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Personalplanung Definition

Personalplanung Definition, Ziele und Aufgaben

Grundsätzlich kann die kollektive von der individuellen Personalplanung unterschieden werden. Die kollektive Personalplanung eines Unternehmens umfasst die Erstellung eines Maßnahmenkataloges, um kurz-, mittel- und langfristige Verfügbarkeit von ausreichend qualifizierten Mitarbeitern sicherzustellen. Die Bestandteile des Maßnahmenkataloges lassen sich in diverse Bereiche, wie z.B. Personalbestands- und Personalbedarfsplanung unterteilen. Wie diese Maßnahmen für den einzelnen Mitarbeiter aussehen können, wird in der individuellen Planung festgelegt.

Kollektive Personalplanung Definition

Gemäß Definition bezieht sich die kollektive Personalplanung auf die Betrachtung des Personals als Ganzes – also auf die Gesamtheit der Mitarbeiter. Die kollektive Personalplanung lässt sich in die folgenden Bereiche unterteilen:

Personalbestandsplanung

In der Personalbestandsplanung wird der aktuelle IST-Bestand an Arbeitnehmern ermittelt. Hierbei werden auch Daten wie z.B. Alter, Geschlecht, Abteilung, Arbeitszeit, Ausbildung, bzw. Studium, etc. erhoben. Es soll möglichst genau dargestellt werden, über welche Personalressourcen das Unternehmen verfügt, um bei der Personaleinsatz- und der Personalbedarfsplanung auf die gesammelten Informationen zurückgreifen zu können.

Personalbedarfsplanung

Ermittelt mit Hilfe ausführlicher Analysen den zukünftigen Personalbedarf. Hierzu ist es wichtig, zuerst die Personalbestandsplanung abzuschließen, denn der Personalbedarf errechnet sich aus dem aktuellen Bestand, zuzüglich sicherer Zugänge (zukünftige, bereits feststehende Personalressourcen) und abzüglich feststehender Abgänge. Dabei unterscheidet man zwischen verschiedenen Arten von Personalbedarf:

  • Neubedarf: Besetzung von neuen Stellen, z.B. durch Abteilungsvergrößerungen, Erhöhung der Betriebskapazität, etc.
  • Ersatzbedarf: Deckung von freiwerdenden Arbeitsplätzen aufgrund von Kündigung, Pensionierung, etc. eines bestehenden Mitarbeiters
  • Zusatzbedarf: übergangsweiser Mehrbedarf, vor allem bei saisonabhängigen Betrieben (z.B. Obsternte, Gastronomie)
  • Minderbedarf: geringerer Personalbedarf auf Grund von Rationalisierungsmaßnahmen
  • Reservebedarf: für Notsituationen in Reserve gehaltener Personalstamm

Personalbeschaffung

Wie kann der ermittelte Personalbedarf gedeckt werden? Mit dieser Frage beschäftigt sich der Teilbereich der Personalbeschaffung. Sie richtet sich nach vier Dimensionen: Wieviele Mitarbeiter, mit welchen Qualifikationen werden wann und wo benötigt? Bei den Maßnahmen zur Beschaffung von Personal unterscheidet man grundsätzlich zwischen internen und externen Methoden. Während die interne Personalbeschaffung versucht Stellen, mit den eigenen Mitarbeitern zu besetzten, konzentriert sich die externe Personalbeschaffung auf die Rekrutierung von neuem Personal.

Personalentwicklung

Bei der Personalentwicklung geht es um die Aus- bzw. Weiterbildung von Mitarbeitern. Durch gezielte Fördermaßnahmen sollen die bestehenden Mitarbeiter im Unternehmen derzeit und zukünftig benötigte Qualifikationen erlernen. Ein wichtiger Teilbereich ist die Führungskräfteentwicklung, also die Förderung von Nachwuchsführungskräften. Diese eignen sich besonders gut zur Besetzung von zukünftig offenen Führungspositionen, da sie bereits mit dem Unternehmensgeschehen vertraut sind und somit keine lange Einarbeitungsphase benötigen. Ein weiterer positiver Nebeneffekt von Personalentwicklungsmaßnahmen, ist eine Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und -motivation durch die Ermöglichung von Aufstiegsmöglichkeiten.

Personaleinsatzplanung

Mit Hilfe der Personaleinsatzplanung werden die Personalressourcen des Unternehmens auf die vorhandenen Stellen aufgeteilt. Es soll erreicht werden, dass immer die richtige Mitarbeiteranzahl mit entsprechenden Qualifikationen, für zu besetzenden Stellen vorhanden sind. Die Planung bezieht sich auf vier Dimensionen:

  • qualitativ
  • quantitativ
  • zeitlich
  • lokal

Personalfreisetzung

Maßnahmen die dazu dienen, einen Mitarbeiterüberschuss abzubauen. Mögliche Gründe für einen Personalabbau können sein:

  • Mechanisierung
  • saisonale Schwankungen
  • angestrebte kurzfristige Erhöhung des Gewinns
  • Standortverlegungen bzw. Betriebsstilllegungen
  • strukturelle Veränderungen, Reorganisation
  • Fehler im Personalmanagement

Individuelle Personalplanung Definition

Die individuelle Personalplanung bezieht sich auf Maßnahmen bzw. Projekte, die nur einen Mitarbeiter betreffen. Durch eine individuelle Planung kann gezielt auf die Bedürfnisse der einzelnen Mitarbeiter eingegangen werden. Somit haben die Mitarbeiter das Gefühl, dass Ihre eigenen Ziele und Wünsche vom Unternehmen gehört werden. Die Mitarbeiterzufriedenheit steigt hierdurch enorm und die individuelle Personalplanung ist somit ein effektives Instrument zur Mitarbeiterbindung. Sie wird entweder durch Gespräche zwischen Führungspersonen und Personalverantwortlichen untereinander, oder im Rahmen eines Mitarbeitergespräches durchgeführt. Hierbei können z.B. die folgenden Punkte im Mittelpunkt stehen:

  • Karriereplanung
  • Planung der Nachfolge eines Mitarbeiters
  • Planung der Einarbeitung
  • Besetzungsplanung