Als Personalkosten bezeichnet man allgemein alle Kosten, die für den Produktionsfaktor Arbeit aufgewendet werden. Bei der Kalkulation von Personalkosten gerät man schnell in Versuchung, nur den Bruttolohn eines Arbeitnehmers zu veranschlagen. Die Personalkosten setzen sich aber aus viel mehr Komponenten zusammen. Diese können in direkte und indirekte Faktoren unterteilt werden.
Des Weiteren entstehen zusätzliche Kosten durch eine hohe Fluktuationsrate, da die Rekrutierung von neuem Personal sehr kostenintensiv ist (Stellenausschreibungen, Bewerbungsprozess, etc.).
Um die Personalkosten für einen Mitarbeiter zu berechnen, müssen die gesamten direkten und indirekten Kosten erfasst werden, die dieser verursacht. Diese Kosten verteilt man dann auf die tatsächliche Arbeitszeit (ohne Urlaubstage, Feiertage, Fortbildungszeit, etc.), wodurch sich der „echte“ Stundenlohn eines Mitarbeiters ergibt.
Hierzu ein konkretes Beispiel:
Entspricht der ermittelte „Preis“ für einen Mitarbeiter auch seinem Nutzen für das Unternehmen? Ein Mitarbeiter sollte im Schnitt ca. das 2-fache von dem, was er an Kosten verursacht, erwirtschaften. Wenn variable Kosten pro Mitarbeiter anfallen, z.B. Materialkosten im Handwerk, dann muss man diese ebenfalls berücksichtigen. Sollte man durch eine exakte Berechnung der tatsächlichen Personalkosten herausfinden, dass der Nutzen, den ein Mitarbeiter einbringt, über einen längeren Zeitraum sogar unter den für ihn anfallenden Kosten liegt, muss man Maßnahmen zur Senkung der Personalkosten treffen. Im Folgenden lesen Sie drei Tipps, wie Sie Ihre Personalkosten nachhaltig senken können.
Ein wesentlicher Faktor, wenn es um das Senken von Personalkosten geht, sind Sonderzahlungen und Zusatzleistungen von Seiten des Arbeitgebers. Da diese Leistungen freiwillig sind, ist es am sinnvollsten, hier mit den Sparmaßnahmen zu beginnen. Man könnte zum Beispiel Weinachts- und Urlaubsgelder, oder Essenszuschüsse kürzen. Allerdings ist es wichtig, Sonderleistungen nicht zu einschneidend zu reduzieren, da ansonsten die Mitarbeiterzufriedenheit und somit auch die Mitarbeiterbindung zu sehr leidet, was eine erhöhte Fluktuation verursachen kann.
Anstatt der Festlegung einer genauen Anzahl an zu leistenden Wochenstunden, kann man einen Zeitrahmen mit einer Mindest- und Maximalstundenzahl vereinbaren. Dieser könnte zum Beispiel zwischen 25 und 45 Stunden liegen. Der Arbeitgeber erhält somit die Möglichkeit den Mitarbeiter, je nach Auslastung des Unternehmens, flexibel einzusetzen. Man spart also Personalkosten, die normalerweise bei einer Mehrbeanspruchung des Arbeitnehmers anfallen würden. Diese Vorgehensweise erfordert allerdings eine gute Kommunikation im Unternehmen und enormen Koordinationsaufwand. Es sollte darauf geachtet werden, dass im Jahresdurchschnitt die reguläre Arbeitszeit von ca. 40 Stunden pro Woche eingehalten wird.
Werden gewisse Leistungen nur für kurze Zeit oder nur selten für kurze Zeitspannen benötigt, ist es sinnvoll auf eine Festanstellung zu verzichten. Mögliche Alternativen sind: