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Mitarbeiter Onboarding leicht gemacht

Mitarbeiter Onboarding – Planung ist alles

Vielleicht haben Sie dieses Szenario bereits selbst einmal erlebt: Sie haben einen neuen Job und erscheinen gespannt und voller Erwartungen zu Ihrem ersten Arbeitstag. Gleich darauf erfolgt die Ernüchterung: Der Portier wurde nicht über Ihre Ankunft informiert, Ihr zukünftiger Vorgesetzter ist gerade sehr beschäftigt und hat erst in einigen Stunden für Sie Zeit. Die an Ihnen vorbeilaufenden Mitarbeiter wissen noch gar nicht, dass Sie ein neuer Kollege sind und eigentlich ist nichts so, wie Sie es sich vorgestellt haben. Das über den Bewerbungsprozess hinweg vermittelte Bild, einer familiären, freundlichen und lockeren Atmosphäre beginnt zu bröckeln.
Solche Situationen gilt es als Arbeitgeber tunlichst zu vermeiden. Als HR-Verantwortlicher oder Recruiter sind nun Sie in der Position, neuen Mitarbeitern den Einstieg ins Unternehmen so angenehm wie möglich zu machen. Holen Sie den zukünftigen Vorgesetzten oder Kollegen ins Boot und planen Sie gemeinsam dessen ersten Arbeitstag –
so wird Mitarbeiter Onboarding leicht gemacht.

Onboarding Ziele

Bevor konkrete Maßnahmen ausgearbeitet werden, sollten klare Ziele für das Mitarbeiter Onboarding formuliert werden.
Ein guter Mitarbeiter Onboarding Prozess definiert sich nicht nur durch die Schaffung eines Wohlfühlfaktors für den neuen Mitarbeiter, sondern hat maßgeblichen Einfluss auf die Verweildauer des neuen Mitarbeiters im Unternehmen. Es ist gängige Praxis, dass Arbeitsverträge eine einmonatige Probezeit beinhalten, in der das Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber ohne Begründung aufgelöst werden kann. Verliert der neue Bewerber bereits in der ersten Woche die Lust an der Arbeit oder schafft er es nicht sich einzugewöhnen, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Sie den frisch eingestellten Mitarbeiter schon bald wieder verlieren.

Maßnahmen

Da gutes Mitarbeiter Onboarding über alle Abteilungen hinweg recht ähnlich abläuft, lässt sich gut ein einheitlicher Prozess ausarbeiten, der unternehmensweit eingesetzt werden kann. Dieser sollte als kleine Checkliste am Schreibtisch der ausführenden und verantwortlichen Personen hängen. Eine solche Checkliste lässt sich prinzipiell in drei Untergruppen gliedern und könnte zum Beispiel so aussehen:

Vor Arbeitsbeginn

  • Dienstvertrag ist unterzeichnet
  • Vorbereitung Arbeitsplatz
    • E-Mail Account ist angelegt
    • Laptop (oder Desktop PC), Handy und Haustelefon wurden eingerichtet und stehen am Arbeitsplatz
    • Zutrittskarte bzw. Büroschlüssel ist vorhanden
    • Visitenkarten wurden bestellt
    • Willkommens-E-Mail wurde verschickt.
  • Rundmail an alle Mitarbeiter wurde ausgesendet
  • der zukünftige Chef, sowie zukünftige Kollegen wurden über das Eintrittsdatum informiert

Am ersten Arbeitstag

  • Kollegen und Chef wurden persönlich vorgestellt
  • der Ablauf der nächsten Wochen wurde erklärt
  • vorhandene Richtlinien wurden durchgegangen
  • ein Unternehmensrundgang wurde durchgeführt
  • ein erstes Feedbackgespräch am Ende des ersten Arbeitstages wurde durchgeführt
Tipp: Führen Sie ein „Buddysystem“ ein. Jeder neue Mitarbeiter wird einem Kollegen aus seinem zukünftig näheren Arbeitsumfeld zugeteilt. Dies sollte nach Möglichkeit kein Vorgesetzter sein, um eine offene und ungezwungene Kommunikation zu erleichtern.

Nach ein paar Monaten

  • weitere Feedbackgespräche zur Sicherstellung der Mitarbeiterzufriedenheit