So werden Sie mit Prescreen DSGVO-konform!

Am 25. Mai 2018 tritt die neue EU Datenschutz-Grundverordnung in Kraft. Als Auftragsverarbeiter ist es uns ein besonderes Anliegen, Sie bestmöglich dabei zu unterstützen, Ihr Recruiting DSGVO-konform zu gestalten. Seit 25. April 2018 stehen allen Prescreen-Kunden und Test-Account Nutzern, zahlreiche Funktionen zur Verfügung, die bei der Anpassung der Recruiting-Prozesse an die neuen Richtlinien helfen.

Die neuen Funktionen helfen Ihnen dabei, die wichtigsten 5 Grundsätze der DSGVO abzudecken:

• Zweckbindung
• Speicherbegrenzung
• Datenminimierung
• Richtigkeit
• Transparenz

Nachfolgende Erklärungen beziehen sich auf die Nutzung des Prescreen Bewerbermanagementsystems und die Abbildung bzw. Anpassung Ihres Recruiting-Prozesses mithilfe der neuen Funktionen. Prescreen stellt Ihnen mit dem Bereich „Datenschutz“ in der allgemeinen Verwaltung Ihres Accounts eine zentrale Stelle zum Anpassen Ihrer Datenverarbeitung zur Verfügung.

1. Zweckbindung und Speicherbegrenzung

Daten dürfen laut DSGVO nur für einen bestimmten, eindeutigen und legitimen Zweck gespeichert und verarbeitet werden. Prescreen unterscheidet bei Recruiting-Prozessen hinsichtlich zweier Arten von Bewerbungseingängen – der direkten Bewerbung auf eine Stellenausschreibung und der Bewerbung für potenzielle Stellenangebote. Eingegangene Bewerbungen hängen somit je nach konkreten Fall an einem dieser Bewerbungszwecke.
Für personenbezogene Daten soll die Speicherbegrenzung lauf DSGVO auf das unbedingt erforderliche Mindestmaß beschränkt werden und mit der Erfüllung des Zwecks der Datenspeicherung erlöschen. Prescreen ermöglicht dies für beide Fälle. Sie können diesbezügliche Einstellungen im Verwaltungsbereich “Datenschutz” anpassen.

1.1) Bewerbung auf eine konkrete Stellenausschreibung

Wurde einer Bewerbung ein Status, wie beispielsweise „Eingestellt“, „Absage erteilt“ oder „Absage durch Kandidaten“ zugewiesen, soll der Kandidat in 6 Monaten gelöscht werden. Für Bewerberprofile, die keinen dieser Status erhalten haben gilt, dass sie 6 Monate nach der letzten Änderung gelöscht werden sollen. Wir empfehlen Ihnen die folgende Vorgehensweise:

• Automatisieren der Datenlöschung nach Beendigung des Recruiting-Prozesses. So verpassen Sie keine Löschfristen und müssen keine Kandidaten manuell löschen.
• Sie möchten gute Kandidaten nicht aus den Augen verlieren und diese bei weiteren passenden Jobangeboten kontaktieren dürfen? Aktivieren Sie im Bereich “Datenschutz” in der Verwaltung die Benachrichtigungsmail an Kandidaten zwei Wochen vor der Löschfrist. Mit dieser E-Mail kann der Kandidat einer längeren Datenspeicherung zustimmen oder auch seine Daten direkt löschen. Alternativ können Sie diese Einladung vereinzelt an gewünschte Kandidaten direkt im Kandidatenprofil verschicken, oder auch an mehrere Kandidaten in der Kandidatenliste gleichzeitig senden.

1.2) Speicherung der Daten für potenzielle Stellenangebote

Wollen Sie Kandidaten nicht im Bezug auf eine konkrete Bewerbung, sondern als Interessenten für potenzielle Jobangebote in Ihrem Kandidatenpool aufbewahren, müssen Sie eine Frist für die Datenspeicherung festlegen. Hierzu haben Sie bei Prescreen folgende Möglichkeiten:

• Aktivieren Sie die Checkbox für die längere Datenspeicherung in Ihrem Bewerbungsprozess.
• Legen Sie den Zeitraum für die längere Datenspeicherung fest.
• Nutzen Sie die automatisierte Löschung der Kandidatenprofile nach dem Ablauf der zuletzt vereinbarten Speicherfrist.
• Aktivieren Sie die Benachrichtigungsmail an Kandidaten zwei Wochen vor der Löschfrist. Alternativ können Sie bestimmten Kandidaten vereinzelt eine längere Datenspeicherung anbieten, indem Sie die entsprechende Funktion im Kandidatenprofil nutzen.

2. Datenminimierung

Bestimmen Sie, welche Daten für den Recruiting-Prozess erforderlich sind und bauen Sie Ihre Bewerbungsformulare entsprechend auf. Fragen Sie nur die Daten ab, welche für die Stelle eine unbestrittene Relevanz haben. Den Bewerbungsprozess können Sie unter Verwaltung > Bewerbungen > Bewerbungsprozess definieren.

3. Transparenz

• Jeder Ihrer Bewerber hat bei Prescreen stets die Möglichkeit seine gespeicherten Daten im Candidate Center anzusehen und zu editieren.
• Um einem Kandidaten Auskunft über die gespeicherten personenbezogenen Daten zu geben, nutzen Sie im Kandidatenprofil die Download-Funktion „Persönliche Daten herunterladen“.
• Sie haben die Möglichkeit, Ihre Datenschutzerklärung zu individualisieren und die Informationen über den Datenschutzbeauftragten Ihres Unternehmens zu hinterlegen. Nutzen Sie hierzu den Bereich „Datenschutz“ in der Verwaltung.

4. Richtigkeit

Sie haben stets die Möglichkeit, die gespeicherten personenbezogenen Daten der Bewerber zu aktualisieren und zu berichtigen. Der Bewerber kann die Änderungen ebenso jederzeit selbst im Candidate Center vornehmen.

Wie verarbeitet Prescreen Ihre Unternehmensdaten?

Die neue Datenschutz-Grundverordnung sieht eine zweckgebundene und begrenzte Speicherung der personenbezogenen Daten vor: nach Beendigung des Geschäftsverhältnisses müssen alle personenbezogenen Daten gelöscht werden. Konkret heißt das: sollten Sie Prescreen nicht mehr nutzen und Ihren Vertrag kündigen bzw. Ihre Prescreen Testversion nicht verlängern, wird Ihr Account samt aller Unternehmens- und Bewerberdaten nach 3 Monaten unwiderruflich gelöscht.