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Bewerbermanagementsysteme: Die wichtigsten Funktionen im Überblick

Funktionen eines Bewerbermanagementsystems

In unseren Beitrag zu den 4 wichtigsten Tipps für den Kauf eines Bewerbermanagementsystems haben wir Ihnen aufgezeigt, mit welchen Herausforderungen Sie konfrontiert werden und wie Sie diese meistern können.

Darüber hinaus sollten Sie wissen, welche Möglichkeiten Ihnen Bewerbermanagementsysteme liefern. Es gibt eine Vielzahl an Anbietern, deren Systeme und Funktionen sich teilweise deutlich voneinander unterscheiden.

Aus diesem Grund haben wir für Sie eine Übersicht der wichtigsten Funktionen eines Bewerbermanagementsystems zusammengefasst.

Wir hoffen, dass wir Sie damit bei Ihrer Entscheidung unterstützen können.

 

Die wichtigsten Funktionen eines Bewerber­managementsystems

Individuelle Prozessgestaltung

Ein Bewerbermanagementsystem sollte es Ihnen ermöglichen, Prozesse an Ihre Erfordernisse anzupassen. Ziel ist es schließlich, das Recruiting zu vereinfachen.

Folgende Funktionen vereinfachen Ihre Prozesse:

  • Definition des Bewerbungsprozesses
  • Erstellung eines Job-Teams
  • Individuelle Gestaltung Ihrer Bewerbungsformulare
  • Flexible Gestaltung Ihres Recruiting-Prozesses
  • anpassbares/flexibles/intuitives/etc. Rollen- und Berechtigungssystem
  • Mobile Bewerbung

Eine Übersicht über sämtliche Funktionen von Prescreen finden Sie auf der Funktionsübersicht.

Maximale Anpassbarkeit und eine intuitive Benutzeroberfläche sind unbedingt notwendig. Achten Sie darauf, ob die Bewerbungsformulare individuell gestaltbar sind – schließlich benötigt es für verschiedene Stellen unterschiedliche Fragen an die Bewerbenden. Achten Sie auch auf die flexible Gestaltung von Recruiting-Prozessen, so können Sie beispielsweise anpassen für welche Positionen Sie welche Bewerbungsschritte benötigen.

Stellenausschreibungen

Einer der ersten Berührungspunkte der Kandidat_innen mit Ihrem Unternehmen ist Ihre Stellenausschreibung. Folgende Features erleichtern Ihnen die Schaltung Ihrer Stellenanzeigen:

  • Individuelle Gestaltung Ihrer Anzeigen
  • Mobilfähige Stellenanzeigen
  • Google for Jobs optimierte Stellenanzeigen
  • Multiposting
  • Schaltung Ihrer Stellenangebote auf Ihrer eigenen Seite
  • (Automatisierte) Veröffentlichung auf den beliebtesten Jobbörsen bzw.Nischenplattformen
  • Veröffentlichung auf Social-Media Kanälen
  • Erstellen eines Job-Links direkt aus dem System

Sie sollten diese sowohl auf den beliebtesten Jobbörsen, als auch auf spezifischen Nischenplattformen einfach und mit wenigen Klicks veröffentlichen können. Eine Multiposting-Schnittstelle erspart Ihnen Zeit und im Idealfall auch Geld, denn manche Bewerbermanagementsysteme bieten zudem kostenlose Kanäle, auf denen Sie die Stellenanzeigen schalten können. Auch das Veröffentlichen auf sozialen Netzwerken oder das Erstellen eines Job-Links, um Ausschreibungen unternehmensintern weiterzuleiten, sollte direkt aus dem System heraus möglich sein.

Karriereseite und Employer Branding

Qualifizierte Mitarbeiter_innen zu finden und sich gegen die Konkurrenz durchzusetzen, kann schwierig sein. Es ist daher unerlässlich, Ihre Arbeitgebermarke zu pflegen und sich damit von anderen Unternehmen abzuheben.

