Bewerbermanagementsysteme: 4 Tipps für den Kauf

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Die Einführung einer neuen Softwarelösung ist immer ein sehr umfangreiches Projekt. Falls Sie planen, in ein Bewerbermanagementsystem zu investieren, werden folgende Herausforderungen auf Sie warten:

Sie müssen sich einen Überblick über die Anbieter am Markt verschaffen.
Sie müssen Ihre Entscheider_innen vom Nutzen eines Bewerbermanagementsystems überzeugen.
Das System muss erfolgreich in Ihr Unternehmen eingeführt werden.
Sie müssen effizient damit arbeiten können.

Solch ein Projekt benötigt Planungssicherheit. Um Ihnen den Weg zu Ihrem neuen Bewerbermanagementsystem zu vereinfachen, haben wir in diesem Beitrag die wichtigsten Tipps für den Kauf eines Bewerbermanagementsystems zusammengestellt.

Darüber hinaus sollten Sie wissen, welche Möglichkeiten Ihnen Bewerbermanagementsysteme liefern. Es gibt eine Vielzahl an Anbietern, deren Systeme und Funktionen sich teilweise deutlich voneinander unterscheiden. Aus diesem Grund haben wir für Sie eine Übersicht der wichtigsten Funktionen eines Bewerbermanagementsystems zusammengefasst.

Wir hoffen, dass wir Sie damit bei Ihrer Entscheidung unterstützen können.

Inhalt

4 Tipps für den Kauf eines Bewerbermanagementsystems

Tipp 1: Definieren Sie den Umfang

Bewerbermanagementsysteme unterstützen Sie dabei, Ihr Recruiting-Team effizienter arbeiten zu lassen. Die Automatisierung von sich wiederholenden Arbeitsschritten, die Kommunikation mit und die Verwaltung von Bewerber_innen läuft zentral über ein System und Sie können gemeinsam mit Ihren Kolleg_innen entscheiden, wen Sie einstellen wollen. Diese Funktionen unterstützen Sie dabei, Mitarbeiter_innen einzustellen bevor es Ihre Konkurrenz macht.

Allerdings gibt es eine Vielzahl an Funktionen. Da kann es schon einmal vorkommen, dass Sie den Überblick darüber verlieren, welche unbedingt notwendig sind und welche nicht. Benötigen Sie eine Karriereseite? Wie viele Benutzer_innen werden mit dem System arbeiten? Benötigen Sie Schnittstellen zu anderen Systemen?

Eventuell gibt es für Sie essentielle Funktionen, die nicht in Lizenzpaketen von Anbietern enthalten und mit zusätzlichen Kosten verbunden sind. Daher ist es für Sie unabdingbar, alle “Must-Haves” des von Ihnen gesuchten Systems vorab zu definieren.

Tipp 2: Denken Sie langfristig

Sie kaufen eine Lösung, die Sie in den nächsten Jahren intensiv nutzen werden. Ihr Recruiting und die Ansprüche von Kandidat_innen werden sich weiterentwickeln. Daher benötigen Sie eine Lösung, mit der Sie jetzt und auch für die Zukunft bestens gewappnet sind.

Gehen Sie davon aus, dass Sie sich in nächster Zeit intensiver mit Active Sourcing beschäftigen werden? Wie sehen Ihre Pläne mit Employer Branding aus? Wie schnell wird Ihr Unternehmen in Zukunft wachsen?

Das sind ungemein wichtige Fragen, die Sie sich bereits vor der Suche nach einem Bewerbermanagementsystems stellen sollten. Wie bereits erwähnt, gibt es eine Vielzahl an Funktionen, die über das Verwalten von Kandidat_innen hinaus gehen.

Achten Sie bei der Suche auf Anbieter, die einen Schritt voraus denken. Auch Bewerbermanagementsysteme müssen sich auf einschneidende Veränderungen auf dem Kandidat_innenmarkt (Stichwort Corona) angepasst werden.

Achten Sie daher auf folgendes:

Werden die Systeme laufend aktualisiert?
Werden regelmäßig neue Funktionalitäten eingeführt?
Sind Updates im Preis inkludiert?

