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Schaffen Sie Freiraum durch Automatisierung

Verabschieden Sie sich von aufwändigen manuellen Aufgaben – mit Automated Workflows ermöglicht Prescreen programmierbare und vollautomatisierte Abläufe im Bewerbermanagement.

Automatisierung im Recruiting

Automatisierung

AUTOMATED WORKFLOWS

Zeit für Wichtiges

Im Recruiting gibt es viele repetitive Handgriffe die Unmengen an Zeit kosten. Prescreen hat es sich zur Aufgabe gemacht, den Recruiting-Arbeitsalltag zu vereinfachen und den Recruiter durch Automatisierung optimal zu unterstützen.

Mögliche Beispiele für Automatisierung sind:

Automatisierung kann für sich wiederholende Prozessabläufe eingesetzt werden und damit häufige Fehlerquellen minimieren. Zudem können Sie auch Regeln für die Kommunikation mit Kandidat_innen festlegen – ganz im Sinn einer guten Beziehungspflege.

 

PROZESSKETTEN GESTALTEN

Repitive Arbeitschschritte adè

Im Recruiting können mit Prescreen Professional ab sofort zeitaufwändige und routinemäßige Abläufe optimiert und systemgesteuert ausgeführt werden.

Definieren Sie ganze Ketten von Arbeitsschritten mit einer Vielzahl an Auslösern, Bedingungen und Aktionen, die Sie selbstständig ablaufen lassen können. Zusätzlich können Sie einzelne Abläufe miteinander verbinden und den Recruiting-Prozess so noch weiter optimieren.

Auslöser

Auslöser sind aktions- oder zeitbasiert und bedeuten, dass ein Schritt losgetreten wird, um die Prozesskette zu aktivieren. Ein Auslöser könnte etwa der Eingang einer Bewerbung sein.

Bedingungen

Eine Bedingung, die Sie festlegen, bedeutet, dass die Aktion nur dann durchgeführt wird, wenn diese erfüllt ist. Die Bedingung, also das „wenn“, könnte beispielsweise eine bestimmte Grundvoraussetzung sein, die Kandidat_innen mitbringen müssen.

Aktionen

Zu guter Letzt legen Sie eine Aktion fest. Eine Aktion ist die Tätigkeit, die ausgeführt wird, wenn der Auslöser losgetreten und die Bedingung erfüllt wurde. Die Aktion, also das „dann“, könnte beispielsweise der automatische Versand einer bestimmten Nachricht sein.

Beispiel: Stellen Sie sich vor, dass Sie Außendienstmitarbeiter_innen suchen. Der Auslöser ist der Eingang einer Bewerbung, die Bedingung könnte die Reisebereitschaft sein und die Aktion ist, bei nicht vorhandener Bereitschaft, ein Absageschreiben.

Prozessketten

WARUM NOCH LANGE WARTEN?

Heben Sie Ihr Recruiting auf das nächste Level!

Anwendungsbeispiele für Automatisierung mit Prescreen

EINFACH UND EFFIZIENT

Anwendungsbeispiele für Automatisierung

Minimieren Sie manuell aufwändige Prozesse, indem Sie individuellen Workflows erstellen. Die folgenden und auch eine Vielzahl weiterer Anwendungen sind so abbildbar.

 

Erfolgreicher Bewerbungsabschluss

Kandidat_innen sind auf Ihr Unternehmen aufmerksam geworden und Ihre Stellenausschreibung hat überzeugt. Deshalb beginnen diese mit einer Bewerbung, die sie jedoch aus den unterschiedlichsten Gründen nicht abschließen. Eine automatische, personalisierte Follow-up-Mail soll Kandidat_innen dazu motivieren, die Bewerbung fertig zu stellen.

Problem
Bewerber_innen stecken im Online-Bewerbungsprozess fest.

Ziel
Weniger Bewerbungsabbrüche

Lösung
Bewerber_innen stecken im Online-Bewerbungsprozess fest.

Definition der Schritte
Auslöser: Bewerbung wurde begonnen

Bedingung: Wenn 1 Tag nach Erstellung der Bewerbung diese nicht abgeschlossen ist

Aktion: Erinnerungsmail wird an Bewerber_innen verschickt

Vorscreening und Statusaktualisierung

Nicht jede Bewerbung entspricht Ihren Erwartungen und Anforderungen. Um zu vermeiden, dass Sie zu viel Zeit beim Screening von unpassenden Kandidat_innen verlieren, kann das System für Sie ganz einfach das erste Vorscreening übernehmen und gleichzeitig den Status der Bewerber_innen im Recruiting-Prozess aktualisieren. Setzen Sie dazu lediglich fest, welche Anforderungen beispielsweise zwingend notwendig sind, um Kandidat_innen in die nächste Bewerbungsrunde einzuladen. Das erste Vorscreening wird damit automatisiert durchgeführt. Zusätzlich können und sollten Sie auch in diesem Fall als Recruiter eine Systemmeldung erhalten.

Problem
Bewerbungen, die gewisse Anforderungen nicht erfüllen, werden nicht sofort aussortiert.

Ziel
Bewerbungen, die gewissen Anforderungen nicht entsprechen, sollen frühzeitig erkannt und aussortiert werden.

Lösung
Bewerbungen, die Anforderungen (z.B. Gehaltsvorstellungen, Sprachkenntnisse, etc.) nicht entsprechen, werden in den Status „Absage“ gesetzt.

