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Personalwesen

Begriffsdefinition und -erklärung

Als Personalwesen wird jene Branche bzw. jener Unternehmensbereich bezeichnet, der sich mit Personal und Arbeit als Produktions- und Erfolgsfaktor beschäftigt. Im Fokus des Personalwesens stehen die Zurverfügungstellung und der strategische Einsatz von Personen. Da Mitarbeiter als essentielle Ressource maßgeblich zum Erfolg eines Unternehmens beitragen, findet man das Personalwesen in jeder Organisation vor.
Weiters wird das Personalwesen auch als Personalwirtschaft, Personalmanagement oder Human Resources (kurz HR) betitelt.

Ziele im Personalwesen

Die Ziele der Funktion rund um das Personal einer Organisation sind äußerst vielfältig. Grundsätzlich stehen alle Ziele in einem Ursache-Wirkungs-Zusammenhang:
Eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit führt zu einer

  • niedrigen Mitarbeiterfluktuation,
  • gesteigerter Leistung,
  • niedrigeren Betriebskosten,
  • weniger Personalkosten (durch weniger Fehlzeiten und Kosten für Neueinstellungen),
  • mehr hochqualifizierte Bewerber und
  • verstärkte Innovationskraft des gesamten Unternehmens.

Unternehmen und Personalverantwortliche müssen Arbeitsplatzsicherheit, angemessenes Einkommen, langfristige Mitarbeiterbindung, gutes Arbeitsklima und eine angenehme Führungskultur ermöglichen, damit die volle Konzentration aller Personen auf das angestrebte Unternehmensziel gerichtet werden kann. Konkret kann das Personalwesen auf Personalführung und Personalverwaltung aufgegliedert werden.

Personalführung

Unter dem Deckmantel der Personalführung versteht man die strategische und zielführende Integration der Mitarbeiter eines Unternehmens in die jeweiligen Unternehmensaufgaben. Die Aufgabenpakete können wie folgt zusammengefasst werden:

Personalplanung

Abgeleitet von den übergeordneten Zielen und dem langfristigen Unternehmensplan, wird im Sinne der Personalplanung der derzeitige und zukünftige Bedarf an Mitarbeitern analysiert. Unter Berücksichtigung der erwarteten Entwicklung der Bevölkerung und der damit einhergehenden Veränderung der Mitarbeiter, können

  • die individuelle Personalplanung (Planung der Laufbahn, Karriere, Nachfolge einzelner Mitarbeiter) und
  • die kollektive Personalplanung (Planung von Personalbeständen, Einsatzplänen, Kostenplänen, etc. für ganze Abteilungen oder die Gesamtheit des Personals) unterschieden werden.

Personalentwicklung

Alle Maßnahmen, die zur Aus- und Weiterbildung von Mitarbeitern dienen, zählen im Personalwesen zur Personalentwicklung. Ziel ist eine kontinuierliche Steigerung der Qualifikationen und Kompetenzen des Personals, womit in weiterer Folge eine höhere Leistung angestrebt wird.
Als Basis der Entwicklungsmaßnahmen müssen Mitarbeiter- und Feedbackgespräche, Beurteilungen und Befragungen durchgeführt werden. Nur durch die Mithilfe der Mitarbeiter und einem ergebnisorientierten Maßnahmenplan, kann die Personalentwicklung einen ausschlaggebenden Vorteil im Wettbewerb.

Personalkommunikation

Dieser Funktionsbereich umfasst die interne und die externe Kommunikation mit bestehendem Personal, potentiellen neuen Mitarbeitern und anderen Stakeholdern des Unternehmens, die Einfluss auf die Personalsituation haben können.

  • Zur internen Kommunikation zählen das Intranet, Betriebszeitung und –versammlung, firmeninternes Schwarzes Brett, genauso wie die Pausenkommunikation in der Kantine.
  • Die externe Kommunikation beinhaltet die Vernetzung mit Personalberatern bzw. –agenturen, Zeitarbeitsfirmen oder Universitäten und Verbänden.

Personalverwaltung

Hierbei geht es vor allem um die Administration und die Abwicklung essentieller Verwaltungsaufgaben, die sich in einem Unternehmen durch die Mitarbeiter und die Ziele des Personalwesens ergeben.

Personalbeschaffung

In der gängigen Literatur wird Personalbeschaffung häufig mit dem Begriff Personalmarketing gleichgesetzt. Hierbei werden alle Aktivitäten gemeint, die sicherstellen, dass der Bedarf an Mitarbeitern gedeckt ist. Durchgeführt wird die Personalbeschaffung entweder intern (z.B. durch Versetzungen oder Beförderungen) oder extern (z.B. durch Stelleninserate, Personalvermittler, Jobbörsen und –messen).

Personaleinsatz

Die Einsatzdauer von Mitarbeitern erstreckt sich vom ersten Tag der Personaleinführung, über die Haupteinsatzphase, in der die maximale Arbeitsleistung erzielt wird, bis hin zur Personalabgangsphase, welche mit der Freisetzung endet. Jeder dieser Phasen muss die notwendige Relevanz beigemessen werden, da sich beispielsweise ungenügende Einarbeitung oder unbegründete Kündigungen auf die Arbeitsmotivation und –leistung des gesamten Personals auswirken.

Personalcontrolling

Allgemein ist das Personalcontrolling eine essentielle Funktion, welche die zielgerichtete Koordination diverser Aufgaben und Prozesse übernimmt, bzw. zahlreiche Bereiche bei Koordinationsaufgaben unterstützt.
Als Teil des Personalcontrollings ist auch die Personalwirtschaftskontrolle zu nennen. Diese überwacht und untersucht Geschehnisse im Personalwesen. Hierbei kann es sich um die Personalkostensenkung, Mitarbeiterfluktuation oder Arbeitsleistungssteigerung handeln.

Entgeltmanagement und Personalbetreuung

Als eine der zentralsten administrativen Funktionen der Personalverwaltung gilt das Entgeltmanagement. Lohn, Lohnnebenkosten, Sozialversicherung und Steuerzahlung sind einige hier nennenswerte Bereiche. Jene Leistungen, die über das vereinbarte Entgelt hinausgehen (beispielsweise Sozialmaßnahmen) zählen zur Personalbetreuung.