Recruiting: Definition, Herausforderungen und Trends

Der Bewerbermarkt ist stark umkämpft. Um im Kampf um die besten Talente langfristig bestehen zu können, entwickeln Unternehmen ihr Recruiting laufend weiter. Neue Ideen und neue Technologien werden dabei zunehmend wichtiger. Doch was bedeutet Recruiting eigentlich? Was macht ein·e Recruiter·in? Vor welchen Herausforderungen steht die Personalbeschaffung jetzt und in der Zukunft? In diesem Beitrag erhalten Sie die Antworten auf diese Fragen.

Recruiting-Definition

Recruiting ist die englische Bezeichnung für Personalbeschaffung und ist Teil der Personalplanung. Suchen und Finden von optimal geeigneten Talenten für offene Stellen im Unternehmen stehen dabei im Vordergrund. Somit soll sichergestellt werden, dass der Personalbedarf des Unternehmens zu jeder Zeit gewährleistet werden kann.

Was macht ein Recruiter? Was macht man im Recruiting?

Ein·e Recruiter·in ist sich in der HR vorrangig für alle Tätigkeiten rund um die Personalbeschaffung verantwortlich. Zunächst erarbeiten Recruiter·innen zusammen mit den jeweiligen Ansprechpartner·innen aus den Fachabteilungen, welches Profil für die konkrete Position gesucht wird. In der Folge werden Stellenanzeigen erstellt, Strategien entwickelt und umgesetzt, um die passenden Talente für die vorliegende Vakanz zu finden. Von der Veröffentlichung klassischer Stellenanzeigen über die Direktansprache in sozialen Netzwerken bis hin zur Teilnahme an Jobmessen: Die Tätigkeiten hierbei sind vielfältig.

Ist die Stelle umfassend publiziert, so sind Recruiter·innen für das Screening von Bewerbungsunterlagen verantwortlich. Oftmals werden zudem erste Telefon-Interviews auf Basis des Anforderungsprofils der Hiring-Manager geführt, um gewisse Rahmenbedingungen abfragen. In der Verwaltung von Bewerbenden und der Abwicklung der Kommunikation hat sich die Verwendung von Bewerbermanagementsystemen wie dem onlyfy one Bewerbungsmanager etabliert. Diese erlauben eine transparente und effiziente Zusammenarbeit aller am Bewerbungsprozess Beteiligter.

Auch im gesamten Interview- und Auswahlprozess nehmen Recruiter·innen eine zentrale Rolle ein. Sie organisieren Interviews und nehmen an diesen teil, um die grundsätzliche Eignung von Bewerbenden festzustellen. Ergänzt werden sie dabei zumeist von den Hiring-Managern, um weitergehende fachliche Fragen zu klären. Mit der Auswahl sowie der Erstellung und Unterschrift des Arbeitsvertrages ist die Arbeit von Recruiter·innen jedoch noch lange nicht getan. So nehmen die Analyse der Bewerbungsprozesse, Stichwort Recruiting-KPIs, und die fortwährende Optimierung einen wichtigen Stellenwert in der täglichen Praxis ein.

Zudem sind Recruiter·innen oftmals in strategische Projekte wie die Weiterentwicklung der Karriereseite, die Etablierung neuer Recruiting-Kanäle, die Entwicklung und Umsetzung einer Employer-Branding-Strategie eingebunden. Es zeigt sich: Recruiter·innen decken in Ihrer täglichen Praxis eine Vielzahl an Aufgaben ab.

Der Recruiting-Prozess

Im Recruiting durchlaufen Sie eine Vielzahl an Prozessschritten. Diese lassen sich anhand des Einstellungs-Prozesses beschreiben – der jedoch von Unternehmen zu Unternehmen variieren kann.

Der Recruiting-Prozess involviert einige Schritte

Recruiting-Kennzahlen: Die wichtigsten Recruiting KPIs

Neben diesen übergreifenden Optimierungsmöglichkeiten ergeben sich weitere Potenziale auf Basis Ihrer Recruiting-Kennzahlen. Messen Sie diese zielgerichtet, können Sie davon kontinuierlich Verbesserungspotenziale ableiten.

