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Bewerbermanagement


Die besten Mitarbeiter_Innen finden

Bewerbermanagement ist ein Teil des Personalmanagements, wobei der Umgang mit Bewerber_innen im gesamten Recruiting-Prozess im Mittelpunkt steht. Um Kandidat_innen ein effizientes und optimales Bewerbungserlebnis zu bieten, kann Sie zusätzlich ein Bewerbermanagementsystem unterstützen.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen die Aufgaben, Ziele und Prozesse des Bewerbungsmanagements. Als kleines Extra bieten wir Ihnen 5 einfache Tipps zur Optimierung Ihres Bewerbungsprozesses.


Aufgabenbereiche:

Die zentrale Aufgabe im Bewerbermanagement besteht darin, die perfekten Kandidat_innen für Ihr Unternehmen zu finden. Es beginnt mit dem Erstellen und Schalten einer Stellenanzeige, worauf die Organisation der Bewerbungen und die interne Absprache zwischen den Abteilungen folgen. Auch die Kommunikation mit Bewerber_innen ist eine wesentliche Aufgabe des Bewerbungsmanagements. Ein klarer Bewerbungsprozess ermöglicht allen Beteiligten den Überblick zu bewahren – Bewerber_innen, Recruiter und die Fachabteilungen wissen, was von ihnen erwartet wird und was erledigt werden muss.


Ziele:

Das Bewerbermanagement verfolgt 3 Ziele:

1. Kosten und Zeit sparen

Je länger Kandidat_innen auf eine Antwort warten müssen, desto wahrscheinlicher werden sie sich für ein anderes Unternehmen als Arbeitgeber entscheiden. Reagieren Sie deshalb umgehend auf eingelangte Bewerbungen. Tauschen Sie sich außerdem schnell und einfach mit Kandidat_innen aus und informieren Sie sie regelmäßig über ihren Bewerbungsstatus. Dadurch hinterlassen Sie einen guten Eindruck und garantieren Bewerber_innen eine positive Candidate Experience.

Eine Bewerbermanagement Software kann Sie als Recruiter dabei zusätzlich unterstützen. Prozessschritte können damit vollkommen automatisiert werden und gleichzeitig verbessern Sie wichtige Kennzahlen wie die Time-to-Hire oder die Cost-per-Hire.

2. Recruiting der besten Kandidat_innen

Eine klare Struktur der Bewerbungsprozesse hilft Ihnen, die besten Bewerber_innen zu recruiten. Kandidat_innen haben hohe Erwartungen an eine positive Bewerbungserfahrung, deshalb sollten Sie diese mit einer klaren Darstellung des Recruiting-Prozesses überzeugen. Reagieren Sie daher unmittelbar auf eingegangene Bewerbungen und treffen Sie in einem nächsten Schritt eine erste Vorauswahl. Laden Sie die besten Talente zu einem ersten Kennenlernen ein und bereiten Sie sich ausreichend auf die Interviews vor. Bevor Sie sich für oder gegen Kandidat_innen entscheiden, sollten Sie sich außerdem mit Kolleg_innen absprechen.

Wichtig ist zusätzlich, dass Sie den Kandidat_innen Ihre Entscheidung zeitnah, klar und nachvollziehbar mitteilen. Nur wenn Sie all das garantieren, werden Sie die besten Bewerber_innen von Ihrem Unternehmen überzeugen können.

3. Image als Arbeitgeber verbessern

Positive Erfahrungen der Bewerber_innen im Zuge des Recruiting-Prozesses tragen wesentlich zu Ihrer Employer Brand bei. Denn eine aussagekräftige und starke Arbeitgebermarke hilft Ihnen, sich von der Konkurrenz positiv abzuheben. Prescreen bietet Ihnen hierfür ein herausragendes Feature: mit der kununu-Integration erhalten Sie ehrliches Feedback von Kandidat_innen und Mitarbeiter_innen. Diese Rückmeldungen sind wertvolle Insights, um Ihre Recruiting-Prozesse zu optimieren und darüber hinaus können Sie Ihre Bewertungen auf kununu veröffentlichen.


