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Automatisierte Löschbegehren

05.10.2020

Das Recht auf Vergessen ist eine im Rahmen der DSGVO festgelegte Regelung, welche auch auf das Recruiting einen bedeutenden Einfluss hat. Damit Sie mit Prescreen datenschutzrechtlich immer auf der sicheren Seite sind, läuft nun auch die Löschung von personenbezogener Daten automatisiert ab. Damit fallen die zuvor manuell aufwendigen Schritte weg und das Einhalten der Datenschutzgrundverordnung wird vereinfacht.

Was hat sich geändert?

Bisher mussten Löschbegehren der Kandidat_innen gesammelt und zum geeigneten Zeitpunkt manuell gelöscht werden. Nun können Kandidat_innen einfach ein Löschbegehren beantragen und werden somit, nach Ablauf der festgelegten Frist, automatisch aus dem System entfernt. Das Löschbegehren kann aber nicht nur seitens der Bewerber_innen initiiert werden, auch Sie als Recruiter können auf Wunsch der Kandidat_innen den Prozess in die Wege leiten.

Was geschieht bis zum Ablauf der Frist?

Ist das Löschbegehren erstmal eingeleitet, erhalten diese Kandidat_innen keine automatisierten Nachrichten mehr aus dem System. Darunter fallen unter anderem Job Newsletter, Massen Mails oder Nachrichten, die aufgrund von automatisierten Workflows verschickt werden würden. Für diese Kandidat_innen ist es außerdem nicht mehr möglich, sich während des aktiven Löschbegehrens für eine andere Stelle in Ihrem Unternehmen zu bewerben.

Für Sie als Recruiter bedeutet dies somit, dass Sie den entsprechenden Kandidat_innen auch keine Fragebögen, Einladungen zu Assessments oder Einladungen zur verlängerten Datenspeicherung zusenden oder diesen neue Jobs zuweisen können.

Damit Sie jedoch weiterhin eine Möglichkeit haben, mit diesen Bewerber_innen in Kontakt zu treten, können Sie nach wie vor manuelle Nachrichten versenden. Diese Funktion dient zur Abklärung möglicher offener Fragen bezüglich des Vorgangs des Löschbegehrens.

Bis die Frist abgelaufen ist, können sowohl die Kandidat_innen selbst als auch Sie als Recruiter auf deren Wunsch hin das Begehren jederzeit widerrufen. Dadurch bleiben die Daten bestehen und die Bewerber_innen erhalten weiterhin Ihre automatisierten Systemnachrichten.

Weitere wichtige Infos:

Um den Prozess des Rechtes auf Vergessen so transparent wie möglich zu gestalten, werden alle Aktivitäten, die diesbezüglich unternommen wurden, im Aktivitätslog hinterlegt. So können Sie und Ihr gesamtes Team immer genau nachvollziehen, welche Schritte durch welche Person zu welchem Zeitpunkt unternommen wurden.

Sie können zudem selbst festlegen, ob Sie darüber informiert werden möchten, wenn Kandidat_innen ein Löschbegehren einleiten und welche Informationen Kandidat_innen bezüglich Antrag, Wiederruf und finaler Löschung zur Verfügung gestellt werden.

Detailliertere Informationen zum Thema Löschbegehren und weiteren Prescreen Funktionen rund um das Thema DSGVO finden Sie hier:

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