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Cost-of-Vacancy

Was ist die Cost-of-Vacancy?

Die sogenannte Cost-of-Vacancy (CoV) beschreibt die Kosten, die anfallen, wenn eine Stelle unbesetzt bleibt. Die Cost-of-Vacancy geht davon aus, dass alle Mitarbeiter_innen einen numerischen Beitrag zum Unternehmensumsatz leisten. Somit wäre eine unbesetzte Stelle ein wirtschaftlicher Verlust für das Unternehmen, da Teile des Umsatzes wegfallen. Je höher die Position der offenen Stelle ist, desto höher sind auch die anfallenden Kosten. In Vertriebspositionen ist dieser Verlust besonders bemerkbar. Diese Kennzahl gibt Ihnen somit Einsicht über die Größe des Budgets, das Sie durch das Nicht-Besetzen der Stelle aufbrauchen.

Wie kann die Cost-of-Vacancy berechnet werden?

Für die Berechnung der direkten Kosten der Vakanzen muss lediglich das Jahresgehalt durch die Anzahl der Arbeitstage geteilt werden und mit einem zusätzlichen Faktor, sowie mit der Time-to-Hire multipliziert werden.

Um die CoV so akkurat wie möglich zu berechnen sollten Sie für die Berechnung Unternehmensdaten heranziehen. Sollten Sie diese nicht haben, können Sie vergleichbare Informationen heranziehen. Speziell der erwähnte zusätzliche Faktor ist für eine möglichst genaue Berechnung der Cost-of-Vacancy nicht unwichtig. Dabei geht es darum, dass laut einer Harvard-Studie ein/e Mitarbeiter_in, je nach Position, das ein- bis dreifache seines/ihres Gehaltes kosten kann. Vereinfacht kann der Faktor als Wichtigkeit der Stelle für Ihr Unternehmen angesehen werden. Der Faktor 3 wäre dabei sehr wichtig, während der Faktor 1 zwar als nötig, aber weniger wichtig angesehen wird. Er berechnet sich aus dem Deckungsbeitrag, der in dieser Stelle für das Unternehmen erwirtschaftet wird.

Beispielrechnung:

In unserer Beispielrechnung nehmen wir an, dass die Time-to-Hire, also die Zeit, die es braucht, bis eine freie Stelle besetzt wird, rund 50 Tage dauert. Dies entspricht der durchschnittlichen Time-to-Hire im Bereich Öffentlichkeitsarbeit. Weitere spannende KPIs finden Sie in unserer Infografik.

Im Arbeitsjahr 2019 gibt es in Österreich 248 Arbeitstage. Auch für das Jahresgehalt wird in dieser Rechnung der österreichische Durchschnitt von 33.000 Euro im Jahr herangezogen. Als Deckungsbeitrag pro Mitarbeiter wird ein Jahresdurchschnitt von 100.000 Euro angenommen.

Setzt man die oben genannten Zahlen nun in die Formel ein, ergibt sich Folgendes:

  • 100.000 Euro Deckungsbeitrag / 33.000 Jahresgehalt = 3 (Faktor)
  • 33.000 Euro Jahresgehalt /248 Arbeitstage = 133 €/Tag
  • 133 Euro * Faktor 3 = 399 €/Tag
  • 399 * 50 Tage = 19.950 € Cost of Vacancy

Diese Stelle nicht zu besetzen, kostet also innerhalb von 50 Tagen fast 20.000 Euro. Wenn man bedenkt, dass in der Regel mehr als nur eine Stelle zu besetzen ist, können sich diese Kosten zu einer beträchtlichen Zahl summieren.

Welche weiteren Auswirkungen hat die Cost-of-Vacancy?

  • Auswirkungen auf das Team: Das Wegfallen von Mitarbeiter_innen kann sich negativ auf die übrigen Kolleg_innen auswirken. Die anfallende Arbeit verringert sich dadurch meist nicht und muss nun von einer geringeren Anzahl an Mitarbeiter_innen umgesetzt werden. Dabei entstehen für Ihr Personal oft Überstunden und zusätzlicher Stress. Dadurch kann auch die Häufigkeit an Fehlern steigen.
  • Auswirkungen auf die Produktivität: Eine nicht besetzte Stelle kann sich negativ auf die Produktivität einzelner Abteilungen oder das gesamte Unternehmen auswirken, wenn etwa die Position der Abteilungsleitung oder eine Vakanz in der Produktion frei bleibt. Da die einzelnen Abteilungen oft eng miteinander verknüpft sind, kann das für das gesamte Unternehmen negative Folgen haben.
  • Auswirkungen auf die Qualität: Sowohl die Service-, als auch die Produktqualität können vom Freibleiben einer Vakanz negativ beeinflusst werden. Es kann zu Verzögerungen, Missverständnissen oder Überforderung kommen.
  • Auswirkungen auf den Umsatz: Für Stellen bei denen man den Ertrag direkt messen kann (z.B. einer Sales Position), ist es leicht nachzuvollziehen, dass es zu Umsatzeinbußen kommen kann. Aber auch andere Abteilungen und Positionen tragen stark zum Ertrag des Unternehmens bei. Die Auswirkungen einer freien Stelle fließen direkt in die Cost-of-Vacancy mit ein.