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Recruiting


Was bedeutet „Recruiting“?

Recruiting ist die englische Bezeichnung für die Beschaffung von qualifiziertem Personal und ist Teil der Personalplanung. Das Suchen und Finden von optimal geeigneten Kandidat_innen für offene Stellen im Unternehmen, steht dabei im Vordergrund. Grundsätzlich unterscheiden wir zwischen internem und externem Recruiting.

Eine Personalbeschaffungsstrategie, die interne und externe Recruitingmaßnahmen perfekt aufeinander abstimmt, ist für die Besetzung einer offenen Stelle meistens entscheidend.


Was versteht man unter internem Recruiting?

Bei internem Recruiting wird ein/e passende/r Kandidat_in aus dem bereits bestehenden Personal bzw. einem aufgebauten Talentpool herangezogen.

Die Vorteile von internem Recruiting liegen auf der Hand: Es ist nicht nur kostengünstig und effizient, sondern auch schnell und unkompliziert. Bereits vorhandene Mitarbeiter_innen sind mit dem Unternehmen vertraut und passen zur Unternehmenskultur. Der Aufwand für die Einarbeitung ist meist weniger zeitintensiv. Die Gefahr, dass Sie eine Stelle fehlbesetzen ist daher sehr gering. Außerdem ist es für langjährige Mitarbeiter_innen oftmals interessant, im eigenen Unternehmen Karriere zu machen und sich weiterzuentwickeln.

Daher werden Stellen oft zuerst innerbetrieblich ausgeschrieben, zB per E-Mail-Aussendung, im Intranet, der Unternehmenszeitschrift oder auf dem schwarzen Brett. Sollte es keine passenden internen Kandidat_innen geben, müssen Sie die vakante Stelle entweder auf Jobbörsen ausschreiben oder aktiv über Soziale Medien direkt in Kontakt mit geeigneten Kandidat_innen treten, Stichwort: Active Sourcing – dazu später mehr.

TIPP: Eine detaillierte Begriffserklärung zu internem Recruiting finden Sie in unserem Beitrag zum Thema Personalbeschaffung

Was versteht man unter externem Recruiting?

Externes Recruiting bezeichnet im Grunde alle Maßnahmen zur Suche von Personal am Bewerber- und Arbeitsmarkt. Es gibt eine weitere Unterteilung in aktives und passives Recruiting. Zum aktiven Recruiting gehören das Schalten von Stellenausschreibungen, die Teilnahme an Karrieremessen und eben die aktive Ansprache potenzieller Kandidat_innen. Stellenbesetzungen aufgrund von Initiativbewerbungen, Blindbewerbungen oder Anzeigen von Jobsuchenden in Jobbörsen bezeichnet man als passives Recruiting.

Ein wichtiger Teil des externen Recruitings ist die Erschaffung und Vermarktung einer attraktiven Arbeitgebermarke, Stichwort Employer Branding. Soviel steht fest: Neue Mitarbeiter_innen bringen neue Impulse, Know-How und Erfahrung ins Unternehmen. Nachteil: Externes Recruiting ist kostenintensiv und zeitaufwändig. Werfen wir gleich einen Blick auf einen Recruiting-Prozess.

 

TIPP: Eine detaillierte Begriffserklärung zu externem Recruiting finden Sie in unserem Beitrag zum Thema Personalbeschaffung.

Wie sieht ein Recruiting-Prozess aus?

Wie die Vorgehensweise der Besetzung einer offenen Stelle aussieht, istvon Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Inwiefern sich die Prozesse unterscheiden, ist von einer Vielzahl an unternehmensspezifischen Faktoren abhängig: Größe, Struktur, Alter, Ziele, Software Nutzung, etc.

Bei sehr großen Unternehmen mit komplexen Organisationsstrukturen, kommt es oft vor, dass es nicht nur einen, sondern mehrere unterschiedliche Prozesse gibt. Diese können beispielsweise nach der zu besetzenden Position im Unternehmen unterschiedlich aufgebaut sein. Eine Suche nach einer Führungskraft kann sich maßgeblich von jener nach einer operativen Fachkraft unterscheiden.