Prozesse:

Viele HR-Mitarbeiter_innen und Unternehmen kennen die Situation: das Recruiting und die damit verbundenen Prozesse müssen optimiert werden. Welche Prozesse sind damit überhaupt gemeint? Das Bewerbermanagement umfasst folgende Phasen:

 

Erstellen einer Stellenanzeige

Definieren Sie gemeinsam mit der Fachabteilung die erforderlichen Qualifikationen einer Stelle. Schreiben Sie darauf basierend die Stellenanzeige und lassen Sie sie vor der Veröffentlichung von der jeweiligen Fachabteilung freigeben.

 

Maßnahmenplanung

Wie und auf welchen Plattformen finden Sie geeignete Bewerber_innen? Schalten Sie Ihre Anzeigen auf Jobbörsen und warten auf Bewerbungen? Oder nehmen Sie die Zügel selbst in die Hand und schreiben Kandidat_innen direkt über Social Media Plattformen an? Active Recruiting oder Multiposting sind Funktionen, mit denen Sie vielversprechende Kandidat_innen erreichen und kostbare Zeit und Geld sparen.

 

Reaktion auf Bewerbungen

Geben Sie unmittelbar Rückmeldung auf Bewerbungen, denn ansonsten kann sich schnell Frustration bei Kandidat_innen breit machen. Bewerbermanagement Tools können Sie dabei unterstützen, denn durch unterschiedliche Automatisierungsmöglichkeiten können Sie die Kommunikation zwischen Bewerber_innen und Recruitern vereinfachen. Wir haben Nachrichtenvorlagen für die Eingangsbestätigung, Zusagen, Absagen oder Einladungen für Sie zusammengestellt, die Ihnen bei der Umsetzung helfen sollen.

 

Bewerbungen analysieren

Die Vorauswahl der besten Kandidat_innen kann sich als besonders zeitintensiv erweisen. Auch bei diesem Schritt können Ihnen Bewerbermanagementsysteme helfen. Indem Bewerber_innen automatisch mit den Anforderungen der jeweiligen Stelle verglichen werden, sparen Sie kostbare Zeit, die Sie an anderer Stelle investieren können. Durch eine vorsortierte Liste verlieren Sie außerdem nicht mehr den Überblick über vielversprechende Kandidat_innen.

 

Bewerbungsgespräche organisieren

Die Koordination von Terminen ist ein Zeitfresser. Schließlich müssen Sie sich mit Kandidat_innen absprechen, den Terminkalender der Kolleg_innen mit ihrem eigenen abgleichen und einen Meeting-Raum für den Wunschtermin suchen. Indem Sie Firmenkalender in Ihr Bewerbermanagementsystem integrieren, können Sie problemlos Termineinladungen versenden und sehen zusätzlich, ob Ihre Kolleg_innen zu gewissen Zeitpunkten verfügbar sind.

 

Interviews führen

Sie haben also Termine für die ersten Interviews koordiniert und nun gilt es für Sie herauszufinden, ob vor Ihnen die richtigen Kandidat_innen für den Job sitzen. Bereiten Sie sich deshalb ausreichend auf Bewerbungsgespräche vor, lesen Sie sich die Unterlagen der Kandidat_innen aufmerksam durch und stellen Sie die richtigen Fragen. Um Ihnen die Vorbereitung zu erleichtern, haben wir für Sie Interview Fragebögen zusammengestellt.

 

Interne Bewertung

Machen Sie sich während des Bewerbungsgesprächs Notizen, um den Überblick über die Kandidat_innen und deren Qualifikationen nicht zu verlieren. Am Ende eines jeden Gesprächs sollten Sie sich mit Ihren Kolleg_innen über die jeweiligen Bewerber_innen und den hinterlassenen ersten Eindruck austauschen. Um auch bei der internen Evaluierung den Überblick zu behalten, kann Sie ein Bewerbermanagement Tool erneut unterstützen.

 

Zu- oder Absage

Sie haben die passenden Kandidat_innen für eine freie Stelle gefunden? Dann sollten Sie keine Zeit mehr verlieren und Bewerber_innen Ihre Entscheidung schnellstmöglich mitteilen. Absagen zu erteilen, fällt niemandem leicht, gehört aber zum Recruiting-Alltag dazu. Wir haben für Sie 3 Tipps zusammengefasst, die Ihnen die Absage von Bewerbungen erleichtern sollen.


