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Bewerbermanagementsystem


Der Recruiting-Vereinfacher

Sie werden für die Recruiting-Welt zunehmend bedeutender. Manuell mühsame Prozesse des Recruitings werden durch automatisierte Abläufe vereinfacht. Doch was muss ein Bewerbermanagementsystem alles können und worauf sollten Sie bei der Suche nach einer geeigneten Software achten?

Wir zeigen Ihnen einen kurzen Überblick über die wichtigsten Funktionen und Vorteile einer Bewerbermanagement Software.


Was ist ein Bewerbermanagementsystem?

Für Bewerbermanagementsysteme sind mehrere Synonyme gebräuchlich, die für ein und das selbe Produkt verwendet werden: ATS („Applicant Tracking System“), Recruiting Software, HR System, Staffing Software.

Grundsätzlich versteht man darunter ein Tool bzw. eine Software, das Sie beim Bewerbermanagement unterstützt. Dabei hilft ein solches System im Recruiting-Alltag, indem es eine Vielzahl an Prozessen vereinfacht:

  • Die Kommunikation, wie das Verfassen und Empfangen von Bewerbungen oder die Absprache mit Kolleg_innen kann direkt über das System stattfinden.
  • Alle Informationen zu den Bewerbenden sind an einem Ort zentral einsehbar und gesammelt.
  • Eigene Rollen- und Rechteverteilungen erleichtern die Verwaltung und Koordination im Team.
  • Auf Bewerber_innen-Seite vereinfacht ein Bewerbermanagementsystem die Handhabung von Bewerbungen. Benutzerfreundliche Bewerbungsformulare werden positiv von Kandidat_innen wahrgenommen, was sich positiv auf Ihr Employer Branding auswirkt.

Eine Recruiting Software wird längst nicht mehr ausschließlich zur Bewerberverwaltung genutzt. Diese Systeme bieten häufig eine Vielzahl an Funktionen, die das Recruiting erleichtern können. Stellenausschreibungen, Multiposting und Analysen sind häufig Teilbereiche eines modernen ATS. Doch wie sehen diese Funktionen aus und auf welche weiteren wichtigen Faktoren gilt es bei der Wahl eines Bewerbermanagementsystems zu achten?


Welche Funktionen bietet ein Bewerbermanagementsystem?

Folgende Funktionen vereinfachen Ihr Recruiting, damit Sie sich auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren können:

Individuelle Prozessgestaltung

Ein Bewerbermanagementsystem sollte es Ihnen ermöglichen, Ihre Prozesse an die Unternehmensstruktur anzupassen. Ziel ist es schließlich, das Recruiting zu vereinfachen. Maximale Anpassbarkeit und eine intuitive Benutzeroberfläche sind daher unbedingt notwendig. Achten Sie darauf, ob die Bewerbungsformulare individuell gestaltbar sind – schließlich benötigt es für verschiedene Stellen unterschiedliche Fragen an die Bewerbenden. Auch der Recruiting Prozess sollte in der Gestaltung flexibel sein. So können Sie anpassen für welche Positionen Sie welche Bewerbungsschritte benötigen.

 

Stellenausschreibungen

Einer der ersten Berührungspunkte der Kandidat_innen mit Ihrem Unternehmen ist Ihre Stellenausschreibung. Sie sollten diese auf bekannten Jobbörsen, sowie spezifischen Nischenplattformen einfach und mit wenigen Klicks veröffentlichen können. Eine so genannte Multiposting-Schnittstelle erspart Ihnen Zeit und im Idealfall auch Geld, denn manche Bewerbermanagementsysteme bieten zudem kostenlose Kanäle, auf denen Sie die Stellenanzeigen schalten können. Auch das Veröffentlichen auf sozialen Netzwerken oder das Erstellen eines Job-Links, um Ausschreibungen unternehmensintern weiterzuleiten, sollte direkt aus dem System heraus möglich sein.

