Nachfolgeplanung im Unternehmen

# HR-Toolkit: Glossar

Nachfolgeplanung: Definition und Ziele

Unter Nachfolgeplanung versteht man eine frühzeitige Planung der Besetzung von Stellen, die in absehbarer Zeit vakant werden (können). Sie zählt zum Personalmanagement und der Personalentwicklung und ist eng mit der Laufbahnplanung verbunden. Im besonderen Fokus der Nachfolgeplanung steht die Neubesetzung von Schlüsselpositionen. Ziel ist es, Personalengpässe, die durch den Fachkräftemangel entstehen zu vermeiden und die Abwanderung von Wissen durch einen ausscheidenden Mitarbeiter zu verhindern.

Ermittlung von Schlüsselpositionen

Um die Besetzung von Schlüsselpositionen planen zu können, muss zunächst einmal festgelegt werden, bei welchen Stellen es sich überhaupt um eine solche handelt. In der Regel sind dies Positionen, die für die Aufrechterhaltung der betrieblichen Abläufe von zentraler Bedeutung sind. Folgende Kriterien können bei der Ermittlung helfen:

  • Entscheidungskompetenz
  • Führungsverantwortung
  • Komplexität der Aufgaben
  • benötigte Qualifikationen, spezielle Kenntnisse und Kompetenzen
  • Aufwand für Neubesetzung der Stelle

Prozess der Nachfolgeplanung

Die Nachfolgeplanung lässt sich in die folgenden Schritte einteilen:

  1. Ermittlung des Bedarfs: Welche Schlüsselpositionen müssen in naher Zukunft neu besetzt werden? Hierzu ist eine genaue Analyse der Personalstruktur notwendig. Diese sollte regelmäßig erfolgen, da sie sich mit jeder personellen Veränderung umorganisiert.
  2. Festlegung von Etappen/Zielen, die bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erreicht werden sollen.
  3. Erstellung eines genauen Anforderungsprofils für die zu besetzende Stelle. Hierbei ist es sinnvoll, den Mitarbeiter, der die Stelle momentan ausführt, miteinzubeziehen. Beim Anforderungsprofil erstellen muss allerdings auch betrachtet werden, ob sich die Anforderungen der Stelle in Zukunft eventuell ändern werden.
  4. Personalsuche: Diese kann einerseits intern über Mitarbeitergespräche, einen Talent Pool, Empfehlungen, die Weiterbildung vorhandener Mitarbeiter, etc. erfolgen. Andererseits kann auch extern nach entsprechendem Personal gesucht werden. Möglichkeiten sind eine externe Ausschreibung der Stelle, das Abwerben von Mitarbeitern von Konkurrenten, das Zurückgreifen auf einen Talent Pool, Empfehlungen, etc.
    TIPP: Die Personalsuche kann durch den Einsatz einer E-Recruiting Software wesentlich erleichtert werden.
  5. Auswahl des Nachfolgers: Hierzu können die gängigen Methoden, wie Interview, Assessment Center, Probearbeit, etc. eingesetzt werden.
  6. Planung der Übergabe: Wie soll die schrittweise Übergabe erfolgen? Welche Aufgaben übernimmt der neue Mitarbeiter am Anfang und für wie lange?
  7. Umsetzung und Evaluation: Durchführung des Wechsels nach der festgelegten Planung und anschließende Befragung der Mitarbeiter, um für die Zukunft daraus zu lernen.

Sie suchen nach einer Nachfolgeplanung Checkliste? Unter folgendem Link finden Sie eine Übersicht der einzelnen Projektschritte: Jetzt Übersicht ansehen!

Besser extern oder intern?

Für eine einheitliche und effiziente Nachfolgeplanung, sollten Sie festlegen, ob Sie den Schwerpunkt mehr auf eine interne oder eine externe Rekrutierung legen möchten. Doch welche Vorteile bringen die beiden Wege jeweils?

Vorteile interne Besetzung Vorteile externe Besetzung
Mitarbeiter ist schon mit Organisationsstruktur vertraut => kürzere EinarbeitungsdauerInnovationskraft
Hard und Soft Skills sind bekanntVermeidung von Betriebsblindheit
Mitarbeiterbindung wird gestärkt und Motivation erhöhtNeue Kontakte/Networking
evtl. höhere Akzeptanz in Führungspositionen

Tipps für die Praxis

Um die Nachfolgeplanung erfolgreich durchzuführen, sollten Sie folgende Punkte beachten:

  • Beginnen Sie frühzeitig mit der Nachfolgeplanung. Nur so ist eine langfristig angelegte, vorausschauende Planung und eine schrittweise Einarbeitung des neuen Mitarbeiters möglich.
  • Planen Sie ausreichend finanzielle Ressourcen ein. Die Nachfolgeplanung ist meist sehr kostenintensiv, zahlt sich aber auf lange Sicht aus, da der Ausfall einer Schlüsselposition (über längeren Zeitraum), in der Regel weit mehr Kosten verursachen würde.
  • Beziehen Sie die bestehenden Mitarbeiter in die Nachfolgeplanung mit ein, beispielsweise beim Erstellen des Anforderungsprofils.
  • Legen Sie den Fokus nicht nur auf den neuen Mitarbeiter, sondern bringen Sie dem ausscheidenden Mitarbeiter ebenfalls Wertschätzung entgegen.
  • Achten Sie nicht nur auf fachliche Qualifikationen, sondern auch darauf, ob der Mitarbeiter menschlich in Ihren Betrieb und die jeweilige Abteilung passt.