Das Mitarbeitergespräch

# HR-Toolkit: Glossar

Die Relevanz von Mitarbeitergesprächen

Bei einem Mitarbeitergespräch kommt es zwischen Mitarbeitern und deren Führungskräften zu einem Austausch über arbeitsrelevante Themen. Im Human Resources Bereich ist das Mitarbeitergespräch ein wichtiger Grundstein für die Maßnahmen der Personalentwicklung.

Grundsätzlich trägt der Austausch zwischen Vorgesetzten und Mitarbeiter zur Steigerung des Vertrauens, der Kommunikation und einer positiven Zusammenarbeit bei. Um ein ehrliches Gespräch führen zu können, bedarf es jedoch eines beiderseitigen Vertrauensvorschusses. Wenn dieser gegeben ist, profitieren sowohl das Arbeitsklima, das Leistungsbewusstsein, die Mitarbeiterbindung, als auch die professionelle Beziehung zwischen Mitarbeiter und Führungskraft. Zudem ermöglicht das Gespräch Konflikte aus dem Weg zu räumen und etwaige Entwicklungsmöglichkeiten für Mitarbeiter im Unternehmen aufzudecken. Das Gespräch findet zumeist unter vier Augen statt und die besprochenen Punkte müssen absolut vertraulich behandelt werden.

Das Mitarbeitergespräch: Arten und Gründe

Bei mitarbeiterbezogenen Gesprächen kann zwischen anlassbezogenen und institutionalisierten unterschieden werden.

Anlassbezogenes Mitarbeitergespräch

Wie der Name bereits verrät, kommt diese Art des Austauschs nur bei einem konkreten Anlass zur Anwendung. Nicht immer muss die Führungskraft Initiator eines solchen Gesprächs sein. Es kann auch auf ausdrücklichen Wunsch eines Mitarbeiters erfolgen. Häufige Gründe sind auf beiden Seiten beispielsweise:

  • Änderung von Arbeitsabläufen oder -grundlagen
  • Verhalten von Mitarbeiter bzw. Führungskraft
  • Zielvereinbarung und Leistungskontrolle
  • Unfälle, Krankheit, Abwesenheiten

Konkret kann es sich bei einem anlassbezogenen Mitarbeitergespräch um ein Konflikt-, Kritik-, Informations-, Abmahnungs- oder Anerkennungsgespräch handeln.

Institutionalisiertes Mitarbeitergespräch

Hierbei handelt es sich, um in regelmäßigen Abständen durchgeführte Gespräche, die meist einen bestimmten Zeitraum (beispielsweise das letzte Arbeitsjahr) als Gesprächsmittelpunkt haben. Generell werden Führungskräfte hier stark belastet, da sie mit mehreren Mitarbeitern in den aktiven Austausch gehen. Damit keine relevanten Punkte vergessen werden, empfiehlt es sich, eine Checkliste oder einen Gesprächsleitfaden zu erstellen, welche den Rahmen bei jedem institutionalisierten Mitarbeitergespräch bilden. Der zentrale Grund für ein solches Gespräch ist es, sicherzustellen, dass Führungskräfte und Mitarbeiter an einem Strang ziehen. Weiters können sie die Auseinandersetzung mit folgenden Punkten zum Zweck haben:

  • Zielvereinbarung und –kontrolle
  • Planung und Kontrolle von Personalentwicklungsmaßnahmen
  • Karriereplanung
  • Leistungs- und Verhaltensbeurteilung
  • Ideenmonitoring
  • Feedback

Leitfaden Mitarbeitergespräch – Tipps zur richtigen Vorgehensweise

Für beide Typen sollten Vorbereitungsmaßnahmen getroffen werden. Auch wenn die anlassbezogenen Gespräche meist kurzfristig durchgeführt werden, kann bereits im Vorhinein ein Mitarbeitergespräch Leitfaden dafür erstellt werden.

In der Mitarbeitergespräch Vorbereitung sollten sich Führungskräfte mit folgenden Fragen auseinandersetzen:

  • Was wurde beim letzten gemeinsamen Gespräch vereinbart bzw. festgestellt? (alte Protokolle und Notizen lesen und aufbewahren)
  • Wurden die letzten Ziele erreicht?
  • Was hat sich verbessert/verschlechtert? (Leistung, Arbeitsklima, etc.)
  • Inwiefern ist Lob bzw. konstruktive Kritik angebracht?