Ein Recruiting Prozess kann zum Beispiel wie folgt aussehen:

  1. Erstellung von Stellenbeschreibung, Anforderungsprofil, etc.
  2. Zuweisung an verantwortlichen Recruiter
  3. Durchsicht des Talent Pools in einem Bewerbermanagementsystem
  4. Veröffentlichung und Verbreitung der Stellenausschreibung (Multiposting, Karriereseite, Social Media, etc.)
  5. Eingang der Bewerbungen
  6. Durchsicht der Bewerbungen und erste Vorauswahl
  7. Absage an ungeeignete Kandidaten und Mitteilung über weiteres Vorgehen an ausgewählte Bewerber
  8. Telefoninterview / Videointerview mit Vorauswahl
  9. Absage an ungeeignete Kandidaten und Mitteilung über weiteres Vorgehen an ausgewählte Bewerber
  10. Einladung und Durchführung online Assessment-Center
  11. Absage an ungeeignete Kandidaten und Mitteilung über weiteres Vorgehen an ausgewählte Bewerber
  12. Persönliches Gespräch mit Auswahl
  13. Abstimmung mit Abteilung und Recruiter-Team
  14. Absage an ungeeignete Kandidaten und Zusage an ausgewählte(n) Bewerber_In
  15. Start Onboarding-Prozess
  16. Vertragsabschluss
  17. Kontrolle der Kennzahlen und Prozess Evaluierung

Instrumente des Recruiting im Überblick:

Jobbörsen

Ohne Jobbörsen keine Kandidat_innen – Jobbörsen sind ein besonders wichtiger Recruiting-Kanal. Allein im deutschsprachigen Raum gibt es über 1000 Online-Jobbörsen für unterschiedliche Zielgruppen. Welche Plattform am besten für Ihre Kandidat_innensuche geeignet ist, hängt von Budget und Zielgruppe ab. Neben generalistischen Jobbörsen mit hoher Besucher_innenfrequenz gibt es auch branchenspezifische Jobbörsen, die auf spezielle Märkte und Bewerber_innen spezialisiert sind. Übrigens: für manche Jobs eignet sich auch die gute alte Stellenausschreibung in einer zielgruppenspezifischen Tageszeitung.

Eine eigene Karriereseite

Karriereseiten sind ebenfalls ein wichtiges Instrument im Recruiting und fördern das Image des Arbeitgebers. Eine gute Karriereseite bietet mehr als nur Stellenanzeigen. Sie sollte dem/der interessierten Kandidaten_in einen übersichtlichen und authentischen Einblick in das Unternehmen vermitteln. Dabei sollten Sie darauf achten, dass eine unkomplizierte Nutzung, klare Strukturen, leicht auffindbare Informationen zu Bewerbung, Unternehmen und Jobausschreibungen sowie ein direkter Kontakt zur Recruiting-Abteilung auf der Karriereseite gegeben sind. Soll heißen: die Bewerbung sollte dem/der Kandidaten_in so einfach wie möglich gemacht werden. Unternehmen verschaffen sich mit einer guten und übersichtlichen Karriereseite einen eindeutigen Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz.

Mobile Recruiting

Bewerbung über das Smartphone, Tablet oder eine App gehören mittlerweile schon zur Normalität. Recruiter_innen sollte bewusst sein, dass sich speziell die jüngere Zielgruppe größtenteils über mobile Devices auf Jobsuche macht und auch Bewerbungen mobil abschickt. Daher ist es wichtig, dass Karriereseiten und Stellenausschreibungen für mobile Endgeräte optimiert sind. Denn nichts ist ärgerlicher als eine Website, die nur auf dem PC funktioniert. Auch ein beliebtes Recruiting Instrument ist Social Media Recruiting über Soziale Netzwerke, wie Facebook, Twitter, Xing oder LinkedIn.

Karrieremessen und Hochschulmarketing

Wie wir weiter oben erläutert haben, ist es in vielen Bereichen gar nicht so einfach passende Nachwuchskräfte zu finden. Junge Absolvent_innen und Young Professionals machen Sie am besten auf Karriere-, Fach- und Unternehmensmessen auf sich aufmerksam. Immer beliebter werden auch Virtuelle Karrieremessen, Online-Karrieretage oder virtuelle Recruiting-Events, gerade auch in Zeiten von Corona.

