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Personalcontrolling

Controlling im Bereich Human Resources

Im Human Resources-Bereich versteht man unter dem Begriff Personalcontrolling die Betrachtung der Mitarbeiter eines Unternehmens. Abhängig vom strategischen oder operativen Hintergrund kann der Fokus auf einzelnen Personalgruppen oder auf dem gesamten Personal liegen. Personalcontrolling ist ein vergleichsweise junger Teilbereich im Personalwesen. Da die Mitarbeiter für die bestmögliche Performance im Wettbewerb essentiell sind, wurde das klassische Controlling, dessen primäre Aufgabe es ist, die Unternehmensführung mit allen wichtigen Informationen und Instrumenten auszustatten, auf den Personalbereich umgelegt. Personalcontrolling ist dabei als Steuerhilfe gedacht und übernimmt verschiedene Aufgaben von Information, Planung und Koordination, bis hin zu Kontrollfunktionen. Den Begriff mit Kontrolle gleichzusetzen ist allerdings nicht richtig: Im Gegensatz zur vergangenheitsbezogenen statischen Kontrolle, bezieht sich Controlling (richtige Übersetzung: „Steuerung“) auf eine zukunftsorientierte und dynamische Betrachtung. Dementsprechend müssen Instrumente und Maßnahmen gewählt werden, die dafür geeignet sind. Organisatorisch kann das Personalcontrolling der allgemeinen Controllingabteilung unterstehen oder im Bereich des Personalmanagements angesiedelt sein.

Grundlegende Kennzahlen und Daten

Grundsätzlich beschäftig sich Personalcontrolling mit folgenden Themen:

  • Personalzahlen und –bestand
  • Kostenstruktur
  • Mitarbeiterplanung
  • Personalrisikomanagement
  • Kennzahlenerhebung
  • Feststellung des Bedarfs an Personalentwicklungsmaßnahmen
  • Organisations- und Planungsanalysen

Personalcontrolling ist keine einfache Statistik, die auf vergangenen Personaldaten beruht. Es müssen valide Daten auf Mitarbeiterebene erhoben werden, durch die ausdrucksstarke Personalstatistiken erstellt werden können. Mithilfe der Analyseinstrumente des Personalcontrollings können hier Prognosen für die Zukunft abgeleitet werden. Je nach Datenqualität wird eine präzise Zukunftsbetrachtung und Vorhersage des künftigen Zustands im Personalbereich ermöglicht. Auch die Eintrittswahrscheinlichkeit und der Zeithorizont spielen eine wichtige Rolle für genaue Prognosen.

Zeitliche Abgrenzung der Daten

Zur Systematisierung und sinnvollen Strukturierung der Daten im Personalcontrolling gibt es die Möglichkeit, diese im Sinne ihres zeitlichen Bezugs abzugrenzen:

  1. Ist-Daten: Daten, die die Gegenwart der Personen (z.B. Mitarbeiterdaten, Mitarbeiterkosten, derzeitige Auslastung, usw.) und der Organisation (z.B. organisatorische Sparten und deren Charakteristika) darstellen.
  2. Zukunfts-Daten: Daten über zukünftige Veränderungen, die zu einem gewissen Grad sicher sind. Personenbezogen: z.B. Unternehmensaustritt, Versetzungen, Pensionierungen oder Beendigungen von Ausbildungen. Organisationsbezogen: z.B. Strukturänderungen der Organisation (Abteilungszusammenlegung, etc.).
  3. Vorhersage-Daten: nicht an bestimmte Personen gebundene, unsichere Daten (z.B. Ableitung aus demographischen Trends: erwartete Mitarbeiterfluktuation, Karenz oder Krankenstand).

Qualitative und quantitative Datenabgrenzung im Personalcontrolling

Während quantitative Daten in allen Controllingbereichen zu finden sind, ist es einzig dem Personalcontrolling möglich, auf qualitative Daten zurückzugreifen.

  1. Quantitativ: Mitarbeiterkosten, -auslastung, -zahlen, usw.
  2. Qualitativ: Mitarbeiterzufriedenheit und -leistungspotential, Betriebsklima, soziale und fachliche Fähigkeiten, usw.

Qualitative Daten sind nur mithilfe qualitativer Erhebungsmethoden, wie Mitarbeiterinterviews ermittelbar. Wichtig zu beachten ist, dass einige qualitative Daten auch quantifizierbar sind: z.B. Abschlüsse, Sprachkenntnisse, soziales Engagement, etc.

Nutzen und Betrachtungsbereiche

Die Kennzahlen, die aus den erhobenen Daten erstellt werden, dienen der Steuerung des Personalwesens. Ein weiteres wichtiges, wenn auch grundsätzlich eigenes Themengebiet von Personalcontrolling, ist neben der bereits beschriebenen Betrachtung der Mitarbeiter, die Evaluierung der Personalwirtschaft innerhalb des Unternehmens selbst. Neben einem klassischen Kosten/Nutzen Vergleich der Maßnahmen für:

wird auch die generelle Planungs- und Prozesseffizienz betrachtet. Damit wird vor allem die Qualität des Personalbereichs im Unternehmen gesteuert.

Instrumente

Um sowohl die Information-, Steuerung-, Koordination-, Kontroll- und Planungsfunktionen im Personalcontrolling durchführen zu können, werden verschiedene Instrumente eingesetzt.

Vergleiche

Zeitliche Vergleiche, wie Soll-/Ist-Vergleiche oder Vergleiche mit Wettbewerbern im Sinne von Benchmarking sind gängige Instrumente im Personalcontrolling. Durch Soll-/Ist-Vergleiche kann man alle Maßnahmen im Personalbereich ständig überprüfen und korrigieren. Die eigene Situation mit der anderer Unternehmen, die sich in einem ähnlichen Umfeld bewegen und vergleichbare Charakteristika haben, zu vergleichen, ist schwierig. Es kann aber zu neuen Ideen, Methoden, Programmen und Maßnahmen im Personalbereich führen.

Mitarbeiterbefragung

Das Mitarbeitergespräch wird im Personalwesen schon lange eingesetzt. Im Rahmen dieses Gesprächs kann das Personalcontrolling auch eine Mitarbeiterbefragung initiieren, um wertvolle qualitative Daten erheben zu können. Davon kann somit vor allem der operative Bereich profitieren.

Personal-Balanced Scorecard

Im allgemeinen Controlling ist die Balanced Scorecard schon lange im Einsatz. Auch das Personalcontrolling kann sie, in abgewandelter Form, für die zukunftsorientierte Entwicklung des Personalbereichs im Unternehmen nutzen. Bricht man die klassischen vier Dimensionen (Kunden-, Finanz-, Prozess-, Lern- und Innovationsperspektive) der Balanced Scorecard auf Human Resources herunter, kann dieser Bereich mit der allgemeinen Unternehmensebene in Beziehung gesetzt werden.