Rückkehrgespräch führen – Tipps

Das Rückkehrgespräch: Ein sensibles Thema

Von einem Rückkehrgespräch nach längerer Fehlzeit sollten beide Seiten – Arbeitnehmer und Arbeitgeber – profitieren. Einerseits ist es für den Arbeitgeber eine gute Gelegenheit, seinem Mitarbeiter zu signalisieren: „Du bist mir nicht egal und ich freue mich, dass Du wieder da bist.“ Sollten Mitarbeiter durch vermehrte Fehlzeiten auffallen, stellt das Rückkehrgespräch eine gute Möglichkeit dar, eventuelle betriebliche Gründe für den Arbeitsausfall zu erörtern und gemeinsam Lösungsansätze zu erarbeiten.

Verschiedene Ziele und Inhalte von Rückkehrgesprächen

Je nach Situation und Hintergrund variieren Inhalte und mit dem Rückkehrgespräch verbundene Ziele. Mit dem Drei-Stufen-Modell lassen sich Rückkehrgespräche in verschiedene Arten aufteilen:

Standardgespräch

Ziel: Das Gespräch soll das Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer stärken. Deshalb sollte das Gespräch unter vier Augen stattfinden.
Aussage: „Wir haben an Sie gedacht und freuen uns, Sie wieder an Board zu haben.“
Teilnehmer: direkter Vorgesetzter

Wiederholtes Fehlen

Ziel: Dem Mitarbeiter muss klar werden, welche Folgen sein Fehlen auf die Arbeitssituation des Unternehmens, bzw. auf seine Abteilung hat.
Aussage: „Ihr Fehlen hat negative Implikationen auf die Arbeitssituation.“
Teilnehmer: direkter Vorgesetzter, ggf. Geschäftsführer

Besonderer Härtefall

Ziel: Dem Mitarbeiter soll klargemacht werden, welche Konsequenzen weiteres Fehlen haben wird.
Aussage: „Ihr Verhalten wird nicht länger akzeptiert.“
Teilnehmer: direkter Vorgesetzter, Geschäftsführer

Möglicher Ablauf eines Standard-Rückkehrgespräches

Vor Gesprächsbeginn
Beenden bzw. unterbrechen Sie alle Tätigkeiten, bevor Sie ein Rückkehrgespräch beginnen und schalten Sie Ihr Handy auf lautlos. Sie wollen schließlich das Vertrauensverhältnis zu Ihrem Mitarbeiter stärken. Ständige Ablenkung und unpersönliche Atmosphäre sind keine gute Grundlage für ein persönliches und offenes Gespräch.
Gesprächseinstieg
Fragen Sie Ihren Mitarbeiter, wie es Ihm geht. Geben Sie ihm die Zeit, ausführlich zu antworten. Wichtig: Angestellte sind nicht dazu verpflichtet, Ihnen über ihr Krankheitsbild und auftretende Symptome Auskunft zu geben. Fragen Sie deshalb gar nicht erst nach.
Ein offenes Ohr haben
Auch wenn das Nachfragen nach dem genauen Krankheitsbild nicht erlaubt ist – die Frage, ob die Fehlzeiten etwas mit der Arbeitssituation zu tun haben, ist es! Die Frage danach erleichtert es Ihren Mitarbeitern, eventuelle Anliegen, Wünsche, Bedürfnisse und Probleme mitzuteilen. Fragen Sie den Mitarbeiter nach Ideen und Verbesserungsvorschlägen zur Lösung der genannten Probleme.

Protokollierung

Um gegebenenfalls zu einem späteren Zeitpunkt Rechtsansprüche geltend zu machen, ist es wichtig, Rückkehrgespräche entsprechend zu dokumentieren. Nachfolgend finden Sie ein paar Tipps, die es bei der Erstellung eines solchen Protokolls zu beachten gilt:

Achten Sie auf eine professionelle Gesprächsführung.
Treffen Sie im Rahmen des Gespräches eine schriftliche Vereinbarung und halten Sie diese fest.
Lassen Sie Ihrem Mitarbeiter das Protokoll zukommen und evtl. auch unterschreiben.
Bewahren Sie das Protokoll und etwaige Kopien sicher auf.
Informieren Sie nur so viele Personen wie notwendig über die Existenz und den Aufbewahrungsort Ihrer Gesprächsprotokolle.