der wichtigsten Neuerungen, sowie eine Beschreibung zu den einzelnen Themen!

 

1. Job-Verantwortlichkeiten & Rollen

Im Austausch mit vielen Kunden ist uns aufgefallen, dass die Auswahl eines Joberstellers, bzw. eines verantwortlichen Benutzers im Zuge der Jobanlage immer wieder für Verwirrung sorgte.

1.1 Die Herausforderung:

Je nach internem Kundenprozess hatten diese beiden Rollen unterschiedliche Bedeutungen und man konnte leicht vergessen, welche Personen wo ausgewählt werden sollten. Darüber hinaus merkten einige Kunden an, dass die zwei Rollen zu unflexibel sind. Eine bestehende Einschränkung war z.B., dass der verantwortliche Benutzer unbedingt auch im zugewiesenen Team enthalten sein musste. Ebenso war es nicht (oder nur über Umwege) möglich, mehr als zwei Personen aktiv in den Auswahlprozess miteinzubeziehen.

1.2 Die Lösung:

Die verwirrenden Rollen (“Jobersteller” und “verantwortlicher Benutzer”) fallen komplett weg. Zukünftig können beliebig viele Personen einem Job zugeordnet werden. Dabei kann man auswählen, ob sie aktiv oder passiv involviert sind. Beide Gruppen erhalten Zugriff auf den Job und dessen Kandidaten. Aktiv involvierte Personen erhalten darüber hinaus E-Mail Benachrichtigungen, z.B. dass der Job neu erstellt wurde, oder der Status eines Bewerbers geändert wurde. Welche Berechtigungsgruppen bei welchem Status benachrichtigt werden, kann in der Verwaltung konfiguriert werden.

Für die Auswahl, bzw. individuelle Zusammenstellung der involvierten Personen, gibt es zukünftig, im Zuge der Jobanlage, einen neuen Schritt: “Team”. Dort können Benutzer eines vordefinierten Teams, basierend auf einem existierenden Job oder komplett individuell, zugeordnet werden.

Zusätzlich gibt es noch die Möglichkeit einen bestimmten Benutzer als Haupt-Kontaktperson festzulegen. Das ist hilfreich, wenn man eine bestimmte Person als Kontaktperson im Jobinserat ausweisen möchte. (Früher war das abhängig vom Kundenprozess entweder der Jobersteller, oder der verantwortliche Benutzer.)

 

Wir haben großen Wert darauf gelegt, Ihnen den Wechsel auf das neue Rollensystem so einfach wie möglich zu machen und haben bestehende Daten auf das neue Rollensystem portiert.

2. Jobanlage

Zusätzlich zum neuen Jobanlageschritt “Team” wurden noch weitere Schritte hinzugefügt, bzw. bestehende überarbeitet.

2.1 Bewerbungsprozess

Im Schritt “Bewerbung” kann man wie gewohnt einen vordefinierten Bewerbungsprozess auswählen, welcher für den jeweiligen Job gelten soll. Neu ist, dass man diesen Prozess für den aktuell bearbeiteten Job individuell anpassen kann. Möchte man z.B. für einen bestimmten Job doch ein Assessment schalten, kann man diesen Schritt ganz einfach per Drag-n-Drop hinzuziehen (ohne vorher in der Verwaltung einen komplett neuen Prozess anlegen zu müssen). Das schafft noch mehr Flexibilität und erleichtert die Jobanlage.

2.2 Team

Wie bereits oben beschrieben, können in diesem neu hinzugekommenen Schritt involvierte Personen einem Team zugewiesen werden. Man kann zwischen aktiver und passiver Beteiligung wählen, sowie eine Haupt-Kontaktperson bestimmen.

2.3 Jobinserat Design/Templates

Das Verfassen von Texten für Jobinserate wird noch einfacher. Zukünftig werden die jeweiligen Inhaltsblöcke direkt im Design-Layout dargestellt. So kann man sofort sehen, wie sich diverse Texte auf das Layout auswirken. Um Texte zu bearbeiten, einfach mit dem Mauszeiger über das Inserat fahren und es werden die zur Bearbeitung vorgesehenen Textblöcke angezeigt. Durch den Klick auf einen Textblock beginnt man die Bearbeitung. Zum Abschluss entweder auf “Speichern” oder außerhalb des Textfeldes klicken um die Änderungen zu sichern. Falls vorhanden, können mehrsprachige Templates durch einen Sprachwechsel ebenfalls komfortabel angelegt werden. Darüber hinaus haben wir den Texteditor überarbeitet, sodass das Kopieren und Einfügen von Texten aus Word bzw. PDF reibungsloser funktioniert (ohne, dass z.B. unerwünschte Textformatierungen mitkopiert werden).

