Bewerbermanagement Prozess

# HR-Toolkit: Glossar

Herausforderung Bewerbermanagement Prozess

Egal ob Startup oder mittelständisches Unternehmen – viele Unternehmen finden sich irgendwann in der Situation wieder, einen Bewerbermanagement Prozess definieren zu müssen.
Dabei befindet sich das jeweilige Unternehmen typischerweise in einer der beiden folgenden Situationen: Während die einen damit beschäftigt sind, Ihren bereits existierenden Bewerbermanagement Prozess zu adaptieren und zu digitalisieren, steht die andere Hälfte bei Null und somit vor der Herausforderung, einen ganz neuen Prozess zu entwerfen.
Im Folgenden wird ein beispielhafter Prozess dargestellt, der von vielen Prescreen-Kunden eingesetzt wird.

1. Neuer Kandidat

Alle eingehenden Bewerber erhalten zunächst den Status „Neu“. Diese Prozessstufe kann auch als Sammelbecken für alle Bewerber der verschiedenen E-Recruiting Kanäle betrachtet werden. Die Notwendigkeit dieses Prozessschrittes scheint offensichtlich, dennoch stellt Sie den HR-Manager bereits vor die erste Entscheidung:
Entweder, die Recruitingabteilung entscheidet alleine, welche der Bewerber in die nächste Auswahlrunde kommen, oder es wird bereits an diesem Punkt die Fachabteilung mit eingebunden und an der Entscheidung beteiligt. Dies ist allerdings eher unüblich und findet in den meisten Fällen nur bei kleinen Unternehmen mit geringen Bewerberzahlen Verwendung.

2. Kandidatenvorauswahl

Wie der Name bereits vermuten lässt, gelangen lediglich Kandidaten in diesen zweiten Prozessschritt, die die erste Vorauswahl („Prescreening“) bestanden haben. In den meisten Fällen wird dieser Schritt mit der Absicht, die fachliche Expertise der Abteilungsleiter (Linemanager) in den Recruiting-Prozess einfließen zu lassen, durchgeführt. Üblicherweise wird basierend darauf, die Entscheidung getroffen, welche Kandidaten zum Interview eingeladen werden. Bei jenen Unternehmen, bei denen die Abteilungsleiter bereits im ersten Schritt in den Bewerbermanagement Prozess mit eingebunden werden, ist dieser Prozessschritt selbstverständlich obsolet.

3. Interview

Nachfolgend findet ein Interview mit den verbleibenden Bewerbern statt. Meistens erfolgt dieses persönlich innerhalb eines Vorort-Termins. Manchmal findet auch zunächst ein qualifizierendes Interview via Telefon oder Skype statt. Die Sinnhaftigkeit eines solchen vorqualifzierenden Telefongespräches ergibt sich entweder aus hohen Bewerberzahlen, oder der geographischen Entfernung zu den Kandidaten. Somit kann abgewägt werden, ob sich der Aufwand eines persönlichen Interviews tatsächlich lohnt.

4. Absage

Alle Kandidaten, die in einem der vorigen Bewerbermanagement Prozessschritte aussortiert wurden, werden diesem Status zugeteilt. Die Zuteilung des „Absage“-Status muss jedoch noch lange nicht bedeuten, dass sich der Bewerber nun auf dem Abstellgleis befindet. Oft entscheiden sich Unternehmen dafür, diesen Bewerbern einen automatisierten Job-Newsletter mit persönlich zugeschnittenen Jobangeboten zu senden, um Sie zu einer erneuten Bewerbung auf eine andere Stellenausschreibung zu motivieren. Außerdem wird so, die durch die Absage hervorgerufene Frustration der Bewerber verringert.

5. Eingestellt

Dieser Prozesschritt umfasst alle Bewerber, die über einen unterschriebenen Arbeitsvertrag mit dem Unternehmen verfügen.

Optionale Prozessschritte

Zusage / Angebot

Je nach Ausschreibung ergibt es Sinn einen eigenen Status für laufende Vertragsverhandlungen einzuführen, da sich diese nicht selten über mehrere Wochen hinweg ziehen. Dieser Prozessschritt befindet sich unmittelbar vor der finalen Einstellung eines Bewerbers.

Onboarding

Auch dieser Schritt ist manchmal eine sinnvolle Ergänzung für den firmeneigenen Bewerbermanagement Prozess. Gerade wenn offene Stellenausschreibungen durch internes Recruiting besetzt werden, sind oftmals mehrere Onboarding-Schritte (z.B. Schulungen) notwendig, bis der Arbeitnehmer die Stelle schlussendlich einnehmen kann.