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Time-to-Hire

Was ist die Time-to-Hire?

Kurz gesagt ist die Time-to-Hire die Dauer, bis ein Mitarbeiter eingestellt wurde. Es gibt jedoch keine einheitliche Definition, von welchem genauen Zeitraum hierbei die Rede ist. Oft wird die Time-to-Hire vom Zeitpunkt des Beginns der Personalsuche, sprich der Ausschreibung, bis zur Einstellung eines Kandidaten gemessen. In manchen Unternehmen wird dieser Key Performance Indicator (kurz KPI) jedoch bereits mit dem Freiwerden einer Stelle im Unternehmen, bis hin zur Besetzung dieser Vakanz gemessen. Wie Sie diese Kennzahl in Ihrem Unternehmen integrieren, können Sie je nach Bedarf individuell festlegen. Wichtig ist aber vor allem, dass Sie diese genau definieren und anschließend einheitlich messen, um mögliche fehlerhafte Analysen zu vermeiden. Damit stellen Sie auch sicher, dass alle Mitarbeiter genau wissen, was unter der Time-to-Hire verstanden wird. Eine Definition und schriftliche Festlegung kann auch für andere KPIs wie beispielsweise die Cost-per-Hire von Vorteil sein.

Wie kann die Time-to-Hire unterteilt werden?

Durch die unterschiedlichen Interpretationen und Definitionen der Time-to-Hire, kann es sinnvoll sein, diese von einer weiteren Kennzahl, wie der Time-to-Fill, zu unterscheiden und zu definieren. Die Time-to-Fill könnte dabei beispielsweise als der gesamte Prozess, vom Entstehen einer freien Stelle bis zur Besetzung ebendieser, definiert werden, während die Time-to-Hire den Zeitraum von der Schaltung der Stellenanzeige bis zur Besetzung beschreiben könnte. Durch diese Abgrenzung messen Sie noch genauere Daten, die Ihnen wichtige Aufschlüsse zu Ihren Recruiting-Prozessen liefern.

Grundsätzlich kann diese Kennzahl in drei verschiedene Phasen unterteilt werden. In der Vorbereitungsphase entsteht zunächst eine neue freie Stelle. Entsprechende Schritte, wie die Definition der Anforderungen und das Erstellen einer Ausschreibung, werden eingeleitet und durchgeführt. Erst in der nächsten Phase geht es mit der Veröffentlichung der Stellenanzeige, dem Eingang von Bewerbungen, der Vorauswahl und Interviews konkret um die Suche nach Kandidaten. In der Phase der Entscheidung trifft das Unternehmen schließlich eine Auswahl und besetzt die Stelle. Somit würde die Time-to-Fill in unserem Beispiel über alle drei Phasen reichen. Die Time-to-Hire hingegen wird erst ab der zweiten Phase gemessen. Welche Definition und welcher Start- und Endzeitpunkt für die Messung sinnvoll sind, sollten Sie aber jeweils selbst für Ihr Unternehmen entscheiden.

Welche Kosten entstehen in der Time-to-Hire?

Grundsätzlich fallen zwei verschiedene Kostenstellen an:

  • Externe Kosten: Darunter fallen alle Kosten, die zur Erreichung der Kandidaten notwendig sind. Beispielsweise fällt darunter die Schaltung von Anzeigen auf Jobportalen oder Social Media.
  • Interne Kosten: Durch das Freibleiben von offenen Stellen entstehen Kosten für das Unternehmen. Die sogenannten Opportunitätskosten, die aus einem entgangenen Nutzen entstehen, schlagen sich oft in Umsatzeinbußen nieder. Wenn es sich beispielsweise um Schlüsselpositionen handelt, oder es aufgrund fehlender Angestellter zu Produktionsausfällen kommt, kann dies einen großen Umsatzausfall für das Unternehmen bedeuten.

Wie kann man die Time-to-Hire reduzieren?

Um die Time-to-Hire möglichst gering zu halten, ist es notwendig, dass Sie nicht nur kurzzeitige Ziele im Auge haben, sondern vor allem langfristig denken. Dabei ist es besonders wichtig, dass Sie Ihren Recruiting-Prozess stets optimieren. In der Suchphase können Sie beispielsweise das Erstellen und Veröffentlichen von Stellenanzeigen, aber auch den Bewerbungsprozess für den Kandidaten, sowie die Vorauswahl durch ein Bewerbermanagementsystem beschleunigen. So können Sie Zeit und auch Kosten sparen. Um sicherzugehen, dass Sie genügend vielversprechende Bewerbungen erhalten, kann es zusätzlich nützlich sein, die Candidate Experience zu optimieren. Binden Sie Interessenten an Ihr Unternehmen, indem Sie eine Beziehung zu Ihnen aufbauen. Dies könnte Ihnen etwa über Social Media, ein Talent-Pool, Mitarbeiter-Weiterempfehlungen oder einen Job-Newsletter gelingen. So können Sie freie Stellen schneller und kostengünstiger besetzen, was sich numerisch in Ihrer Time-to-Hire widerspiegelt.