Personalbestandsplanung

# HR-Toolkit: Glossar

Definition und Ziele

Anhand der Personalbestandsplanung lässt sich der qualitative und quantitative IST-Stand der Personalsituation innerhalb eines Unternehmens feststellen. Zudem können auch Prognosen über den Personalbestand bis zum Ende der Planungsperiode mithilfe von Erfahrungswerten oder Schätzungen getroffen werden. Damit ist die Personalbestandsplanung eine wichtige Grundlage für die weitere Personalbedarfsrechnung.

Quantitative Personalbestandsplanung

    Aktueller Bestand
    - ungeplante Abgänge
    = Prognosebestand 
    -/+ geplante Ab- bzw. Zugänge
    = Planbestand

Geplante beziehungsweise ungeplante Abgänge

  • Kündigungen
  • Antritt von Pensionen
  • Arbeitsunfähigkeit von Mitarbeitern
  • Beginn von Mutterschutz oder Elternzeit
  • Aufnahme von Wehrdiensten
  • Versetzungen
  • Todesfälle

Ein wesentliches Problem der quantitativen Personalbestandsplanung ist, dass Abgänge, welche vom Arbeitnehmer verursacht werden, wie zum Beispiel Kündigungen seinerseits oder Arbeitsunfähigkeit durch einen Unfall, nicht geplant werden können. Sie werden deshalb meist durch die Verwendung von bestimmten Raten oder Erfahrungswerten in die Prognose mit einbezogen.

Mögliche Zugänge

  • Leiharbeiter
  • Rückkehr von Mitarbeitern aus Mutterschutz, Elternzeit, Langzeitbeurlaubungen,
    Krankenstand, etc.
  • Arbeitsbeginn von neuen, bereits eingestellten Mitarbeitern
  • anschließende Beschäftigung von Auszubildenden
  • Zugänge durch Versetzungen aus anderen Abteilungen beziehungsweise Standorten

Qualitative Personalbestandsplanung

Die qualitative Personalbestandsplanung sieht eine Differenzierung der Personalbestände nach Fähigkeiten, Alters- und Geschlechtsstrukturen und Kenntnissen vor. Ein weiteres Ziel der Personalbestandsplanung, ist die Prognose von deren Veränderung bis zum Planungshorizont, sowie die Erstellung einer wünschenswerten qualitativen Bestandsstruktur.
Idealtypische Vorgehensweise zur Erstellung einer qualitativen Personalbestandsplanung:

  1. Analyse der Bestandsstrukturen (Datenerhebung aus Bestandsstatistiken)
  2. Erhebung intern vorhandener Fähigkeiten:
  • kognitive Fähigkeiten
  • soziale Kompetenzen (u.a. Kontakt- und Kommunikationsfähigkeit)
  • physische Fähigkeiten: Körperliche Belastbarkeit
  • psychische Kenntnisse
  • Kenntnismerkmale (u.a. Abschlüsse, Zertifikate etc.)
  • Darstellung der erhobenen Fähigkeiten mit Hilfe von Fähigkeitsvektoren. Diese können anschließend Stellen und Mitarbeitern zugeordnet werden. Dies ermöglicht die Analyse der Verteilung von Fähigkeiten innerhalb des Unternehmens.
  • Erstellung der zukünftigen Fähigkeitenstruktur: Da Vergessens- und Lernraten nicht messbar sind, werden Fähigkeiten periodisch durch Leistungsbeurteilungen überprüft.
  • Fallbeispiel

    Ausgangslage:

    Sie arbeiten im Personalmanagement eines mittelständischen Unternehmens, dass Metallrohre produziert. Für den neuen Geschäftsführer müssen Sie den genauen Personalbestand bis zum Ende der Planungsperiode berechnen. Da im nächsten Jahr Teile der Produktion automatisiert werden sollen, müssen mindestens 4 Arbeitsplätze im Bereich Produktion abgebaut werden. Durch Erfahrungswerte der letzten Jahre wissen Sie, dass jedes Jahr mindestens 3 Personen aus der
    Produktion das Unternehmen aufgrund von Kündigung, Schwangerschaft etc. verlassen.

    Berechnung quantitativer Personalbestand:

    Aktueller Bestand laut Lohnverrechnung: 27 Personen
    - ungeplante Abgänge aus Erfahrungswerten: 3 Personen
    = Prognosebestand: 24 Personen
    

    2 Ihrer Produktionsleiter sind bereits im Rentenantrittsalter und werden das Unternehmen mit Ende des Jahres verlassen. Damit die Produktion bis zum Ende der Planungsperiode aufrecht erhalten werden kann, benötigen Sie mindestens 23 Personen.

    Prognosebestand: 24 Personen
    - Geplante Abgänge: 2 Personen
    + geplante Zugänge: 1 Person
    = Planbestand: 23 Personen
    

    Kalkulation qualitativer Personalbestand:

    Da 2 Personen aus leitenden Positionen im Bereich Produktion das Unternehmen verlassen werden, können Sie im Sinne der qualitativen Personalbestandsplanung schon festhalten, welche Qualifikationen der geplante Zugang haben muss.

    Da Teile der Produktion mit Ende der derzeitigen Planungsperiode automatisiert abgewickelt werden, benötigt man auf qualitativer Ebene weniger Personal für die untere Produktionsebene. Insgesamt sollen 4 Personen weniger in der Produktionsabteilung beschäftigt sein. Ziel ist es jedoch, die Vertriebsabteilung um 6 weitere Mitarbeiter auszubauen.

    Erwünscht wäre aus Ihrer Sicht folgender Personalbestand in qualitativer Hinsicht im Bereich Produktion:

    • Montage: 10 Mitarbeiter
    • Qualitätssicherung: 5 Mitarbeiter
    • Koordination/Führungskräfte: 4 Mitarbeiter

    Um feststellen zu können, welche Personen eventuell für eine Umbesetzung in den Vertrieb in Frage kommen, führen Sie eine Mitarbeiterbefragung inkl. Leistungsbeurteilung unter den Produktionsmitarbeitern durch.

    Das Ergebnis sieht wie folgt aus:

    Sie kommen zu dem Schluss, dass 3 Personen bereit und fähig sind, um in den Vertrieb zu wechseln und somit im Unternehmen gehalten werden können. Sie haben also bis zu Beginn der nächsten Planungsperiode einen geplanten Unternehmensaustritt und müssen noch 3 weitere Personen mit Vertriebs Know-How einstellen. Davon sollte mindestens eine Person als Führungskraft geeignet sein. Zudem sollen alle Neuzugänge über spezifische Software-Kenntnisse verfügen.