Active Sourcing

Immer häufiger setzen Recruiter_innen auf Active Sourcing, also die aktive Ansprache von und persönliche Kontaktaufnahme zu potenziellen Kandidat_innen über unterschiedliche Kanäle. Die klassischen Methoden des Active Sourcing sind die direkte Ansprache interessanter Kandidat_innen auf Messen oder Karriere-Events. Aber auch soziale Business-Netzwerke bieten sich für die proaktive Kandidat_innensuche an, wie etwa LinkedIn oder XING. Als Sourcer muss es Ihnen gelingen, bei den Kandidat_innen Interesse für das Unternehmen zu erzeugen und gleichzeitig nicht zu aufdringlich zu wirken.

Dies ist mitunter gar nicht so einfach, da speziell in den Karrierenetzwerken viele Recruiter_innen ihr Glück probieren und begehrte Kandidat_innen kontaktieren. Auf jeden Fall sollte Active Sourcing ein fortwährender Prozess sein, der nicht erst bei einer Vakanz startet, sondern laufend durchgeführt wird. Die proaktive Kandidat_innenansprache ist zwar zeitintensiv, führt aber bei möglichen Neubesetzungen zu einer Zeit- und Kostenersparnis, da man besten Falles schon den ein oder anderen geeigneten Kandidat_innen für eine Stelle in petto hat.

Recrutainment

Das Wort Recrutainment ist eine Kombination aus Recruiting und Entertainment. Tatsächlich werden im Recrutainment spielerische Elemente eingesetzt, um herauszufinden, ob ein/e Kandidat_in für eine Stelle geeignet ist und zum Unternehmen passt. Immer mehr Unternehmen setzen auf diese spielerische Form des Personalmarketings. Immerhin ist es für Recruiter eine unkonventionelle Möglichkeit potenzielle Bewerber_innen in einem freien und lockeren Setting kennenzulernen.

Es geht dabei aber nicht nur um Spaß und Unterhaltung, sondern vielmehr um die Vermittlung von Lerninhalten und Marketingbotschaften oder die Simulation bestimmter unternehmensrelevanter Situationen. Recrutainment wird auf Bewerberseite meistens sehr gut aufgenommen und hat daher positive Auswirkungen auf das Image des Unternehmens – oft können Sie damit auch speziell die junge Zielgruppe ansprechen. Typische Elemente des Recrutainments sind etwa:

  • Online Assessments, Self-Assessements, Eignungstests, Cultural-Fit Checks
  • Selbsttests und Berufsorientierungsspiele für Auszubildende, Schüler_innen oder Maturant_innen
  • Career und Recruiting Games

Welche Herausforderungen gibt es im Recruiting?

Wie Sie vermutlich aus eigener Erfahrung wissen, kann ein Recruiting-Prozess einerseits zeitaufwändig, teuer und langwierig sein. Andererseits fällt es vielen Firmen immer schwerer qualifizierte, gut ausgebildete Nachwuchstalente zu gewinnen. Aufgrund des demographischen Wandels ist es in den letzten zwei Jahrzehnten zu einem vermehrten Arbeits- und Fachkräftemangel gekommen, den speziell kleinere und mittlere Unternehmen spüren. Der „war for talents“, also der Kampf um die besten Mitarbeiter_innen, stellt viele Unternehmen ebenfalls vor große Herausforderungen. Was bedeutet das für Sie, als Recruiter_in?

1. Demographischer Wandel

Ganz allgemein gesagt, bezeichnet der demografische Wandel die Veränderung der Bevölkerungszusammensetzung hinsichtlich Altersstruktur, Geburtenzahlen, Sterbefälle und Migrationsbewegungen. Auch in Deutschland, Österreich und der Schweiz gibt es die Tendenz zur Veralterung der Gesellschaft: die Lebenserwartung steigt, die Fertilitätsrate ist niedrig und ohne Migration würde das Bevölkerungswachstum stagnieren.