  • Individuell anpassbare und mobil optimierte Karriereseite
  • Feedback-Integration

Durch eine Karriereseite setzen Sie einen wichtigen Schritt im Employer Branding. Eine Recruiting Software sollte daher auch eine individuell an Ihr Unternehmen anpassbare und mobil optimierte Karriereseite anbieten. Wenn Ihre Arbeitgebermarke anderen Unternehmen einen Schritt voraus sein soll, ist eine Feedback-Integration eine sehr nützliche Funktionalität, beispielsweise eine Schnittstelle zu kununu. So können Sie anhand des Feedbacks Ihrer Kandidat_innen den Bewerbungsprozess optimieren und die Bewerbenden nehmen positiv wahr, dass ihre Meinung geschätzt wird.

Active Sourcing

Manche Stellen lassen sich einfacher besetzen als andere. Anstatt darauf zu warten, dass sich für diese schwer besetzbaren Stellen jemand meldet, können Sie sich über ein Bewerbermanagementsystem einfach selbst auf die Suche machen.

Bewerber_innenverwaltung

Ein zentraler Bestandteil eines ATS ist die Verwaltung der Bewerbungen. Zu den Funktionen der Bewerbe_innenrveraltung gehören beispielsweise:

Eine ausgereifte Filter- oder Suchfunktion kann bei der Verwaltung von Bewerber_innen sehr hilfreich sein. Das Verleihen von Tags und die Erstellung von Talent Pools sind weitere essentielle Funktionen. So können Sie zu einem späteren Zeitpunkt auf qualifizierte Kandidat_innen zugreifen, sollten diese für eine andere Stelle besser geeignet sein.

Kommunikation

Kommunikation im Team und mit den Kandidat_innen spielen eine wichtige Rolle für erfolgreiches Recruiting. Zu den wichtigsten Kommunikations-Funktionen zählen vor allem:

Individuelle Berichte und Reporting

Langfristige Optimierungen Ihres Recruitings und somit Einsparungen von Geld und Zeit, sind das Ziel einer qualitativen Software.

Eine Reporting-Funktion erleichtert Ihnen beispielsweise die Analyse der besten Kanäle. So können Sie datengestützt entscheiden in welche Stellenportale Sie zukünftiger mehr oder weniger investieren möchten. Mit individuellen Reports können Sie das Berichtswesen an die Anforderungen Ihres Unternehmens flexibel anpassen.

Automatisierung

Ein Bewerbermanagementsystem muss manuell aufwändige Prozesse vereinfachen können. Das geschieht durch automatisierte Prozesse oder Automated Workflows.

Dazu zählen:

  • Der automatische Versand von Eingangsbestätigungen,
  • der terminierte Versand individueller oder Massen-Mails und
  • die automatische Statusänderung bei Bewerber_innenaktionen.

Automatisierung von Wenn-Dann Workflows sollten ebenfalls möglich sein. Diese erlaubt es Ihnen, einen Auslöser, eine Bedingung und eine auszuführende Aktion festzulegen. So können Sie Abschied nehmen von repetitiven Handgriffen, die nicht nur Zeit kosten, sondern auch häufig Fehlerquellen darstellen.

Erinnerungen und Aufgaben

Damit Sie nicht den Überblick verlieren, zeigen Ihnen HR-Systeme Ihre noch offenen To-Dos und Erinnerungen an. Übersehen Sie keine neue Bewerbung und anstehenden Termine.

Binden Sie Ihren Unternehmenskalender in das System ein und sehen Sie die Verfügbarkeiten von involvierten Kolleg_innen direkt im Tool. Mit automatischen Benachrichtigungen und Aufgabenlisten behalten Sie stets einen Überblick Ihrer To-Dos.

