Mitarbeiterbefragung

# HR-Toolkit: Glossar

Was versteht man unter einer Mitarbeiterbefragung?

Im Rahmen einer Mitarbeiterbefragung werden die Angestellten eines Unternehmens zu diversen Themen ihres Arbeitsumfeldes befragt. Es handelt sich dabei um systematische Erfassungen der Meinungen und Wünsche einer ausgewählten Stichprobe an Arbeitnehmern. Eingesetzt werden hierbei zum Beispiel offene, beziehungsweise geschlossene Fragebögen oder Interviews.

Die Mitarbeiterbefragung sollte ganz selbstverständlich zu einer modernen Unternehmensführung gehören. Sie dient der Ermittlung von wichtigen steuerungsrelevanten Daten, welche für eine erfolgreiche und mitarbeiterorientierte Unternehmensleitung unerlässlich sind. Nur durch eine genaue Kenntnis des „Ist-Standes“ können Maßnahmen zur Verbesserung eingeleitet und somit das Unternehmen kontinuierlich verbessert werden.

Allgemeine Ziele einer Mitarbeiterbefragung

  • Ermittlung der generellen Stimmung der Arbeitnehmer gegenüber dem Unternehmen. Hierdurch besteht die Möglichkeit, bei schlechter Arbeitgeberbewertung frühzeitig gegenzusteuern.
  • Der aktive Einbezug der Mitarbeiter in das Unternehmensgeschehen sorgt für ein besseres Arbeitsklima und eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit, was in der Regel zu einer Steigerung der Motivation und Produktivität führt.
  • Verbesserte Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
  • Erhöhung der Mitarbeiterbindung.
  • Offenlegung von Schwachstellen und Entwicklung von Maßnahmen zur Verbesserung dieser.
  • Kontrolle der Prozesse im Unternehmen und der Einhaltung von Verbesserungsmaßnahmen.
  • Ermittlung von Kennzahlen zum Vergleich mit anderen Unternehmen („Benchmarking“).

Die verschiedenen Formen der Mitarbeiterbefragung und ihr konkreter Zweck

Je nachdem, welchen Zweck eine Mitarbeiterbefragung verfolgt, können verschiedene Arten unterschieden werden:

1. Meinungsumfrage

Durch eine Meinungsumfrage soll ermittelt werden, wie die Mitarbeiter bestimmte Dinge sehen. So kann ein generelles Meinungsbild zu einzelnen Themen erstellt werden. Um ein möglichst repräsentatives Ergebnis zu erhalten, ist wichtig, einen großen Stichprobenumfang zu wählen.

2. Systematische Mitarbeiterbefragung

Eine systematische Befragung wird regelmäßig durchgeführt und dient der Erfassung von wichtigen steuerungsrelevanten Daten. Es werden also Daten erhoben, die das Management des Unternehmens benötigt, um effektiv arbeiten zu können.

3. Klimabefragungen mit Rückspiegelung

Im Mittelpunkt steht hier besonders die Reflexion der Ergebnisse. Durch die genaue Analyse der erhobenen Daten, sollen Maßnahmen zur Verbesserung des Arbeitsklimas und der Gesprächskultur im Unternehmen abgeleitet werden.

4. Benchmarkingumfrage

Anders als bei den übrigen Arten der Mitarbeiterbefragung, geht es bei einer Benchmarkingumfrage nicht vorrangig um die konkrete Meinung der Mitarbeiter. Vielmehr sollen Kennzahlen zu Vergleichszwecken ermittelt werden. Es werden zum Beispiel die Ergebnisse von verschiedenen Standorten oder Abteilungen verglichen, um so zu sehen, wo das Entwicklungspotential des Unternehmens liegt. Sinnvoll ist es, eine Benchmarkingumfrage regelmäßig zu wiederholen, um auch die Veränderungen vergleichen zu können.

5. Aufbau- und Einbindungsmanagementprogramm

Es handelt sich hierbei um ein Programm aus diversen Maßnahmen, durch welches das Unternehmen laufend verbessert werden soll. Im Mittelpunkt steht die Erhaltung und Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens. Ein wesentlicher Bestandteil dieses Maßhnahmenbündels sind Mitarbeiterbefragungen. Diese enthalten aber zum Teil auch Fragen, zu welchen die Mitarbeiter sehr wahrscheinlich keine konkrete Meinung haben. Diese Themen werden dann im weiteren Verlauf des Programms wieder aufgegriffen und vertieft.

