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Onboarding: Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter

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Die Euphorie nach einer positiven Jobzusage ist sowohl bei zukünftigen Angestellten als auch beim Unternehmen groß. Wie können Sie trotzdem sichergehen, dass die anfängliche Euphorie auch nach Arbeitsbeginn anhält? Ein strukturierter und systematischer Einarbeitungsprozess kann Ihnen dabei helfen Mitarbeiter_innen an das Unternehmen zu binden. Dieser wird im Allgemeinen auch als Onboarding bezeichnet.

Als Arbeitgeber_in müssen Sie sich im Vorhinein darüber klar sein, was Sie mit dem Onboarding erreichen wollen und wie Sie dieses umsetzen können. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie ein gelungener Onboarding-Prozess aufgebaut wird und was dabei berücksichtigt werden muss.

Was versteht man unter Onboarding?

Der Begriff Onboarding kommt aus dem Englischen und beschreibt den Prozess der Integration eines neuen Mitarbeiters in ein Unternehmen und seine Kultur sowie der Bereitstellung von Tools und Informationen, die erforderlich sind, um ein produktives Mitglied des Teams zu werden.

Das Prinzip des Onboardings beruht auf diversen Konzepten des Personalmanagements, die den Start in einem neuen Arbeitsumfeld erleichtern sollen. Eine strukturierte Einarbeitungs- und Eingliederungsphase zu gewährleisten, die Begeisterung für den neuen Arbeitsplatz aufrecht zu halten und nichts dem Zufall zu überlassen – all das sind wichtige Faktoren des Onboardings.


Welches Ziel verfolgt das Onboarding?

Das oberste Ziel des Onboardings ist es frisch eingestellte Mitarbeiter_innen erfolgreich ins Unternehmen einzuführen.

Neuen Mitarbeiter_innen sollen möglichst schnell ein willkommenes Gefühl vermittelt werden. So fällt es ihnen später leichter sich zu engagieren, sich als ein Teil des Unternehmens zu fühlen und ihre Stärken auszuspielen.


Welche Vorteile bietet Onboarding?

Ein erfolgreiches Onboarding bietet sowohl Arbeitgeber_innen als auch Arbeitnehmer_innen eine Vielzahl an Vorteilen.

Stärkere Mitarbeiterbindung und Reduktion der Recruiting-Kosten

Nach einem langwierigen Auswahlprozess von Bewerber_innen, ist die Gefahr groß, das neue Teammitglied schneller als gedacht wieder zu verlieren. Entweder hat das zuvor kommunizierte Bild nicht der Realität entsprochen oder der/die Mitarbeiter_in fühlte sich im Unternehmen und Team unwohl. Mit einem gut geplanten Onboarding lässt sich ein schneller Talenteverlust minimieren. Gleichzeitig ersparen sich Arbeitgeber_innen weitere vermeidbare Rekrutierungskosten.

Leistungssteigerung der Mitarbeiter_innen

Wenn die neue Arbeitskraft mit der neuen Firma und ihrem Team zufrieden ist, ist der erste Grundstein für eine gute Arbeitsbeziehung gelegt. So können Motivation, Eigeninitiative und Produktivität der Mitarbeiter_innen gesichert und im Laufe der nächsten Monate gesteigert werden. Das hat dann wiederum positive Auswirkungen auf die Gesamtleistung des Unternehmens.

Stärkung der Arbeitgebermarke

Glückliche und loyale Angestellte zeigen ihre Euphorie gerne auch außerhalb des Arbeitsplatzes und empfehlen ihren neue/n Arbeitgeber_in im Bekanntenfeld weiter. Durch positive Mundpropaganda kann das Employer Branding des Unternehmens deutlich gesteigert werden.

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Wie sieht ein Onboarding-Prozess aus?

Der Onboarding-Prozess beginnt nicht erst mit dem Moment, in dem neue Fachkräfte zum ersten Mal Fuß ins Unternehmen setzen, sondern bereits mit der Vertragsunterzeichnung. Ab diesem Zeitpunkt handelt es sich nicht mehr um Kandidat_innen, sondern um neue Teammitglieder. Idealerweise sollte das Onboarding mit der Probezeit oder nach dem ersten Jahr im Unternehmen enden. Die eigentliche Dauer und der Umfang des Einarbeitungsprozess hängen jedoch von der Komplexität der Stelle, der internen Aufgaben sowie auch von Unternehmen oder Branche ab.


Das 3-Phasen-Modell des Onboardings

Das Onboarding umfasst nicht nur organisatorische und administrative Komponenten, sondern auch die Einarbeitung in das fachliche Know-How und die soziale Integration ins Arbeitsumfeld. Der Onboarding-Prozess lässt sich in drei unterschiedliche Phasen aufteilen.

Onboarding: Das 3 Phasen-Modell

Phase 1: Pre-boarding (vor Arbeitsbeginn)

Die Zeit vor Arbeitsbeginn dient der Vorbereitung auf das neue Arbeitsverhältnis, sowohl auf Seiten des Unternehmens als auch auf Seiten der Mitarbeiter_innen. Ab jetzt haben Sie die Chance sich als attraktives Unternehmen zu präsentieren.