Für Unternehmen und für Sie, als Recruiter_in bedeutet dies in erster Linie, dass der Anteil der älteren Erwerbstätigen und Bewerber_innen im Unternehmen steigt. Gleichzeitig wird es immer schwieriger Nachwuchskräfte zu engagieren. Daher müssen Sie sich vermutlich einiges einfallen lassen, um die besten Kandidat_innen anzuwerben, dazu später mehr.

2. War for talents

Unter „war for talents“ versteht man den Wettkampf um die besten Talente. Ende der 1990er Jahre fand dieser Kampf hauptsächlich auf Universitäten statt, um die besten Absolvent_innen für sich zu gewinnen. In den letzten 20 Jahren kam es jedoch vermehrt zu einem allgemeinen Fach- und Nachwuchskräftemangel, vor allem bedingt durch den bereits erwähnten demografischen Wandel.

Besonders betroffen davon sind die sogenannten MINT-Berufe, also mit den Schwerpunkten Mathematik, Informatik, Naturwissenschaft und Technik. Kandidat_innen aus diesen begehrten Bereichen werden von Recruiter_innen meist mit offenen Armen empfangen, sind jedoch am Arbeits- und Bewerber_innenmarkt nicht leicht zu finden. Und vor allem: Sie sind heiß umworben. Daher ist es umso wichtiger als attraktiver Arbeitgeber für genau diese Zielgruppen aufzutreten. Um sich im Kampf um die besten Mitarbeiter_innen durchzusetzen, sollten Sie sich daher auch mit folgenden Fragen auseinandersetzen:

  • Wird unser Unternehmen als attraktiver Arbeitgeber betrachtet?
  • Wie viel Wert legen wir eine angenehme Unternehmenskultur?
  • Werden Mitarbeiter_innen ausreichend Karrierechancen geboten?
  • Wie sieht es mit Work-Life-Balance und Familienfreundlichkeit aus?
  • Gibt es im Unternehmen Weiterentwicklungsmöglichkeiten?

Wie können Sie Ihre Recruiting-Prozesse effektiver gestalten?

Recruiting-Prozesse sind also langwierig und zeitaufwändig. Recruiter_innen müssen jedoch oft unter hohem Zeitdruck eine Stelle besetzen – das Tagesgeschäft geht ja schließlich trotz Vakanz weiter. Auch Bewerber_innen erwarten eine rasche Antwort auf ihre Bewerbung. Außerdem: die Konkurrenz schläft nicht und begehrte Kandidat_innen sind schnell wieder weg vom Markt. Daher: schnelles und effizientes Recruiting ist wichtig. Allerdings ist speziell das Sichten und Sortieren der Bewerbungsunterlagen zeitintensiv und erfolgt häufig immer noch manuell.

In größeren Unternehmen landen mitunter tausende Bewerbungen pro Jahr in der E-Mail Inbox. Eine professionelle Bewerbermanagementsoftware kann Ihnen dabei helfen diese mühsamen manuellen Prozesse des Recruitings zu automatisieren. Gerade auch in Zeiten von Corona kann sich ein professionelles Bewerbermanagementsystem auszahlen, da ob der gestiegenen Arbeitslosigkeit wieder viele interessante Talente auf dem Arbeitsmarkt verfügbar sind. Die Digitalisierung macht auch nicht vor dem Recruiting halt.



Im Folgendem wollen wir Ihnen einige Anregungen zur Hand geben, damit auch Sie in Zukunft erfolgreich Ihre offenen Stellen besetzen können:

Setzen Sie auf E-Recruiting

Da die Kandidat_innensuche heutzutage hauptsächlich in elektronischer Form erfolgt, spricht man auch oft von E-Recruiting. Ziel des E-Recruitings ist es, mit Hilfe verschiedener Online-Tools freie Stellen bestmöglich zu besetzen und das Bewerbermanagement für Bewerber_innen und Recruiter_innen effizienter zu gestalten. Im E-Recruiting wird meist eine spezifische Online-Software in den Recruiting-Prozess integriert.