Im Folgenden geben wir Ihnen Einblick in einige der wichtigsten Kennzahlen, in unserem Glossar-Eintrag zu Recruiting-KPIs finden Sie zudem weitere Informationen rund um die Messbarkeit Ihrer Personalsuche

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In unserem Whitepaper haben wir für Sie alles, was Sie über KPIs im Recruiting wissen müssen, zusammengetragen!

Time-to-Hire

Kaum eine Recruiting-Kennzahl ist derart verbreitet wie die Time-to-Hire. Aus gutem Grund, denn sie beschreibt jenen Zeitraum, den Ihr Bewerbungsprozess in Anspruch nimmt. Grundsätzlich wird dabei ab dem Zeitpunkt der Ausschreibung an begonnen zu messen. Das Ende für den Untersuchungszeitraum Ihrer Time-to-Hire variiert hingegen je nach Betrachtungsweise. Hier können Sie zwischen folgenden Zeitpunkten unterscheiden:

  • Ausschreibung bis zur Unterschrift des Vertrages
  • Ausschreibung bis zur Zusage durch Bewerber·in
  • Ausschreibung bis zur Angebotsunterbreitung

Klickzahlen auf Stellenanzeigen

Grundsätzlich sollten Sie nicht nur isoliert die Klickzahlen auf Ihre Stellenanzeigen betrachten, Sie sollten sich außerdem vor Augen führen, wie sämtliche Ihrer Recruiting-Kanäle performen. Das reicht von den Klickzahlen Ihrer Stellenanzeigen über die Bewerbung, die Sie über soziale Medien erreichen, hin zu den Einstellungen über Ihr Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programm.

Das Recruiting ist natürlich kein Feld, das sich losgelöst von sich stetig wandelnden Umweltbedingungen bewegt. Ganz im Gegenteil. Die Pandemie hat gezeigt, dass Unternehmen in Sachen Personalsuche stetig neue Wege gehen müssen, um den größten Herausforderungen wie Wertewandel und Fachkräftemangel erfolgreich zu begegnen. Im Folgenden haben wir die größten Herausforderungen, Veränderungen und Trends übersichtlich für Sie zusammengefasst. Erfahren Sie außerdem, wie Sie sich erfolgreich dazu positionieren.

Welche Herausforderungen gibt es im Recruiting?

Wie Sie vermutlich aus eigener Erfahrung wissen, kann ein Recruiting-Prozess einerseits zeitaufwändig, teuer und langwierig sein. Andererseits fällt es vielen Firmen immer schwerer, qualifizierte, gut ausgebildete Nachwuchstalente zu gewinnen. Aufgrund des demografischen Wandels ist es in den letzten zwei Jahrzehnten zu einem vermehrten Arbeits- und Fachkräftemangel gekommen, den speziell kleinere und mittlere Unternehmen spüren. Der Wettbewerb um die besten Mitarbeitenden stellt viele Unternehmen ebenfalls vor große Herausforderungen. Was bedeutet das für Sie?

Diese Herausforderungen im Recruiting sind heute wichtig

1. Demografischer Wandel

Ganz allgemein gesagt bezeichnet der demografische Wandel die Veränderung der Bevölkerungszusammensetzung hinsichtlich Altersstruktur, Geburtenzahlen, Sterbefälle und Migrationsbewegungen. Auch in Deutschland, Österreich und der Schweiz gibt es die Tendenz zur Überalterung der Gesellschaft: Die Lebenserwartung steigt, die Geburtenrate ist niedrig und ohne Migration würde das Bevölkerungswachstum stagnieren oder wäre sogar rückläufig.

Für Unternehmen und für Sie bedeutet dies in erster Linie, dass der Anteil der älteren Erwerbstätigen und Bewerbenden steigt. Gleichzeitig wird es immer schwieriger, Nachwuchskräfte zu erreichen. Daher müssen Sie sich vermutlich einiges einfallen lassen, um die besten Talente anzuwerben, dazu später mehr.

