Der Alltag wurde in den letzten Wochen auf den Kopf gestellt und viele Unternehmen haben auf Home Office umgestellt. Diese neue Situation hat Auswirkungen auf alle Abteilungen, so auch auf das Recruiting. Auch das Kommunikationsverhalten mit Kandidat_innen wird dadurch stark beeinflusst. Video Conferencing, also virtuelle Bewerbungsgespräche, gehören mittlerweile schon zur Tagesordnung und werden immer beliebter, um Kandidat_innen besser kennenzulernen.

Aber welche Tools sind dabei empfehlenswert und worauf müssen Sie achten, um problemlos per Video Bewerbungsgespräche zu führen? Und wie schaffen Sie trotz Video-Interview eine angenehme Atmosphäre für Ihre Bewerber_innen? Wir haben die wichtigsten Tipps und Tricks für Sie zusammengefasst. Denn herausfordernde Zeiten brauchen kreative Maßnahmen, damit Sie auch jetzt die besten Talente für Ihr Unternehmen finden.

Persönliches Gespräch vs. Video Conferencing

Persönliche Gespräche sind natürlich dafür da, dass Sie sich einen ersten Eindruck von Kandidat_innen verschaffen können und mehr über deren Qualifikationen und Fähigkeiten erfahren. Vor Ort können Sie Bewerber_innen zur Auflockerung der Situation beispielsweise kurz durch das Office führen, Ihnen einen Kaffee oder ein Wasser anbieten und sich über deren Anreise unterhalten, bevor Sie mit dem tatsächlichen Bewerbungsgespräch beginnen.

Wie gehen Sie aber vor, wenn ein persönliches Treffen aus den unterschiedlichsten Gründen schlichtweg nicht möglich ist und Sie deshalb auf Video Conferencing umsteigen müssen? Dieses Face-to-Face-Gespräch der etwas anderen Art mag zu Beginn etwas abschreckend wirken, bringt aber einige überzeugende Vorteile mit sich.

Vorteile von Video-Interviews

• Länderübergreifende Gespräche: Egal ob Sie an Home Office gebunden sind oder nicht, mittels Video Conferencing können Sie sich mit Kandidat_innen aus aller Welt austauschen. Somit müssen Sie nicht auf vielversprechende Bewerber_innen verzichten, wenn diese beispielsweise nicht zu einem persönlichen Gespräch vorbeikommen können.
• Einfache Terminvereinbarung: Da Bewerber_innen für ein erstes Kennenlernen nicht extra in Ihr Office kommen müssen, erweist sich die Terminfindung häufig als einfacher und schneller.
• Gewohnte Umgebung: Oftmals haben Kandidat_innen vor einem Vorstellungsgespräch mit Nervosität zu kämpfen. Video-Interviews haben den Vorteil, dass Bewerber_innen sich zumeist in einer gewohnten Umgebung befinden, was eine beruhigende Wirkung auf sie hat.

Mögliche Anbieter für Videokonferenzen

Sie haben bei Google bereits nach Anbietern für Video-Interviews gesucht? Dann wissen Sie ja, dass es eine Vielzahl an unterschiedlichen Tools mit verschiedenen Features und Preismodellen gibt. Lassen Sie sich von den folgenden Anbietern inspirieren, mit denen auch wir erfolgreich arbeiten und kommunizieren.