 

Karriereseite und Employer Branding

Qualifizierte Mitarbeiter zu finden und sich gegen die Konkurrenz durchzusetzen, kann schwierig sein. Es ist daher unerlässlich, Ihre Arbeitgebermarke zu pflegen und sich damit von anderen Unternehmen abzuheben. Durch eine Karriereseite setzen Sie einen wichtigen Schritt im sogenannten Employer Branding. Eine Recruiting Software sollte daher auch eine individuell an Ihr Unternehmen anpassbare und mobil optimierte Karriereseite anbieten. Wenn Ihre Arbeitgebermarke anderen Unternehmen einen Schritt voraus sein soll, ist eine Feedback-Integration eine sehr nützliche Funktionalität, beispielsweise eine Schnittstelle zu kununu. So können Sie anhand des Feedbacks Ihrer Kandidat_innen den Bewerbungsprozess optimieren und die Bewerbenden nehmen positiv wahr, dass ihre Meinung geschätzt wird.

 

Active Recruiting

Manche Stellen lassen sich einfacher besetzen als andere. Anstatt darauf zu warten, dass sich für diese schwer besetzbaren Stellen jemand meldet, können Sie sich über ein Bewerbermanagementsystem einfach selbst auf die Suche machen. Mittels einer Active Sourcing Funktion können Sie Karrierenetzwerke, wie z.B. XING, nach geeigneten Kanditat_innen durchsuchen.

 

Bewerberverwaltung

Ein zentraler Bestandteil eines ATS ist die Verwaltung der Bewerbungen. Dazu zählt längst nicht mehr nur das zentrale Sammeln der Bewerber_innendaten. Diese sollten jedenfalls übersichtlich aufbereitet und sortierbar sein.

Eine ausgereifte Filter- oder Suchfunktion kann dabei hilfreich sein. Das Verleihen von Tags und Erstellen von Talent Pools sind weitere essentielle Funktionen. So können Sie zu einem späteren Zeitpunkt auf qualifizierte Kandidat_innen zugreifen, sollten diese für eine andere Stelle besser geeignet sein.

 

Kommunikation

Kommunikation im Team und mit den Kandidaten spielen eine wichtige Rolle für erfolgreiches Recruiting. Zu den wichtigsten Kommunikations-Funktionen zählen vor allem:

  • Nachrichtenvorlagen,
  • Firmensignatur im Unternehmensdesign,
  • die Möglichkeit sich mit Kolleg_innen innerhalb des Systems auszutauschen und
  • der Versand von (automatisierten) E-Mails an Bewerber.

Sollten Sie eine Mail zu einem späteren Zeitpunkt versenden wollen, ist das zeitversetzte Absenden einer Nachricht eine weitere Funktion, auf die Sie achten sollten.

 

Berichte und Reporting

Langfristige Optimierungen Ihres Recruitings und somit Einsparungen in Geld und Zeit, sind das Ziel einer qualitativen Software. Durch ein ausgeprägtes Reporting können Sie etwa ablesen, welche Kanäle besonders gut funktionieren und in welche Stellenportale Sie zukünftiger weniger investieren möchten. Auch individuelle Berichte sind wichtig für Ihr Recruiting. So können Sie das Berichtswesen an die Anforderungen Ihres Unternehmens flexibel anpassen.

 

Automated Workflows

Ein Bewerbermanagementsystem muss manuell aufwändige Prozesse vereinfachen können. Das geschieht durch automatisierte (Teil-)Prozesse oder Automated Workflows.

Dazu zählen:

  • Der automatische Versand von Eingangsbestätigungen,
  • der terminierte Versand individueller oder Massenmails und
  • die automatische Statusänderung bei Bewerberaktionen.

Automatisierung von Wenn-Dann Workflows sollten ebenfalls möglich sein. Diese erlaubt es Ihnen, einen Auslöser, eine Bedingung und eine auszuführende Aktion festzulegen. So können Sie Abschied nehmen von repetitiven Handgriffen, die nicht nur Zeit kosten, sondern auch häufig Fehlerquellen darstellen.

 

Erinnerungen und Aufgaben

Damit Sie nicht den Überblick verlieren, zeigen Ihnen HR Systeme Ihre noch offenen To-Dos und Erinnerungen an. Übersehen Sie keine neue Bewerbung und anstehenden Termine. Binden Sie Ihren Unternehmenskalender in das System ein und sehen Sie die Verfügbarkeiten von involvierten Kolleg_innen direkt über das Tool ein.