2. Fachkräftemangel

Der Wettbewerb um die besten Talente stellt eine der größten Herausforderungen des Human Resource Managements dar. Ende der 1990er Jahre fand dieser Wettbewerb hauptsächlich an Universitäten statt, um die besten Absolvent·innen für sich zu gewinnen. In den letzten 20 Jahren kam es jedoch vermehrt zu einem allgemeinen Fach- und Nachwuchskräftemangel, vor allem bedingt durch den bereits erwähnten demografischen Wandel.

Besonders betroffen davon sind die sogenannten MINT-Berufe, also mit den Schwerpunkten Mathematik, Informatik, Naturwissenschaft und Technik. Talente aus diesen begehrten Bereichen werden meist mit offenen Armen empfangen, sind jedoch am Arbeitsmarkt nicht leicht zu finden. Vor allem: Sie sind heiß umworben. Daher ist es umso wichtiger, als attraktiver Arbeitgeber für genau diese Zielgruppen aufzutreten. Um sich im Wettbewerb um die besten Mitarbeitenden durchzusetzen, sollten Sie sich daher auch mit folgenden Fragen auseinandersetzen:

  • Wird unser Unternehmen als attraktive Arbeitsstelle betrachtet?
  • Wie viel Wert legen wir auf eine angenehme Unternehmenskultur?
  • Werden Mitarbeitende ausreichend Karrierechancen geboten?
  • Wie sieht es mit Work-Life-Balance und Familienfreundlichkeit aus?
  • Gibt es im Unternehmen Möglichkeiten zur Weiterentwicklung?
  • Wie können Sie Ihre Recruiting-Prozesse effektiver gestalten?

3. Wertewandel

Aufseiten der Bewerbenden werden zugleich neue Werte immer wichtiger. Nicht mehr das Gehalt alleine ist verantwortlich für die Wahl eines Arbeitgebers, auch die Unternehmenskultur oder das Führungsverhalten werden kontinuierlich wichtiger. Zudem erwarten sich Talente heute – dort, wo es möglich ist – eine flexible Home- und Mobile-Office-Möglichkeit. Auch die Vier-Tage-Woche oder Workations gewinnen aufseiten der Talente an Bedeutung. Insgesamt zeigt sich, dass die Work-Life-Balance insbesondere für die junge Generation stetig an Relevanz gewinnt. Hier sollten Sie als Arbeitgeber entsprechende Rahmenbedingungen bieten, um die Vereinbarkeit von Beruf und Freizeit bestmöglich zu gewährleisten.

4. Machtverschiebung hin zu den Bewerbenden

Als logische Konsequenz von Wertewandel und Fachkräftemangel kann eine Entwicklung verstanden werden, die das Recruiting heute wesentlich prägt: die Machtverschiebung hin zu den Bewerbenden. Diese haben heute nämlich zumeist die Qual der Wahl. Der Arbeitsmarkt hat sich vom Anbieter- zum Nachfrager-Markt gewandelt. Das bedeutet, dass sich Unternehmen zunehmend bei Talenten bewerben – und nicht umgekehrt. Damit hat sich auch die Verhandlungsposition gewandelt. Hier müssen Sie als Arbeitgeber oftmals den Wünschen von Bewerbenden nachgeben, die früher undenkbar gewesen wären. Welche Grenzen Sie hier setzen, ist eine strategische Entscheidung, die Sie treffen müssen.

