Personalakte

# HR-Toolkit: Glossar

Inhalte und Nutzen

Eine Personalakte enthält sämtliche mitarbeiterbezogenen Informationen wie z.B. dessen Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse, den Arbeitsvertrag, etc.

Auch wenn es in der Privatwirtschaft keine gesetzliche Pflicht zur Erstellung von Personalakten gibt, kann sich der Aufwand lohnen. Egal, ob zur Erstellung eines Arbeitszeugnisses oder für die nächste Gehaltsverhandlung: Gerade in größeren Unternehmen ist es eine Notwendigkeit, alle Mitarbeiterinformationen mit nur wenigen Klicks abrufen zu können. Prinzipiell gibt es keine Vorgaben, welche Informationen eine Personalakte enthalten muss. Was Sie in der Akte ablegen, bleibt daher Ihnen überlassen. Im Folgenden finden Sie zur Orientierung eine Liste mit Dokumenten, die eine Personalakte enthalten kann:

Bewerbungsunterlagen und Unterlagen zur Person

  • persönliche Daten: Name, Alter, Adresse, etc.
  • Lebenslauf
  • Bewerbungsschreiben, Passfoto, Ergebnisse aus Eignungstests, Notizen aus dem Vorstellungsgespräch,…
  • Zeugnisse
  • ärztliche Bescheinigungen
  • polizeiliches Führungszeugnis

Unterlagen zum Arbeitsverhältnis, Tätigkeit und Vergütung

  • Arbeitsvertrag
  • Stellenbeschreibung
  • Beförderungen
  • Weiterbildungsmaßnahmen
  • Vertragsänderungen
  • Erklärung der Verschwiegenheit
  • Vollmachten
  • Abmahnungen
  • Bankverbindung des Mitarbeiters
  • Informationen zum Grundentgelt und variablen Vergütungsanteilen
  • Vorschüsse

Sozialversicherung und Steuer

  • Sozialversicherungsausweis
  • Arbeitsunfähigkeitsmeldungen
  • Dokumentation von Arbeitsunfällen
  • Lohnsteuerkarte

weitere mögliche Inhalte

  • Informationen bezüglich der betrieblichen Altersvorsorge
  • Schriftverkehr zwischen dem Mitarbeiter und dem Arbeitgeber
  • Schriftverkehr mit Dritten, der den Arbeitgeber betrifft
  • Pläne über die zukünftige Entwicklung und Karriere des Mitarbeiters

Was gehört nicht in eine Personalakte?

Die im vorherigen Abschnitt angeführte Liste mit Dokumenten ist lediglich ein Beispiel, um Ihnen das Anlegen von Personalakten zu erleichtern. Selbstverständlich können Sie auch einige Dokumente weglassen oder noch andere, Ihrer Meinung nach relevante Informationen, hinzufügen.

Die folgenden Dokumente dürfen jedoch auf keinen Fall Bestandteil einer Personalakte sein.

  • vertrauliche Dokumente des Betriebsarztes
  • Leistungsvermerke durch den Arbeitgeber
  • unbewiesene Beschuldigungen
  • Personal- und Lohnlisten, Schichtpläne, etc.
  • Aufzeichnung von Krankheitstagen und –gründen
  • private Informationen über den Mitarbeiter, welche z.B. der Presse oder sozialen Netzwerken entnommen wurden

Rechte und Datenschutz

Der Arbeitnehmer hat laut Betriebsverfassungsgesetz jederzeit das Recht, seine Personalakte einzusehen. Die Einsicht erfolgt unter Aufsicht einer vom Arbeitgeber beauftragten Person. Der Arbeitnehmer kann die Personalakte lesen, sich Notizen machen oder von einzelnen Dokumenten Fotokopien erstellen. Enthält die Personalakte strittige Dokumente, wie z.B. eine nicht ausreichend begründete Abmahnung, so kann der Mitarbeiter die Aufnahme einer eigenen Gegendarstellung fordern. Neben dem Recht der Einsichtnahme hat der Arbeitnehmer ein Recht auf einen sorgfältigen Umgang mit seinen Daten. Die Personalakte muss vor dem Zugriff Dritter geschützt werden und darf nur von einem möglichst kleinen Personenkreis eingesehen werden.

Aufbewahrung der Personalakte

Um eine Personalakte schnell verfügbar zu machen, sollten Sie möglichst alle gesammelt an einem Ort aufbewahren. Dies kann je nach der Größe Ihres Unternehmens physisch in Papierform oder digital sein. Wichtig ist hierbei nur, dass der Aufbewahrungsort sicher verschlossen werden kann, da diese persönlichen Akten gemäß Datenschutzrecht vor der Einsicht Dritter geschützt werden müssen. Mittlerweile gibt es ein breitgefächertes Softwareangebot zur elektronischen Verwaltung von Personalakten. Wesentliche Vorteile hierbei sind:

  • es wird kein Ablageplatz benötigt
  • Stichwortsuche: einzelne Informationen lassen sich innerhalb kürzester Zeit auffinden
  • Informationen sind (wenn zentral gespeichert) nicht nur auf einem Endgerät verfügbar