• Skype: Skype ist wohl ein Klassiker unter den Anbietern von online Video- und Sprachanrufen und lebt zurzeit wieder richtig auf, so auch bei uns! Über diese Anwendung können Sie gebührenfrei Chatten, Ihren Desktop teilen, Dateien übertragen und Video- und Sprachanrufe tätigen. Auch die Navigation ist sehr einfach und nutzerfreundlich. Falls Sie Bewerbungsgespräche über Skype abwickeln wollen, sollten sowohl Ihr Unternehmen, als auch die Bewerber_innen über ein Microsoft- oder ein Skype-Konto verfügen.
• Whereby: Whereby ist eine weitere Software, die sich optimal für Bewerbungsgespräche anbietet. Dieser Anbieter hat den Vorteil, dass weder Sie noch Bewerber_innen ein Profil erstellen müssen. Richten Sie einfach virtuelle Meetingräume ein und laden Sie kostenlos bis zu vier Teilnehmer_innen zu einem gemeinsamen Gespräch und einem ersten Kennenlernen ein.
• Zoom: Zoom ist ein weiterer Anbieter, der derzeit sehr beliebt und gut für Video Conferencing geeignet ist. Dabei senden Sie Kandidat_innen, ähnlich wie bei Whereby, lediglich einen Link zu einem von Ihnen erstellten Meeting und eine dazugehörige ID und diese können ohne Voranmeldung oder Erstellung eines Profils dem Gespräch zur vorgegebenen Zeit beitreten. Gespräche unter vier Augen sind bei Zoom kostenlos und zeitlich unbegrenzt. Wenn Sie jedoch in einer Gruppe von drei oder mehr Teilnehmer_innen sprechen wollen, dann sind kostenlose Meetings auf 40 Minuten beschränkt. Falls Sie somit auch in größeren Gruppen Bewerbungsgespräche führen wollen, sollten Sie sich um eine bezahlte Lizenz bemühen. Damit stellen Sie sicher, dass Ihre Verbindung nicht inmitten eines Vorstellungsgesprächs abgebrochen wird.

Natürlich gibt es auch noch viele weitere Möglichkeiten wie beispielsweise Google Hangouts, WhatsApp, Cisco oder Signal, über die Sie Ihre Videokonferenzen abhalten können. Recherchieren Sie deshalb ausreichend und achten Sie bei der Wahl des Tools darauf, dass dieses Ihre Erwartungen und Anforderungen auch tatsächlich erfüllt.

Pro Tipp: Auch Cammio ist ein Anbieter, über den Sie Video-Interviews führen können. Über die Prescreen API Integration können Sie dieses Tool ganz einfach auch für Ihr Recruiting nutzen. Für weitere Informationen dazu kontaktieren Sie gerne jederzeit Ihre Ansprechpartner bei Prescreen.

In 10 Schritten zum erfolgreichen Bewerbungsgespräch per Video

Auch wenn Video Conferencing einige überzeugende Vorteile mit sich bringt, ist eine gute Vorbereitung das A und O. Denn viele Kandidat_innen fühlen sich trotz gewohnter Umgebung vor einer Kamera oft unwohl, weshalb Sie als Recruiter in dieser Situation besonders gefragt sind. Achten Sie deshalb darauf, dass sich das Gespräch möglichst natürlich und normal anfühlt und bereiten Sie sich ausreichend darauf vor:

1. Anbietervergleich

Bevor Sie vielversprechende Kandidat_innen überhaupt zu einem online Gespräch einladen, sollten Sie sich mit den unterschiedlichen Möglichkeiten und Anbietern auseinandersetzen. Da es eine Vielzahl an verschiedenen Systemen für Video Conferencing gibt, sollen Ihnen unsere angeführten Beispiele als Inspiration dienen.

2. Individuelle Einladungen versenden

Sie haben bereits vielversprechende Kandidat_innen, die Sie persönlich kennenlernen wollen, ausgewählt? Außerdem haben Sie sich für eine Software entschieden, über die das Bewerbungsgespräch stattfinden soll? Dann können Sie im nächsten Schritt eine individuelle Einladung zur Videokonferenz versenden. Nutzen Sie die Gelegenheit und geben Sie Kandidat_innen auf diesem Weg Tipps zur technischen Ausrüstung, der Internetverbindung und stellen Sie ihnen weitere Informationen zur Software zur Verfügung. Wenn diese beispielsweise ein Profil erstellen müssen, um das Gespräch mit Ihnen führen zu können, sollten Sie dies im Voraus kommunizieren. Falls Sie bereits mit dem Bewerbermanagementsystem von Prescreen arbeiten, dann können Sie einen Link zur Videokonferenz problemlos in die Einladung integrieren. Fügen Sie dazu den jeweiligen Link einfach in die Mail zur Terminvereinbarung ein und versenden Sie so unkompliziert Einladungen.

3. Stabile Internetverbindung

Achten Sie sowohl auf der Bewerber_innenseite, als auch auf der Seite des Recruiters auf eine stabile Internetverbindung. Dadurch stellen Sie sicher, dass Sie zu Beginn des Gesprächs nicht mit technischen Problemen kämpfen müssen.