Auf was muss bei der Erstellung des Fragebogens geachtet werden?

Für die bessere Strukturierung einer Mitarbeiterbefragung wird häufig ein Fragebogen oder Leitfaden erstellt. Ein gut konzipierter Fragebogen ist enorm wichtig, um aussagekräftige Ergebnisse zu erhalten. Unklare Fragestellungen oder eine unübersichtliche Darstellung können dazu führen, dass die Mitarbeiter die Bearbeitung vorzeitig abbrechen oder aufgrund von Missverständnissen falsche Antworten geben.

Grundsätzlich besteht ein Fragebogen aus 3 Teilen: Einem allgemein Teil, der über die allgemeinen Rahmenbedingungen der Befragung, wie zum Beispiel Ziele, Datenschutz, Abgabefrist, etc. aufklärt. Im Anschluss folgt der eigentliche Fragenteil und abschließend Fragen zur Erfassung von sozio-demografischen Daten, wie Alter, Geschlecht, evtl. Abteilungszugehörigkeit, etc. Bei der Gestaltung des Hauptteils sollte auf eine gute Strukturierung, wenn möglich nach Themenfeldern, und eine prägnante und klare Formulierung geachtet werden. Hierzu gilt es zum Beispiel mehrdeutige Begriffe, doppelte Verneinungen, komplizierte Fachbegriffe, etc. zu vermeiden.

Praktische Durchführung

Welche Grundsätze sind zu beachten?

Um eine Mitarbeiterbefragung effektiv zu betreiben, sollten ein paar Grundprinzipien eingehalten werden:

  • Anonymität: Nicht nur aus Datenschutzgründen, sondern auch um qualitativ hochwertige Ergebnisse zu erhalten, sollte die Anonymität bei einer Mitarbeiterbefragung gewahrt werden. Ein Mitarbeiter, der sich sicher sein kann, dass seine Antworten anonym bleiben, antwortet in der Regel wesentlich offener und ehrlicher. Die Aussagekraft der Befragung steigt somit wesentlich.
  • Freiwillige Durchführung: Neben Anonymität, ist es wichtig, die Befragung auf freiwilliger Basis durchzuführen. Eine verpflichtende Teilnahme kann zu ungenauen Antworten führen und somit das Ergebnis verfälschen.
  • Zuletzt sollte während des ganzen Prozesses auf eine hohe Transparenz geachtet werden, um den Mitarbeitern eine detaillierte Verfolgung zu ermöglichen und die Richtigkeit der Ergebnisse zu garantieren.

Wer führt eine Mitarbeiterbefragung durch?

Eine Mitarbeiterbefragung kann entweder unternehmensintern oder durch kommerzielle Umfrageunternehmen durchgeführt werden:

Interne Durchführung

Eine interne Befragung wird meist von Mitarbeitern der Personalabteilung, der Unternehmensleitung, der Qualitätssicherung oder des Datenschutzes durchgeführt. Diese Mitarbeiter kennen die Strukturen und Abläufe des Unternehmens und können den Fragebogen optimal an das Unternehmen anpassen. Von Nachteil ist allerdings, dass Ihnen oft die nötige Distanz für eine objektive Bewertung fehlt. Des Weiteren können diese Mitarbeiter während der Durchführung der Mitarbeiterbefragung ihrer regulären Arbeit nur kaum oder gar nicht nachkommen, was zu Verzögerungen oder Problemen in der Geschäftstätigkeit des Unternehmens führen kann.

Externe Mitarbeiterbefragung

Eine externe Durchführung scheint auf den ersten Blick deutlich mehr Nachteile zu haben. Zum einen werden zusätzliche Kosten verursacht und zum anderen dringen dadurch externe Personen in das Unternehmen ein, die in keinerlei Verbindung zum Unternehmen stehen und dementsprechend auch nicht hinreichend über die Abläufe des Unternehmens informiert sind. Allerdings darf nicht außer Acht gelassen werden, dass genau diese Distanz zum Unternehmensgeschehen auch sinnvoll sein kann, um Betriebsblindheit zu verhindern und eine objektive Analyse und Bewertung durchführen zu können. Zusätzlich wird durch die Erfahrung und Professionalität eines kommerziellen Umfrageunternehmens eine schnelle Abwicklung ermöglicht.