Sowohl eine eigene Karriereseite auf der Website des Unternehmens als auch Online-Jobinserate auf unterschiedlichen Jobbörsen gehören zu den gängigen Tools. Bewerber_innen werden unkompliziert über das Recruiting System registriert. Auch der Recruiter_innen erhält bei jeder neuen Bewerbung eine Benachrichtigung, dass sich ein/e neue/r Kandidat_in beworben hat. Speziell für größere Firmen gehört E-Recruiting bereits zum Alltag.

Passen Sie Ihre Recruiting-Maßnahmen auf die Auswirkungen von Corona aus

Die Corona-Krise hat zahlreiche Sphären unseres Lebens verändert, so auch den gesamten Arbeitsbereich. Viele Unternehmen wurden von der Corona-Krise hart getroffen und mussten Personal abbauen. Mitarbeiter_innen mussten während des Lockdowns ins Homeoffice. Besprechungen, Meetings und auch Vorstellungsgespräche wurden hauptsächlich virtuell abgehalten. Es gab weitreichende Umsatz- und Gewinneinbußen.

Als Folge der Krise sind nun viele Bewerber_innen wieder auf dem Markt. Ganz klar: Unternehmen werden auch in Zukunft qualifiziertes Personal benötigen. Daher ist es für Recruiter_innen in einem ersten Schritt wichtig den aktuellen Stellenbedarf zu prüfen und den Recruiting-Plan entsprechend anzupassen. Um in diesen krisenhaften Zeiten auch weiterhin die besten Bewerber_innen an Land zu ziehen, ist außerdem ein Umdenken notwendig. Recruiter_innen – oftmals selbst im Homeoffice – müssen sich an neue virtuelle Recruiting-Möglichkeiten heranwagen. Wie sehen diese aus?

  • Nutzen Sie Social Recruiting über Ihre Social Media Präsenz
  • Setzen Sie auf Videobewerbungen – so erhalten Sie einen ersten Eindruck des Kandidaten/ der Kandidatin, ohne persönliches Treffen
  • Virtuelle Vorstellungsgespräche per Videocall sind die neue Recruiting Realität
  • Persönliche Vorstellungsgespräche, finden natürlich auch weiterhin statt. Achten Sie jedoch unbedingt auf Hygieneregeln, verzichten Sie auf Händeschütteln und halten Sie Abstand.
TIPP: Wir haben 7 Tipps für erfolgreiches Recruiting zusammengestellt. Diese finden Sie in unserem Beitrag zu Personalbeschaffung.

Fazit

Recruiting ist die Kunst, Mitarbeiter zu finden, die optimal zur DNA eines Unternehmens passen. In vielen Unternehmen bewährt sich oftmals internes Recruiting, also die Besetzung vakanter Stellen mit bereits bestehenden Mitarbeiter_innen. Unerlässlich ist es aber auch, die Belegschaft mit neuen Köpfen zu durchmischen. Daher ist externes Recruiting mindestens genauso wichtig, jedoch leider wesentlich kosten- und zeitintensiver. Der Trend im Recruiting geht eindeutig Richtung Digitalisierung, gerade auch in Zeiten von Corona. Bewerbungen werden hauptsächlich digital abgeschickt. Kandidat_innen benutzen immer häufiger mobile Endgeräte, um sich über Jobausschreibungen und Unternehmen zu erkundigen.

Sogar Bewerbungen selbst werden immer öfter von einem mobilen Gerät abgeschickt. Auch Vorstellungsgespräche werden zunehmend virtuell geführt – nicht zuletzt aufgrund der Corona-Krise. Außerdem sind Recruiter_innen nach wie vor mit einem Nachwuchs- und Fachkräftemangel konfrontiert. Die Nachbesetzung von manchen Nachwuchs- und Fachkräften ist, ob eines Bewerber_innenmangels oftmals schwierig. Abschließend lässt sich zusammenfassen: Recruiter_innen sind die Casting-Verantwortlichen des Unternehmens. Wie wir alle wissen: ein schlecht gecasteter Film ist nicht erfolgreich. Daher ist es im Recruiting umso wichtiger, die passenden Kandidat_innen zu finden. Die Belegschaft trägt schließlich wesentlich zum Erfolg eines Unternehmens bei.



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