Personaleinsatzplanung

Gezielt Mitarbeiter einsetzen

Die Personaleinsatzplanung ist ein Teilbereich der Personalplanung. Der Fokus liegt auf dem gezielten und richtigen Einsatz der Mitarbeiter_innen innerhalb Ihres Unternehmens. Dabei kann zwischen der qualitativen, der quantitativen, der zeitlichen und der örtlichen Personaleinsatzplanung unterschieden werden.

Erfahren Sie hier, worin der Unterschied zwischen den Teilbereichen liegt. Lesen Sie außerdem, welche Aufgaben und Ziele konkret verfolgt werden. In 4 Tipps erläutern wir, wie Sie auch in Ihrem Unternehmen eine optimale Planung sicherstellen.

Was versteht man unter Personaleinsatzplanung?

Mit Hilfe der Personaleinsatzplanung werden die Humanressourcen Ihres Unternehmens auf die vorhandenen Stellen aufgeteilt. Dabei sollten die Fähigkeits- und Qualifikationsprofile Ihrer Mitarbeiter_innen auf die jeweiligen Stellen und Aufgabenbereiche abgestimmt werden. Sowohl bei der Personalbedarfs– als auch bei Personaleinsatzplanung müssen unterschiedliche Kriterien wie Qualifikationen, Unternehmensvorgaben, Ziele und die jeweilige Strategie berücksichtigt werden.

Es soll zu jedem Zeitpunkt die passende Anzahl an kompetenten Mitarbeiter_innen zur Verfügung stehen. Dadurch soll eine flexible Basis geschaffen werden, um als Unternehmen jederzeit auf kosten- oder bedarfsschwankende Anforderungen reagieren zu können.

Eine gezielte Personaleinsatzplanung führt zu:

• einer höheren Effizienz durch einen optimalen Einsatz der Mitarbeiter_innen,
• reibungslosen Arbeitsabläufen, da die jeweiligen Aufgabengebiete und Tätigkeiten allen Beteiligten bekannt sind,
• einem besseren Arbeitsklima durch eine klare und verständliche Rollenverteilung,
• einer erhöhten Mitarbeiter_innenzufriedenheit und –bindung, wodurch deren Produktivität und Motivation zusätzlich gesteigert werden.

Welche Aufgaben hat die Personaleinsatzplanung?

Die übergeordnete Aufgabe der Personaleinsatzplanung besteht in dem richtigen Einsatz qualifizierter Mitarbeiter_innen.

Weitere Aufgabenbereiche, die damit einhergehen, sind:

• Vorbeugen von Personalengpässen und -überschüssen: Gemeinsam mit der Personalbedarfsplanung sollte sichergestellt werden, dass Ihrem Unternehmen eine optimale Anzahl an Mitarbeiter_innen zur Verfügung steht. Dadurch soll verhindert werden, dass Arbeitnehmer_innen gelangweilt oder überarbeitet sind.
• Grundlage von Personalentscheidungen: Da eine falsche Anzahl an Fach- und Führungskräften vermieden werden soll, bietet die Personaleinsatzplanung eine Grundlage für zukünftige Entscheidungen wie Kündigungen, Recruiting neuer Mitarbeiter_innen, Umschulungen oder Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Überstundenreduktion: Arbeitnehmer_innen werden genau dann eingesetzt, wenn sie auch gebraucht werden, wodurch Überstunden vermieden werden können.
• Keine Leerzeiten: Mit einer genauen Einsatzplanung werden Leerzeiten vermieden, in denen Mitarbeiter_innen keine konkreten Aufgaben zu erledigen haben.
• Produktivitätssteigerung: Eine optimale Planung führt zur Produktivitätssteigerung Ihrer Fachkräfte, was mit einer langfristigen Kostensenkung einhergeht.
• Flexibilität: Um auf die jeweiligen internen und externen Einflussfaktoren und Anforderungen schnell und bestens zu reagieren, sollten bei der Personaleinsatzplanung auf möglichst flexible Prozesse und Einteilungen geachtet werden.

Die genaue Umsetzung und der Aufgabenbereich der Personaleinsatzplanung, sind natürlich von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Aufgrund verschiedener Anforderungen und Unternehmensziele, differenziert die Personaleinsatzplanung auch je nach Branche. Während beispielsweise in der Produktion großer Wert auf eine agile Schichtplanung gelegt wird, muss im Gastgewerbe rasch auf schwankende Kund_innenfrequenzen reagiert werden. Im Einzelhandel muss der Personaleinsatz wiederum in stressigen Zeiten wie der Weihnachtszeit schnell und effizient erhöht werden.

Welche Teilbereiche umfasst die Personaleinsatzplanung?

Die Planung des Personaleinsatzes kann in 4 Dimensionen unterteilt werden:

1. Qualitative Dimension:

Dieses Teilgebiet befasst sich mit den jeweiligen Qualifikationen und Fähigkeiten, die für unterschiedliche Aufgaben und Bereiche in Ihrem Unternehmen notwendig sind. Weiterentwicklungsmaßnahmen, Umschulungen oder Versetzungen von Mitarbeiter_innen spielen in diesem Zusammenhang eine wesentliche Rolle.

