Am 25. Mai 2018 tritt die neue EU Datenschutz-Grundverordnung in Kraft. Als Auftragsverarbeiter ist es uns ein besonderes Anliegen, Sie bestmöglich dabei zu unterstützen, Ihr Recruiting DSGVO-konform zu gestalten. Seit 25. April 2018 stehen allen Prescreen-Kunden und Test-Account Nutzern, zahlreiche Funktionen zur Verfügung, die bei der Anpassung der Recruiting-Prozesse an die neuen Richtlinien helfen.
Die neuen Funktionen helfen Ihnen dabei, die wichtigsten 5 Grundsätze der DSGVO abzudecken:
Nachfolgende Erklärungen beziehen sich auf die Nutzung des Prescreen Bewerbermanagementsystems und die Abbildung bzw. Anpassung Ihres Recruiting-Prozesses mithilfe der neuen Funktionen. Prescreen stellt Ihnen mit dem Bereich „Datenschutz“ in der allgemeinen Verwaltung Ihres Accounts eine zentrale Stelle zum Anpassen Ihrer Datenverarbeitung zur Verfügung.
Daten dürfen laut DSGVO nur für einen bestimmten, eindeutigen und legitimen Zweck gespeichert und verarbeitet werden. Prescreen unterscheidet bei Recruiting-Prozessen hinsichtlich zweier Arten von Bewerbungseingängen – der direkten Bewerbung auf eine Stellenausschreibung und der Bewerbung für potenzielle Stellenangebote. Eingegangene Bewerbungen hängen somit je nach konkreten Fall an einem dieser Bewerbungszwecke.
Für personenbezogene Daten soll die Speicherbegrenzung lauf DSGVO auf das unbedingt erforderliche Mindestmaß beschränkt werden und mit der Erfüllung des Zwecks der Datenspeicherung erlöschen. Prescreen ermöglicht dies für beide Fälle. Sie können diesbezügliche Einstellungen im Verwaltungsbereich “Datenschutz” anpassen.
Wurde einer Bewerbung ein Status, wie beispielsweise „Eingestellt“, „Absage erteilt“ oder „Absage durch Kandidaten“ zugewiesen, soll der Kandidat in 6 Monaten gelöscht werden. Für Bewerberprofile, die keinen dieser Status erhalten haben gilt, dass sie 6 Monate nach der letzten Änderung gelöscht werden sollen. Wir empfehlen Ihnen die folgende Vorgehensweise:
Wollen Sie Kandidaten nicht im Bezug auf eine konkrete Bewerbung, sondern als Interessenten für potenzielle Jobangebote in Ihrem Kandidatenpool aufbewahren, müssen Sie eine Frist für die Datenspeicherung festlegen. Hierzu haben Sie bei Prescreen folgende Möglichkeiten:
Bestimmen Sie, welche Daten für den Recruiting-Prozess erforderlich sind und bauen Sie Ihre Bewerbungsformulare entsprechend auf. Fragen Sie nur die Daten ab, welche für die Stelle eine unbestrittene Relevanz haben. Den Bewerbungsprozess können Sie unter Verwaltung > Bewerbungen > Bewerbungsprozess definieren.
Sie haben stets die Möglichkeit, die gespeicherten personenbezogenen Daten der Bewerber zu aktualisieren und zu berichtigen. Der Bewerber kann die Änderungen ebenso jederzeit selbst im Candidate Center vornehmen.
Die neue Datenschutz-Grundverordnung sieht eine zweckgebundene und begrenzte Speicherung der personenbezogenen Daten vor: nach Beendigung des Geschäftsverhältnisses müssen alle personenbezogenen Daten gelöscht werden. Konkret heißt das: sollten Sie Prescreen nicht mehr nutzen und Ihren Vertrag kündigen bzw. Ihre Prescreen Testversion nicht verlängern, wird Ihr Account samt aller Unternehmens- und Bewerberdaten nach 3 Monaten unwiderruflich gelöscht.
Hier finden Sie die Live-Aufzeichnung unseres Webinars zum Thema, sowie die häufigsten Fragen der Webinar-Teilnehmer!
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