2.4 Benutzeroberfläche für Jobbörsebuchungen

Falls beansprucht, war diese Funktionalität früher Bestandteil des Schritts “Veröffentlichung”. Aufgrund der wachsenden Funktionalität haben wir einen neuen Schritt “Jobbörse buchen” eingeführt. Die Benutzeroberfläche für Jobbörsebuchungen wurde überarbeitet und vereinfacht. Zukünftig kann man neben dem Land auch nach Branche filtern oder nach bestimmten Jobbörsen suchen. Um noch mehr Transparenz in den Buchungsprozess zu bringen, sieht man zudem einen Status neben der Buchung.

3. Schnittstellen

3.1 Bundesagentur für Arbeit

Auf vielfachen Wunsch, haben wir eine Schnittstelle zur deutschen Bundesagentur für Arbeit (BA) geschaffen. Für die Benutzung benötigen Sie einen Zugang, sowie ein Zertifikat, welches Sie direkt bei der BA beantragen müssen. Sobald Sie über diese Daten verfügen, wenden Sie sich bitte an unseren Support (support@prescreen.io), wir schalten die Schnittstelle dann umgehend für Sie frei.

3.2 Karriere.at

In den vergangenen Wochen haben wir die Zusammenarbeit mit karriere.at zunehmend intensiviert. Duch die erfolgreiche Kooperation können wir Ihnen nun eine exklusive Schnittstelle, für die Schaltung von Stelleninseraten auf karriere.at, anbieten.

3.3 Social Media

Neben Jobbörsen, können Jobausschreibungen dank des neuen Updates jetzt noch bequemer mit einem Klick auf Social Media Kanälen, wie z.B. XING, Facebook, LinkedIn etc. verbreitet werden.

3.4 FTP-Berichts-Export

Einige Kunden haben das Bedürfnis, wiederkehrende Berichte automatisch auf Ihrem firmeneigenen Server abzulegen. Dies ist mit diesem Update dank unseres automatisierten FTP-Exports möglich.

 

4. Allgemeine Verbesserungen

4.1 Original-Lebenslauf PDF

Damit alle Lebensläufe mittels Volltextsuche durchsucht werden können, werden hochgeladene Datein mittels CV-Parsing ausgelesen. Das Resultat ist eine einheitliche und vergleichbare Standardansicht. Natürlich ist es auch interessant, sich die Originaldatei anzusehen, z.B. um sich ein Bild davon zu machen, wie ordentlich das Dokument gestaltet wurde, oder um etwaige fehlende Daten zu überprüfen. Im Falle, dass die Originaldatei im PDF-Format hochgeladen wurde, ist es nun möglich mit einem Klick das Originaldokument anzusehen, ohne es vorher herunterladen zu müssen.

4.2 Ungelesene Nachrichten

Im letzten großen Update durften wir Ihnen das neue Nachrichten-Center vorstellen. Rechts oben in der Menüleiste werden in Zukunft passend dazu, ungelesene Nachrichten angezeigt und im Verlauf hervorgehoben. Zudem sehen Sie ab sofort den Status Ihrer Mitteilung und wissen ob Ihr Gesprächspartner die Nachricht bereits geöffnet hat. So behält man noch leichter den Überblick.

4.3 Fragebögen

Viele Kunden hatten das Problem, dass die Benutzeroberfläche während der Bewerbung nur sehr kurze Fragetexte zuließ.  Durch dieses Update ist es nun möglich auch längere Fragetexte einzufügen.

4.4 Download-Fehler/Firefox

Ebenfalls sehr oft berichtet wurde uns ein Fehler beim Download von Dokumenten im Firefox-Browser. Hier handelte es sich eigentlich um einen Fehler vom Browser selbst. Wir konnten diesbezüglich jedoch eine Alternativlösung finden, sodass die Downloads nun wieder in allen Browsern funktionieren.

 

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