Definition der Schritte
Auslöser: Abgeschlossene Bewerbung

Bedingung: Antwort „Nein“ bei Sprachkenntnissen Französisch

Aktion: Status auf „Absage“ ändern

Systemmeldung an den Fachbereich

Je mehr Personen und Abteilungen in den Recruiting-Prozess involviert sind, umso komplizierter und langwieriger kann sich dieser gestalten. Anstatt Ihre Kolleg_innen manuell an neue Bewerbungen zu erinnern, kann auch dieser Schritt automatisiert werden. Dadurch werden Personen aus anderen Abteilungen oder Bereichen an ihre Aufgaben erinnert. Zeitgleich können Sie Kandidat_innen eine Geduldsmail schicken, damit diese wissen, dass ihre Bewerbung gerade bearbeitet wird.

Problem
Fehlende Rückmeldung vom Fachbereich.

Ziel
Der Fachbereich soll schnellstmöglich auf eine Bewerbung reagieren.

Lösung
Bei Eingang einer neuen Bewerbung (bzw. nach Vorscreening) und wenn der Bewerber_innenstatus nach X Tagen vom Fachbereich nicht verändert wird, wird eine automatisierte Erinnerungsmail an den Bereichsleiter gesendet. Gleichzeitig erhalten Bewerber_innen eine Geduldsmail.

Definition der Schritte
Auslöser: Statusänderung an Fachbereich weitergeleitet

Bedingung: Nach 4 Tagen keine Änderung des Bewerber_innenstatusses vom Fachbereich

Aktion: Erinnerungsmail an Bereichsleiter und Geduldsmail an Bewerber_innen

Absagemail

Selbst wenn Kandidat_innen für eine gewisse Stelle nicht passend sind, ist es wichtig, ihnen Feedback zu geben. Lassen Sie deshalb auch den „Leider-Nein“-Bewerber_innen möglichst zeitnah eine individuelle Absagemail zukommen. Indem Sie auch diesen Prozessschritt automatisieren, sparen Sie sich Zeit, die Sie beispielsweise in den Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter_innen investieren können. So stellen Sie sicher, dass auch die „Leider-Nein“-Kandidat_innen eine Benachrichtigung erhalten:

Problem
Bewerber_innen wird nicht abgesagt.

Ziel
Alle Bewerber_innen, die für eine freie Stelle nicht geeignet sind, sollen eine Absage erhalten.

Lösung
Bewerber_innen, deren Bewerbungsstatus auf „Absage“ gesetzt wurde, wird nach X Tagen eine personalisierte und zeitverzögerte Absagemail gesendet.

Definition der Schritte
Auslöser: Bewerbungsstatus „Absage“

Bedingung: 2 Tage nach Statusänderung

Aktion:Individuelle Absagemail wird versendet

Ständiges Feedback

Ein Austausch und eine reibungslose Kommunikation sind für Kandidat_innen entlang des gesamten Recruiting-Prozesses besonders wichtig und können auch für deren zukünftige Arbeitgeberwahl entscheidend sein. Stellen Sie deshalb sicher, dass Sie ihnen regelmäßig die Möglichkeit zu Feedback geben und versenden Sie dazu beispielsweise nach gewissen Schritten eine automatisierte Feedbackmail. Damit zeigen Sie sich außerdem als transparenten Arbeitgeber und erhalten aus erster Hand wichtige Insights und Informationen zu Ihrem Recruiting-Prozess, die Ihnen dabei helfen können, das Bewerbungserlebnis weiterhin zu optimieren.

Problem
Feedback aktueller und vergangener Kandidat_innen wird nicht eingeholt.

Ziel
Kandidat_innen sollen regelmäßig die Möglichkeit erhalten, Feedback zu geben.

Lösung
Wenn Kandidat_innen im Status „Interview“ sind, wird eine Mail mit Feedbackmöglichkeit versendet.

Definition der Schritte
Auslöser: Statusänderung

Bedingung: Status der Kandidat_innen ist auf „Interview“ gesetzt

Aktion: Mail mit Einladung zu Fragebogen/Feedbackmöglichkeit an Kandidat_innen

Mehr praktische Beispiele und weitere hilfreiche Informationen zum Thema Automatisierung im Recruiting finden Sie hier.

TERMINIERTER VERSAND VON NACHRICHTEN

Timing ist alles

Nicht immer sollen Nachrichten, wie beispielsweise Zu- oder Absagen, sofort verschickt werden. Prescreen ermöglicht es Ihnen, Mitteilungen an Ihre Kandidat_innen zu einem vorher festgelegten Zeitpunkt automatisch zu versenden. Egal ob individuelle Nachrichten oder Massenmails und Newsletter, Sie entscheiden, wann die Nachrichten ausgeschickt werden.

 

Versand von Nachrichten

Feedback und Onboarding

FEEDBACK UND ONBOARDING AUTOMATISIEREN

Noch Fragen?

Sie haben den passenden Mitarbeitenden gefunden? Glückwunsch! Nun heißt es nur noch, einige wichtige Fragen abzuklären und Feedback einzuholen.

Mit Prescreen können Sie voll automatisiert sicherstellen, dass die ausgewählten Kandidat_innen alle notwendigen Informationen zu Ihrer neuen Stelle haben und selbst noch letzte offene Fragen abklären. Ob als Arbeitsgerät Mac oder Windows oder die Kleidergröße fürs Team-Shirt – mit Prescreen können Sie auch die Onboarding-Kommunikation automatisieren.

Hat sich der neue Mitarbeitende erst mal im Unternehmen eingefunden, können Sie festlegen, dass dieser und weitere neue Teammitglieder nach beispielsweise einem halben Jahr eine Feedbackanfrage über die Arbeit in Ihrem Unternehmen erhält. Diese können Sie anschließend auf kununu veröffentlichen und so Ihre Employer Brand stärken.

Feedback-Integration

KOSTENLOS & UNVERBINDLICH

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