Meist hat das institutionalisierte Mitarbeitergespräch einen festen Rhythmus im Unternehmen. Die Termine zu den einzelnen Gesprächen sollten den Mitarbeitern bereits im Voraus bekannt sein, damit auch sie sich auf den Austausch vorbereiten können. Häufig besteht ein Teil des Mitarbeitergesprächs aus einer Gehaltverhandlung. Führungskräfte sollten im Bezug darauf bereits im Vorhinein abklären, welcher Spielraum Ihnen zur Verfügung steht. Mitarbeitern falschen Versprechungen zu machen, die im Nachhinein wieder revidiert werden müssen, kann das Vertrauen dieser schwer erschüttern.

Wird von einem Mitarbeiter konkret ein Gespräch gefordert, sollten die bereits genannten Punkte ebenfalls berücksichtigt werden. Damit Vorgesetzte nicht vollkommen planlos mit einem Thema konfrontiert werden, sollten sie den Arbeitsalltag des betroffenen Mitarbeiters einmal Revue passieren lassen. Möglicherweise können so gleich etwaige Probleme, auf die der Mitarbeiter hinweisen will, aufgedeckt werden.

Damit beide Seiten aus einem Mitarbeitergespräch einen konkreten Nutzen ziehen können, muss die Führungskraft seinem Gegenüber viel Raum für eigene Anregungen und Inhalte geben. Gutes Personalmanagement zeichnet sich durch Fairness, eine offene Feedbackkultur und Wertschätzung gegenüber jedem Einzelnen aus. Das sollte auch bei einem Mitarbeitergespräch, bei dem der Schwerpunkt auf Problemen und negativen Erfahrungen des Mitarbeiters liegt, berücksichtigt werden.

Das nutzt ein richtig durchgeführtes Mitarbeitergespräch

Ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch rechtfertigt immer den damit verbundenen Zeitaufwand. Auch wenn Führungskräfte und Mitarbeiter aus ihrem Arbeitsalltag herausgerissen werden, lohnt sich der Austausch. In der Nachbereitungsphase müssen alle Beteiligten das Gesagte reflektieren und konkrete Handlungen einleiten. Nur so kann der maximale Nutzen voll ausgeschöpft werden.

Davon, dass Mitarbeiter beim Vorgesetzten für ihre Anregungen, Ideen und Probleme ein Gehör finden, kann der gesamte Unternehmenserfolg profitieren. Ganz nach dem Motto „Das Ganze ist mehr als die Summe seiner Teile.“ kann so eine leistungsfördernde Arbeitsatmosphäre geschaffen werden. Auch Themen, die hohes Konfliktpotential mit sich bringen, können bearbeitet und deeskaliert werden. Damit einher geht auch eine gesteigerte Mitarbeiterbindung, die zu großen Teilen auf Anerkennung, einer starken Identifikation mit dem Unternehmen, aber auch konstruktiven Feedback beruht. Sieht man sich die vergangene Entwicklung der einzelnen Mitarbeiter an, kann zudem für die Zukunft geplant werden. Personalentwicklungsmaßnahmen, Einsatzpläne und Aufgabenbereiche werden so individuell abgestimmt und besser skalierbar.

Beim Mitarbeitergespräch sollten sich beide Seiten ein Stück weit öffnen und Transparenz in ihre Arbeitsweisen bringen. Ein weiterer Punkt der für regelmäßige Mitarbeitergespräche spricht, ist die verbesserte Kommunikationskultur. Häufig haben Führungskräfte wenig Zeit, um sich mit ihren Mitarbeitern auszutauschen. Durch das gegenseitig aufgebrachte Vertrauen bei einem Vier-Augen-Gespräch, werden Führungskräfte und Mitarbeiter dazu motiviert die Scheu vor gemeinsamen Gesprächen abzulegen.

Kommunikation und Feedback ist auch für erfolgreiches und stimmiges Employer Branding essentiell.