Datenschutz

In Bezug auf Datenschutz kann keine Excel-Tabelle mit einer Bewerbermanagement Software mithalten. Durch die DSGVO wurden gerade im Recruiting Bereich eine Vielzahl an Änderungen notwendig. Mit folgenden Funktionen bleiben Sie immer DSGVO-konform:

Rollen und Rechte

Jedes Unternehmen ist anders strukturiert. Je nachdem, wie Ihr Recruiting-Team, Abteilungsleiter_in oder Führungsebene aufgebaut ist, ist es notwendig, Prozesse abbilden zu können, mehrere Benutzer_innen anzulegen und klare Rollen und Rechte zu definieren.

  • Erstellung unterschiedlicher Nutzer_innen(gruppen)
  • Individuelle Zuweisung von Berechtigungen

Video-Recruiting

COVID-19 stellt eine beispiellose Herausforderung für Recruiting-Verantwortliche dar. Unternehmen arbeiten hart daran, ihre Belegschaft zu schützen und die Ausbreitung des Coronavirus zu stoppen. Mitarbeiter_innen gewöhnen sich an die Arbeit von zu Hause aus, genauso wie Kandidat_innen sich daran gewöhnen, sich von zu Hause aus zu bewerben.

Zu den wichtigsten Funktionen zählen:

  • Video-Bewerbungen: Kandidat_innen können sich direkt per Video bei Ihnen bewerben.
  • Videonachrichten: Machen Sie sich ein besseres Bild von Ihren Kandidat_innen mit Videoantworten. Diese können sowohl in das Bewerbungsformular als auch in einen Fragebogen integriert werden.
  • Live-Interviews:Videogespräche können direkt im Bewerbermanagementsystem geplant und durchgeführt werden.
  • Zeitversetzte Interviews: Bewerber_innen können direkt mit der Kamera ihres Laptops oder Smartphones auf Ihre Fragen antworten.

Weitere Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten

Sie wissen nun, welche Funktionen ein Bewerbermanagementsystem Ihnen bieten sollten. Es gibt jedoch weitere, durchaus entscheidende Anforderungen, auf die wir noch kurz eingehen möchten.

Preismodelle

Wie hoch ist eigentlich Ihr Budget? Was bekommen Sie für Ihr Geld?
Stellen Sie die von Ihnen benötigten Funktionen mit den damit verbundenen Kosten gegenüber. Seien Sie sich bewusst, dass eine Vielzahl an unterschiedlichen Preismodelle auf Sie zukommen wird. Diese sind:

  • Preis pro Benutzer_in
  • Staffelpreise für Benutzer_innen
  • Funktionsbasierte Preisgestaltung
  • Anpassbare Preispakete
  • Freemium
  • Flat Rate

Hier verliert man leicht den Überblick. Aus diesem Grund finden Sie in diesem Beitrag eine detaillierte Aufschlüsselung der Vor- und Nachteile der oben beschriebenen Preismodellen.

Customer Support

Sie sollen sich sicher fühlen, wenn Sie mit dem System arbeiten. Die Einführung ins Unternehmen ist auch mit Implementierungsaufwand verbunden. In Ihrem Haus werden mehrere Kolleg_innen mit dem System beschäftigt sein.

Stellen Sie daher sicher, dass der Anbieter

  • Sie durch Ihren Implementierungsprozess führt.
  • eine Einschulung für alle Anwender_innen anbietet.
  • zuverlässig auf Ihre Anfragen reagiert.
  • über eine aktuelle Wissensdatenbank verfügt, auf die Sie jederzeit zugreifen können.

Implementierungsaufwand

Die Implementierung eines Bewerbermanagementsystems kann sich schnell zu einem Vollzeitprojekt entwickeln. Fragen Sie die Anbieter, wie viel Zeit die Implementierung in Anspruch nimmt.

Falls in Ihrem Unternehmen jemand für die technische Implementierung externer Systeme verantwortlich sind, holen Sie diese Person an Bord. Eine zusätzliche Meinung eines/einer Expert_in hat noch niemandem geschadet.

WARUM NOCH LANGE WARTEN?

Heben Sie Ihr Recruiting auf das nächste Level!