Veränderungen im Recruiting

Neben den großen Herausforderungen ist die Personalbeschaffung auch von vielseitigen Veränderungen betroffen. Diese sind grundsätzlich nichts Negatives: Sie sollten sie nur kennen und im Positiven für sich zu nutzen wissen. Hier finden Sie einige Veränderungen, die Sie im Recruiting auf dem Schirm haben sollten:

  1. Diversity und Inklusion: Diversität hat vielfältige positive Auswirkungen auf Ihr Unternehmen. Bereits im Recruiting haben Sie wesentlichen Einfluss auf die Diversität und Inklusion in Ihrem Unternehmen.
  2. Remote ist die neue Präsenz: Das betrifft nicht nur die massive Bedeutungszunahme von Homeoffice & Co, sondern auch die Art und Weise, wie Sie in der Praxis Interviews führen. Mit Vorteilen für beide Seiten: Sie sind so noch flexibler, ortsungebunden und effizienter. Natürlich bleiben Office-Präsenz und persönliche Interviews aber auch weiterhin wesentlich.
  3. Daten und Digitalisierung im Vormarsch: Eigentlich kommen Sie nicht mehr ohne eine lückenlose Aufzeichnung der wichtigsten Daten und der Nutzung digitaler Recruiting-Tools aus. Zu groß sind die Vorteile, die sie Ihnen bieten.
  4. Bühne frei für Künstliche Intelligenz: Mit ChatGPT hat künstliche Intelligenz in der öffentlichen Wahrnehmung einen weiteren Boost erhalten. Auch im Recruiting bieten KI & Co wertvolle Unterstützung – Stichwort: Recruiting 4.0.

Wie können wir künstliche Intelligenz in unser Berufsleben – und damit auch ins Recruiting – integrieren? Welche Vorteile bietet es? Und wo liefert der Mensch noch deutlich bessere Ergebnisse?

Diese Trends prägen das Recruiting 2023. Im Folgenden erhalten Sie eine Übersicht über einige Trend-Themen, die Sie beachten sollten:

  • Pre-Onboarding: Immer häufiger springen Bewerbende in einem späten Stadium des Bewerbungsprozesses ab. Dem müssen Sie mit gezielten Maßnahmen entgegenwirken – etwa in Form eines Pre-Onboardings in der Zeit von der Zusage bis zum ersten Arbeitstag.
  • Gezielter Mix bei Stellenanzeigen: In der Ausspielung Ihrer Stellenausschreibungen wird es zunehmend wichtiger, einen gezielten Mix an großen Jobbörsen, Social-Media-Kanälen und Nischen-Plattformen zu verwenden. Etwa mithilfe von Programmatic Job Advertising.
  • Employer Branding ist ein Must-have: Um auch weiterhin Top-Talente überzeugen zu können, benötigt es eine starke Arbeitgebermarke. Investitionen in Employer Branding sind dementsprechend ein Muss.

Recruiting: Fazit

Recruiting ist die Kunst, Talente zu finden, die optimal zur DNA eines Unternehmens passen. In vielen Unternehmen bewährt sich oftmals internes Recruiting, also die Besetzung vakanter Stellen mit bereits bestehenden Mitarbeitenden. Unerlässlich ist es aber auch, die Belegschaft mit neuen Köpfen zu durchmischen. Externes Recruiting ist daher mindestens genauso wichtig, jedoch wesentlich kosten- und zeitintensiver. Der Trend geht eindeutig Richtung Digitalisierung. Bewerbungen werden hauptsächlich digital abgeschickt. Talente nutzen immer häufiger mobile Endgeräte, um sich über Jobausschreibungen und Unternehmen zu erkundigen.

Sogar Bewerbungen selbst werden immer öfter von einem mobilen Gerät abgeschickt. Auch Vorstellungsgespräche werden zunehmend aus dem Homeoffice geführt. Außerdem sind Unternehmen erheblich mit einem Nachwuchs- und Fachkräftemangel konfrontiert. Die Nachbesetzung von manchen Nachwuchs- und Fachkräften ist oftmals schwierig. Abschließend lässt sich zusammenfassen: die Personalsuche ist die Casting-Abteilung des Unternehmens. Wie wir alle wissen: Ein schlecht gecasteter Film ist nicht erfolgreich. Daher ist es im Recruiting umso wichtiger, die passenden Talente zu finden. Die Belegschaft trägt schließlich wesentlich zum Erfolg eines Unternehmens bei.