Tipp 3: Testen Sie die Systeme

Haben Sie sich einen Überblick verschafft und bereits eine Vorauswahl getroffen? Dann haben Sie schon den ersten großen Schritt geschafft!

Jetzt gilt es, die von Ihnen selektierten Bewerbermanagementsysteme zu testen. Die meisten Anbieter stellen kostenlose Testversionen zur Verfügung. Nehmen Sie dieses Angebot an und machen Sie sich mit den Systemen vertraut.
Lassen Sie die Software auch von Ihren Kolleg_innen, die damit in Zukunft damit arbeiten werden, unter die Lupe nehmen. Bitten Sie diese anschließend um ihr Feedback. Ihre und die Meinung Ihrer Kolleg_innen bieten eine entscheidende Argumentationsgrundlage für die finale Entscheidung.

Tipp 4: Lassen Sie sich beraten

Sie haben sich nun ausreichend Zeit genommen und die Bewerbermanagementsysteme auf Herz und Nieren geprüft. Sie haben sicherlich Fragen, die Ihnen nur ein_e Expert_in auf dem Gebiet beantworten kann.

Seriöse Anbieter bieten Ihnen die Möglichkeit sich umfangreich beraten zu lassen. Nehmen Sie Kontakt auf und vereinbaren Sie einen Beratungstermin.

Bereiten Sie einen Fragenkatalog vor und klären Sie offene Punkte.
Diese können bspw. sein:

Ist Ihnen beim Test etwas aufgefallen?
Haben Sie Fragen zu den Preismodellen?
Wie würde die Integration des Systems genau ablaufen?

Nach dem Gespräch sollten Sie sich ebenfalls bewusst werden, ob Ihre Ansprechpartner_innen auf Ihre Fragen eingegangen sind und einen positiven ersten Eindruck hinterlassen haben. Das sind Kriterien die häufig unterschätzt werden, aber durchaus entscheidende Bedeutung haben.

Weitere Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten

Sie wissen nun, welche Funktionen ein Bewerbermanagementsystem Ihnen bieten sollten. Es gibt jedoch weitere, durchaus entscheidende Anforderungen, auf die wir noch kurz eingehen möchten.

Preismodelle

Wie hoch ist eigentlich Ihr Budget? Was bekommen Sie für Ihr Geld?
Stellen Sie die von Ihnen benötigten Funktionen mit den damit verbundenen Kosten gegenüber. Seien Sie sich bewusst, dass eine Vielzahl an unterschiedlichen Preismodelle auf Sie zukommen wird. Diese sind:

Preis pro Benutzer_in
Staffelpreise für Benutzer_innen
Funktionsbasierte Preisgestaltung
Anpassbare Preispakete
Freemium
Flat Rate

Hier verliert man leicht den Überblick. Aus diesem Grund finden Sie in diesem Beitrag eine detaillierte Aufschlüsselung der Vor- und Nachteile der oben beschriebenen Preismodellen.

Eine Übersicht über die Preismodelle von Prescreen finden Sie auf unserer Preisübersicht.

Customer Support

Sie sollen sich sicher fühlen, wenn Sie mit dem System arbeiten. Die Einführung ins Unternehmen ist auch mit Implementierungsaufwand verbunden. In Ihrem Haus werden mehrere Kolleg_innen mit dem System beschäftigt sein.

Stellen Sie daher sicher, dass der Anbieter

Sie durch Ihren Implementierungsprozess führt.
eine Einschulung für alle Anwender_innen anbietet.
zuverlässig auf Ihre Anfragen reagiert.
über eine aktuelle Wissensdatenbank verfügt, auf die Sie jederzeit zugreifen können.

Implementierungsaufwand

Die Implementierung eines Bewerbermanagementsystems kann sich schnell zu einem Vollzeitprojekt entwickeln. Fragen Sie die Anbieter, wie viel Zeit die Implementierung in Anspruch nimmt.

Falls in Ihrem Unternehmen jemand für die technische Implementierung externer Systeme verantwortlich sind, holen Sie diese Person an Bord. Eine zusätzliche Meinung eines/einer Expert_in hat noch niemandem geschadet.

WARUM NOCH LANGE WARTEN?