4. Richtiges Equipment

Neben einer guten Internetverbindung sollten Sie aber auch Ihr technisches Equipment überprüfen. Viele Tools bieten Ihnen im Voraus die Möglichkeit, Ihr Mikrofon und Ihre Kopfhörer oder Lautsprecher zu testen und einzustellen.

5. Passendes Setting

Störende Geräusche oder ein zu beladener Hintergrund sind keine guten Voraussetzungen, um sich mit potenziellen Mitarbeiter_innen zu unterhalten. Deshalb sollten beide Seiten auf eine ruhige Umgebung, gute Belichtung und eine angenehme Sitzmöglichkeit achten – schließlich können Bewerbungsgespräche oft auch länger dauern als erwartet.

6. Plan B

Bereiten Sie sich auch auf unvorhersehbare Schwierigkeiten vor. Denn selbst, wenn Sie im Voraus Ihre Internetverbindung getestet haben und auch die Technik problemlos zu funktionieren scheint, kann es im tatsächlichen Gespräch immer wieder zu Problemen kommen. Wenn die Verbindung abbricht oder stockt und ein reibungsloses Gespräch nicht möglich ist, sollten Sie bereits einen Plan B parat haben. Weichen Sie im Notfall beispielsweise auf ein gewöhnliches Telefonat aus und führen Sie so Ihr Bewerbungsgespräch weiter fort.

7. Zeigen Sie Professionalität

Egal ob das Bewerbungsgespräch online oder offline stattfindet – als Recruiter sollten Sie sich genügend Zeit zur Vorbereitung nehmen. Lesen Sie sich die Unterlagen zu den jeweiligen Bewerber_innen durch und überzeugen Sie mit einem professionellen Auftreten.

8. Pünktlichkeit

Wie auch bei einem persönlichen Treffen spielt Pünktlichkeit eine entscheidende Rolle, um Kandidat_innen von Ihrem Unternehmen zu überzeugen. Achten Sie deshalb auch bei Videogesprächen darauf, dass Sie Bewerber_innen nicht warten lassen und, wenn möglich, vor ihnen online sind. Damit können Sie sie persönlich willkommen heißen und durch das Gespräch führen.

9. Angenehme Atmosphäre schaffen

Da sich bei einem online Gespräch speziell der Anfang als schwierig erweisen kann, ist es Ihre Aufgabe als Recruiter, eine angenehme Atmosphäre zu schaffen. Stellen Sie zu Beginn allgemeine Fragen oder erzählen Sie von Ihren persönlichen Erfahrungen im Home Office. Damit nehmen Sie Kandidat_innen schnell die Angst und lockern die Stimmung auf. Beschreiben Sie außerdem, wie das Gespräch ablaufen wird, um Unklarheiten bereits im Voraus zu vermeiden und beginnen Sie dann den Dialog mit den Bewerber_innen.

10. Neue Mitarbeiter_innen willkommen heißen

Das Video Conferencing ist vorbei und nicht nur Sie sind von den Bewerber_innen überzeugt, sondern auch diese haben Gefallen an Ihrem Unternehmen gefunden? Dann war das Video-Interview ein voller Erfolg und Sie dürfen wohl bald neue Mitarbeiter_innen in Ihrem Unternehmen willkommen heißen!

Neben dem Video Conferencing gibt es noch weitere Möglichkeiten, um auch im Home Office mit vielversprechenden Kandidat_innen in Kontakt zu treten. Mehr zu den Chancen und Möglichkeiten und wie wir bei Prescreen die derzeitigen Herausforderungen meistern, erfahren Sie in unserem Beitrag zu „Recruiting im Home Office“.

Tipp für österreichische Unternehmen:
Digitale Dienste kostenlos und ohne Bindung testen

Das österreichische Bundesministerium für Digitalisierung und Wirtschaftsstandorte stellt über die Initiative Digital Team Österreich Klein- und Mittelunternehmen derzeit digitale Dienste für drei Monate kostenlos und ohne Bindung zur Verfügung. Neben Kommunikationstools und Anwendungen zur Zusammenarbeit, gibt es auch einige cloudbasierte Lösungen für Videokonferenzen und Online Meetings.