Terminabsage

# HR-Toolkit: E-Mail Vorlagen

Ob auf Seite der Bewerber oder des Unternehmens, unerwartete Ereignisse können jederzeit eintreten, was zu einer Terminabsage führen kann. Je kurzfristiger die Absage, desto unangenehmer kann es werden, eine solche Mail zu verfassen. Deshalb ist es wichtig, dass Sie, wenn möglich, einen Grund für die Absage angeben und einen alternativen Termin vorschlagen, um den Kandidaten zu interviewen. Versuchen Sie, die Nachricht so transparent wie möglich zu formulieren.

Drei Tipps für das Verfassen einer Terminabsage

  1. Alternative: Durch den Vorschlag, den Termin zu einem anderen Zeitpunkt wahrzunehmen, zeigen Sie dem Kandidaten, dass die Absage unabhängig von Ihrem Interesse ist, ihn kennenzulernen.
  2. Timing: Geben Sie den Kandidaten sobald Sie wissen, dass Sie den Termin nicht wahrnehmen können Bescheid. Der Bewerber könnte seinen Tag um diesen Termin herum geplant haben und hat durch rechtzeitige Bekanntgabe noch die Möglichkeit sich anzupassen.
  3. Begründung: Sollte ein berufliches Ereignis dazwischenkommen, seien Sie transparent und teilen Sie das dem Bewerber mit. Der Kandidat wird Ihre Ehrlichkeit zu schätzen wissen und nachvollziehen können, dass solche Dinge passieren können.

Mustervorlage für eine Terminabsage

Sehr geehrte Frau Maria Mustermann,

Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir den Termin am [Datum] um [Uhrzeit] nicht wahrnehmen können. Wir haben soeben erst erfahren, dass [Grund, z.B. der Abteilungsleiter gesundheitsbedingt für die nächste Woche nicht im Büro sein wird].

Wir bitten um Ihr Verständnis und möchten nach Möglichkeit einen Termin für [Datum, z.B. die darauffolgende Woche] mit Ihnen fixieren.

Sollten Sie daran Interesse haben, melden Sie sich bitte bei uns. Danke für Ihr Entgegenkommen.

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name]
[Signatur]