2. Quantitative Dimension:

Hierbei geht es um die zukünftige Veränderung der Mitarbeiter_innenanzahl durch Zu- und Abgänge in Ihrem Unternehmen. Dabei wird die Frage beantwortet, ob sich der zukünftige Personalbedarf mit dem Bestand abdeckt, oder ob Sie sich auf die Suche nach neuen Mitarbeiter_innen begeben sollten.

3. Zeitliche Dimension:

Dieser Teilbereich befasst sich mit den saisonalen Unterschieden in der Einsatzplanung Ihres Personals. Das Gastgewerbe oder auch der Einzelhandel sind beispielsweise Branchen, in denen je nach Saison und Nachfrage auch der notwendige Personaleinsatz variiert und dementsprechend geplant werden muss.

4. Örtliche Dimension:

Die letzte Dimension beschäftigt sich mit dem Einsatzort Ihrer Fach- und Führungskräfte. Dabei wird ermittelt, an welchem Standort wie viele Mitarbeiter_innen eingesetzt werden sollten.

Tipps für die optimale Personaleinsatzplanung:

Die genaue Einsatzplanung Ihres Personals sollten Sie unternehmensintern und individuell vornehmen. Die folgenden Tipps sollen Ihnen bei der Gestaltung und Umsetzung helfen:

Analysieren Sie Ihre Arbeitssituation

Bevor Sie mit der Planung Ihres Personals beginnen, sollten Sie genügend Informationen zur derzeitigen Situation in Ihrem Unternehmen sammeln. In diesem Zusammenhang spielt auch die Personalbedarfsplanung eine wesentliche Rolle. Stellen Sie sich zur Analyse Ihrer Unternehmenssituation die folgenden Fragen:

• Wie viele Personen arbeiten derzeit in unserem Unternehmen?
• Welche Einsatzbereiche und Aufgabengebiete gibt es?
• Welche Qualifikationen und Fähigkeiten sind zur Aufgabenerfüllung notwendig?
• Wie viele Arbeitnehmer_innen sind dafür erforderlich?

Halten Sie den aktuellen Arbeitnehmer_innenstand, sowie deren Qualifikationen schriftlich fest, um sicherzustellen, dass Ihnen jederzeit ausreichend Personal zur Verfügung steht.

TIPP: Sie wollen wissen, wie viel zusätzliches Personal Ihr Unternehmen benötigt? Ein konkretes Beispiel zur Ermittlung des Bedarfs finden Sie in unserem Beitrag zum Thema Personalbedarf berechnen.

Seien Sie flexibel

Flexibilität spielt in der Personaleinsatzplanung eine entscheidende Rolle. Schließlich müssen Sie möglichst schnell auf veränderte interne und externe Anforderungen reagieren. Beachten Sie, dass beispielsweise auch bei einer schwankenden Kund_innenfrequenz oder unvorhersehbaren Situationen genügend Personal vor Ort ist. Vermeiden Sie deshalb eine statische Planung und seien Sie offen und bereit für Veränderungen.

Beziehen Sie Ihr Team in die Planung mit ein

Kommunikation ist bei der Einsatzplanung Ihres Personals das A und O. Tauschen Sie sich daher regelmäßig mit Ihren Arbeitnehmer_innen aus und berücksichtigen Sie deren Wünsche oder Anmerkungen bei der Planung. Damit wird Ihnen nicht nur die Umsetzung und Organisation erleichtert. Gleichzeitig steigern Sie die Zufriedenheit und Motivation Ihrer Mitarbeiter_innen, da Sie ihnen zeigen, dass Sie Wert auf deren Meinung legen.

Excel-Sheet oder Software: Sie entscheiden

Je nach Unternehmensgröße und verfügbaren Ressourcen, sollten Sie individuell entscheiden, wie Sie Ihre Personaleinsatzplanung gestalten. In kleineren Unternehmen kann eine Excel-Liste mit den jeweiligen Dienstplänen ausreichend sein. In großen Konzernen sind Excel-Sheets oft zu unübersichtlich und schwer bearbeitbar. Viele Unternehmen arbeiten bei der Personaleinsatzplanung deshalb mit einer passenden Software. Dadurch ist die gesamte Planung übersichtlicher und transparent. Informieren Sie sich ausreichend über die unterschiedlichen Systeme und deren Funktionen, um die für Sie passende Wahl zu treffen.

Fazit:

Die Personaleinsatzplanung behandelt den richtigen Einsatz der Mitarbeiter_innen, die über die notwendigen Qualifikationen verfügen. Dadurch soll sichergestellt werden, dass Ihr Unternehmen auf veränderte Anforderungen wie beispielsweise eine erhöhte Nachfrage oder schwankende Kund_innenfrequenzen flexibel reagieren kann. Bei der Personaleinsatzplanung kann zusätzlich zwischen Qualifikationen, der Anzahl der Mitarbeiter_innen und dem zeitlichen sowie dem örtlichen Einsatz unterschieden werden. In jeder Dimension ist es wichtig, Ihre Arbeitnehmer_innen in die Planung miteinzubeziehen.