Bereitstellung wichtiger Informationen und Dokumente

Stellen Sie Ihren künftigen Mitarbeiter_innen  Informationen und Dokumente zu den Werten und der Kultur des Unternehmens, zum Ablauf des ersten Arbeitstags und den zukünftigen Aufgabenbereich bereit. Dies kann in einer netten Begrüßungs-Mail oder auch telefonisch erfolgen.

Ansprechpartner_in zur Seite stellen

Es ist ratsam eine/n Ansprechpartner_in (auch Mentor_in oder Buddy) zu definieren und mit dem/der neuen Mitarbeiter_in vorzustellen. Der/die Mentor_in kann mit dem zukünftigen Teammitglied in Kontakt treten, Fragen aller Art beantworten und sich austauschen. So hat er/sie die Möglichkeit dem/der Neuen potenzielle Ängste und Unsicherheiten zu nehmen und gleichzeitig die Fortschritte des Onboardings zu dokumentieren.

Organisation der Arbeitsmittel

Die Organisation des Equipments und der zukünftige Arbeitsplatz müssen vorbereitet werden. Sind Computer, Telefon, Zugänge und Passwörter oder auch Bürotisch und -stuhl eingerichtet bzw. vorhanden, kann der/die Mitarbeiter_in direkt starten.

Klärung administrativer Themen

Weiterhin bietet es sich an administrative Themen, wie etwaige Auskünfte und Fragen zur Krankenkasse oder Sozialversicherung, bereits vor Arbeitsbeginn mit der Personalabteilung zu klären. So wird die erste Arbeitswoche nicht auch noch mit organisatorischen Fragen gefüllt.

Phase 2: Orientierung (erster Tag und erste Woche)

Die zweite Phase dient als Begrüßungs- bzw. Orientierungsphase. In ihr werden erste Eindrücke gesammelt, die für die weiterführende Zusammenarbeit ausschlaggebend sind. Neue Kolleg_innen erhalten detaillierte Einblicke in ihre Aufgaben, das Team, den Arbeitsalltag und die Unternehmensstruktur.

Kennenlernen des Teams

Geben Sie dem Neuankömmling die Möglichkeit, die neuen Teammitglieder sowie weitere Kolleg_innen anderer Abteilungen kennenzulernen. Ein gemeinsames Mittagessen sollte nicht fehlen. Das stärkt das Team, es können weitere Kontakte geknüpft werden und der „Neuling“ fühlt sich nicht allein gelassen.

Rundgang durch das Unternehmen

Nach einer ersten Begrüßung ist es empfehlenswert, dass die neuen Kolleg_innen von ihrem/ihrer persönlichen Mentor_in oder der Führungskraft einen Rundgang durch das Unternehmen erhalten. Idealerweise wird dabei eine Vorstellungsrunde inkludiert.

Vorstellung des Einarbeitungsplans

Stellen Sie dem neuen Teammitglied einen klar definierten Einarbeitungsplan vor und gehen Sie ihn gemeinsam durch. Dies hilft bei der Orientierung in der neuen Arbeitsumgebung und den kommenden Herausforderungen. Aber auch für den Arbeitsgeber_in ist er ein hilfreiches Instrument.

Schaffung weiterer Grundlagen

Die erste Arbeitswoche bietet sich an, weitere Grundlagen zu schaffen und ausstehende administrative und unternehmensinterne Aufgaben zu erledigen. Dazu zählen beispielsweise die Inbetriebnahme der technischen Geräte und eine umfassende Einweisung in die EDV, Urlaubsplanung sowie die täglichen Tagesabläufe.

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Phase 3: Integration (die Probezeit)

Phase 3, die Probezeit, widmet sich der fachlichen Einarbeitung und der Integration in das soziale Geflecht des Unternehmens. Dabei ist es unerlässlich, dass beide Ziele mit gleicher Aufmerksamkeit verfolgt werden. Gerät eine der beiden Komponenten in den Hintergrund, kann dadurch die Motivation und Freude an den neuen Verpflichtungen verloren gehen.

Einschulung und Zuweisung erster Aufgaben

Ein Einarbeitungsplan erleichtert die Einführung in die zukünftige Rolle. Es werden Aufgaben, Arbeitsziele sowie Projekte und Fortschritte der letzten Wochen dokumentiert. Vorgesetzte können sich einen Überblick über den aktuellen Stand des Onboardings verschaffen, eventuelle Lücken identifizieren und haben eine Basis für zukünftiges Feedback.

Regelmäßige Feedbacks

Es ist elementar, in regelmäßigen Abständen dem/der Mitarbeiter_in Feedback zu geben. Hier können offene Fragen, Wünsche und Anregungen geklärt und gelöst werden. Beide Seiten haben so die Möglichkeit sich ehrlich über ihre Eindrücke von der Zusammenarbeit und der Aufgabenerfüllung auszutauschen.