5 Tipps für den perfekten Bewerbungsprozess

Um Ihren Bewerbungsprozess zu optimieren, sollten Sie Kandidat_innen entlang des gesamten Recruiting-Prozesses einbinden und sich in deren Lage versetzen. Das macht ausgezeichnetes Bewerbungsmanagement aus!

Die folgenden Ratschläge sollen Ihnen dabei helfen, Ihren Bewerbungsprozess zu verbessern:

1. Überzeugende Stellenanzeige schalten

Die Stellenanzeige ist oft der ausschlaggebende Faktor, ob Interessent_innen sich auf eine freie Stelle in Ihrem Unternehmen bewerben. Stellen Sie sicher, dass Ihre Stellenbeschreibung bereits einen positiven Eindruck von Ihnen als Arbeitgeber hinterlässt. Kommunizieren Sie deshalb nicht nur Standard-Informationen, sondern vermitteln Sie auch die Werte und die Kultur, die in Ihrem Unternehmen gelebt werden. Worauf kommt es bei einer guten Stellenanzeige an? Wie formulieren Sie diese am besten? Wir haben einige Stelleninserats-Vorlagen zusammengestellt, die Ihnen bei der Formulierung der Anzeigen helfen sollen.

2. Effiziente Organisation der Bewerbungen

Für eine erfolgreiche Stellenbesetzung ist eine gut strukturierte Organisation der Bewerbungen notwendig. Wenn binnen kurzer Zeit eine Vielzahl an neuen Bewerbungen eingeht, müssen Sie als Recruiter den Überblick bewahren. Mit einer Bewerbermanagement Software behalten Sie die verschiedenen Bewerbungen und den Status der jeweiligen Kandidat_innen im Blick.

3. Vorauswahl der Kandidat_innen

Wenn Kandidat_innen nicht für eine freie Stelle in Frage kommen, sollten Sie diese Entscheidung schnellstmöglich kommunizieren. Eine Vorauswahl bietet sich an, um zu beschließen, welche Bewerber_innen Sie näher kennenlernen wollen. In einem Bewerbermanagementsystem können Bewerbungsdaten eingesehen und geteilt werden, wodurch Sie eine effiziente Verwaltung der Bewerber_innen garantieren.

4. Vorbereitungszeit nehmen

Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um sich auf Kandidat_innen vorzubereiten und stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Fragen stellen. Mit Interview-Fragebögen gehen Sie immer gut vorbereitet in ein Bewerbungsgespräch. Bei den Interviews geht es jedoch nicht nur darum, dass Kandidat_innen Sie überzeugen, denn gleichzeitig müssen auch Sie ihnen zeigen, weshalb Ihr Unternehmen genau das Richtige ist. Es gibt viele Gründe, warum man sich für Sie als Arbeitgeber entscheiden soll – welche Trümpfe haben Sie in der Hand? Definieren Sie diese und kommunizieren Sie diese auch klar im Interview.

5. Rasche Entscheidungen treffen

Lassen Sie Kandidat_innen in keinem Recruiting-Schritt zu lange warten und informieren Sie sie regelmäßig zu deren aktuellem Status. Sprechen Sie sich intern ab und teilen Sie Ihre Entscheidung schnellstmöglich mit. Auch hierbei kann Sie eine Bewerbermanagement Software unterstützen, denn eine benutzerfreundliche Bewerber_innenverwaltung erleichtert die internen Entscheidungsprozesse. Zusätzlich beschleunigen und erleichtern automatisierte und personalisierte E-Mails die Kommunikation mit Ihren Kandidat_innen.


Fazit

Die Hauptaufgabe im Bewerbermanagement besteht darin, die besten Mitarbeiter_innen für Ihr Unternehmen zu finden. Mit der richtigen Vorgehensweise können Sie sowohl Zeit und Kosten sparen als auch Ihr Image als Arbeitgeber optimieren. Bringen Sie Ordnung und Struktur in Ihre Arbeitsabläufe, verbessern Sie den gesamten Recruiting-Prozess und berücksichtigen Sie stets die Bedürfnisse Ihrer Bewerber_Innen. Bei allen Prozess-Schritten kann Sie ein Bewerbermanagementsystem zusätzlich unterstützen.