 

Datenschutz

In Bezug auf Datenschutz kann keine Excel-Tabelle mit einer Bewerbermanagement Software mithalten. Durch die DSGVO wurden gerade im Recruiting Bereich eine Vielzahl an Änderungen notwendig. Eine wesentliche Funktionalität ist beispielsweise die automatische Löschung sensibler Daten.

 

Rollen und Rechte

Jedes Unternehmen ist anders strukturiert. Je nachdem, wie Ihr Recruiting-Team, Abteilungsleiter oder Führungsebene aufgebaut ist, ist es notwendig, Prozesse abbilden zu können, mehrere Benutzer anzulegen und klare Rollen und Rechte zu definieren.

 

Integrationen

Im Recruiting sind oft mehrere Tools im Einsatz. Schnittstellen und Integrationen anderer Systeme sind daher notwendig. Diese können von Video-Interviewing, über Mitarbeiterempfehlungsprogramme, bis hin zu Kandidat_innen Feedback reichen. Achten Sie bei der Auswahl eines Tools daher darauf, welche Integrationen möglich sind.

TIPP: Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Funktionalitäten von Prescreen. Diese finden Sie auf dieser Seite.

Anforderungskatalog für Bewerbermanagementsysteme

Jedes Unternehmen ist anders und hat somit individuelle Anforderungen an das Recruiting. Daher sollten Sie, um einen passenden Anforderungskatalog auszuformulieren, ausreichend Zeit einplanen. Nur so kann garantiert werden, dass die Software, für welche Sie sich schlussendlich entscheiden, auch optimal für Ihr Unternehmen geeignet ist und Ihnen den größtmöglichen Nutzen bietet. Bei der Erstellung des Anforderungskatalogs kann es hilfreich sein, Ihre Ansprüche an das Bewerbersystem in mehrere Unterkategorien einzuteilen.

Eine Gliederung könnte zum Beispiel folgendermaßen aussehen:

 

Allgemein:

  • Preis
  • nahtlose Website-Integration
  • individualisierbare Jobvorlagen
  • DSGVO Konformität

 

Job anlegen:

  • Personalbedarfsmeldung
  • Benutzerfreundliche Erstellung von Jobs
  • Definition des Recruiting Prozesses
  • Erstellung eines Job-Teams
  • Stellenanzeigen designen

 

Active Recruiting:

  • Talentpool managen
  • Verknüpfung von XING Produkten

 

Bewerber akquirieren:

  • Multiposting
  • mobilfähige Stellenananzeigen
  • Mitarbeiter-Weiterempfehlung
  • Employer Branding Funktionen
  • SEO optimiert (z.B.: Google for Jobs)
  • Share Funktion
  • Eigene Karriereseite
  • Interne Personalbeschaffung
  • Mitarbeiterempfehlungen

 

Bewerbungen erhalten:

  • Einfacher und schneller Einstieg in den Bewerbungsprozess
  • Kommunikation mit Kandidaten
  • Social Media Import
  • Videonachrichten
  • Fragebögen

 

Auswählen und Entscheiden:

  • Einfaches Screening der Kandidaten
  • E-Mail Parsing
  • CV Download
  • Vorsortierte Kandidatenlisten
  • Einfache Organisation von Bewerbungsgesprächen (z.B.: Terminkalender-Integration)
  • Interne Kommunikation und Entscheidung

 

Hierbei handelt es sich natürlich um eine standardisierte Vorlage. Diese muss für jedes Unternehmen individuell angepasst werden, was zeitintensiv und kompliziert sein kann. Sollten Sie bei der Erstellung Ihres Anforderungskatalogs fürs Bewerbermanagement Fragen haben, stehen wir Ihnen gerne beratend zur Seite.


Fazit

Bewerbermanagementsysteme decken häufig mehr Funktionen ab, als nur die Verwaltung von Bewerber_innendaten. Erstellen Sie bei der Suche eine Liste an Funktionen, die Sie benötigen und informieren Sie sich anhand dieser Liste über mögliche Anbieter. Prescreen umfasst sämtliche der oben genannten Funktionen und noch viele weitere. Sie können die Software jederzeit für 14-Tage kostenlos testen. Bei weiteren Fragen steht unser Team jederzeit gerne zur Verfügung.


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