Soziale Integration

Während des Onboardings kann man auf unterschiedliche Art und Weise die soziale Integration fördern. Teambuilding gehört zu den A und Os einer positiven Zusammenarbeit. Folglich bietet es sich an in regelmäßigen Abständen Teamevents, wie gemeinsame Abendessen oder Sommer- und Weihnachtsfeiern, zu veranstalten. Auch die Möglichkeit von Einführungsveranstaltungen oder Weiterbildungskursen helfen Neulingen dabei ein Netzwerk aufzubauen.


Was gilt es beim Onboarding zu berücksichtigen?

Durch den Alltagsstress kann es immer wieder passieren, dass einige Maßnahmen des Onboardings untergehen oder nicht strukturiert durchgeführt werden. Zur Etablierung eines erfolgreichen Onboarding-Prozess sind drei Komponenten besonders hervorzuheben.

  • Soziale Komponente
    Erkundigen Sie sich regelmäßig nach dem Wohlbefinden der neuen Fachkraft und setzten sich für eine aktive Teambildung ein.
  • Technische Komponente
    Stellen Sie sicher, dass die technischen Voraussetzungen von Beginn an gegeben sind und dem neuen Teammitglied als Unterstützung dienen.
  • Zeitliche Komponente
    Achten Sie darauf einzelne Maßnahmen zu den jeweils passenden und geplanten Zeitpunkten durchzuführen.

Was sollte beim Onboarding vermieden werden?

Vermeiden Sie Funkstille

Nach erfolgreichen Bewerbungsgesprächen und einer positiven Jobzusage sollte Sie darauf achten, dass keine Funkstille zwischen ihnen und dem neuen Firmenmitglied entsteht. Gerade vor Beginn des Arbeitsverhältnisses ist es notwendig für neue Kolleg_innen stetig erreichbar zu sein.

Achten Sie auf ein soziales Miteinander

Schnell passiert es, dass neue Talente nicht in alle Abläufe einbezogen werden. Auch wenn dadurch die tägliche Arbeitsroutine vernachlässigt wird, ist es maßgebend auf ein soziales Miteinander zu achten. Regelmäßiges Sichergehen und Erkunden nach dem Wohlbefinden des/der neuen Mitarbeiters_in kann schon helfen. Fragen Sie, ob es ihm/ihr gut geht, er/sie sich zurechtfindet oder Hilfe benötigt!

Vermeiden Sie Infodumping und schaffen Sie Freiräume

Infodumping (Vermittlung möglichst vieler, teils unwichtiger Informationen innerhalb kürzester Zeit) sollte vermieden werden. Es vermittelt den Eindruck, dass der Onboarding-Prozess so schnell wie möglich beendet werden soll und das neue Teammitglied nicht wertgeschätzt wird.

Zudem darf nicht unterschätzt werden, dass gerade in den ersten Tagen nicht nur neue Informationen, sondern auch viele unterschiedliche Eindrücke auf neue Mitarbeiter_innen einfließen. Bieten Sie ihrem neuen Teammitglied ausreichend Eingewöhnungszeit und Freiraum, damit er/sie sich schrittweise akklimatisieren kann und nicht überfordert ist.


Gründe, warum Mitarbeiter_innen während des Onboardings kündigen

Ein nicht zu unterschätzender Prozentsatz neuer Mitarbeiter_innen entschließen sich dazu innerhalb der ersten 6 Monate zu kündigen. Das wirft die Frage auf, warum diese Leute so schnell aufgeben.

Antworten auf diese Frage sind

  • Unerfüllte Erwartungen
  • Keine ausreichende Einschulung
  • Keine Freude am Job
  • Gefühl, unterqualifiziert zu sein
  • Geringschätzung des Vorgesetzten
  • Überfordertheit
  • Gefühl der Vernachlässigtheit

Fazit

Gerade in den ersten Monaten ist die Gefahr neue Fachkräfte wieder zu verlieren besonders hoch. Häufig werden schlechtes Arbeitsklima, falsche Erwartungen an die Unternehmenskultur oder Unzufriedenheit mit dem Führungsstil als Kündigungsgründe genannt. Mit einem gut strukturierten und systematisch aufgebauten Onboarding-Prozess lässt sich dies vermeiden.

Oft helfen aber auch nur simple Aufmerksamkeiten, um neuen Mitarbeiter_innen ein gutes Gefühl zu vermitteln. Ein einfaches „Wie gehts Dir/Ihnen?“ kann manchmal mehr bewirken als zuvor angenommen.

  • Fühlen sich Firmenmitglieder an ihrem neuen Arbeitsplatz wohl?
  • Sind Sie schnell in das Unternehmen integriert?
  • Sind Sie motiviert sich ihren Verpflichtungen zu widmen?

Wenn Sie und Ihr Neuankömmling diese Fragen bejahen können, kann das Onboarding als erfolgreich betrachtet werden.

1„Candidate Journey Studie 2017“ von Meta HR und Stellenanzeigen.de

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