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In 5 Schritten zur optimalen Bewerbermanagement Software

Mit qualifizierten Mitarbeitern steht und fällt jedes Unternehmen. Das Bewerbermanagement stellt sich oft als Herausforderung dar. Recruiter haben häufig mit wenig eingehenden Bewerbungen, fehlender Qualitätsmessung oder fehlender Dokumentation und Nachvollziehbarkeit zu kämpfen.

Eine Bewerbermanagement Software bietet die richtige Hilfestellung an. Diese unterstützt das Recruiting,  indem sie Einblicke in das Verhalten der Bewerber gibt. Schwachstellen werden aufgedeckt und die Probleme der Bewerber innerhalb des Prozesses gelöst.

Kennen Sie folgende Problempunkte?

  • Wenig eingehende Bewerbungen
  • Zu viele E-Mails im Posteingang
  • Keine Qualitätsmessung einzelner Kanäle
  • Kein „Talent Pool“ in den Kandidat_innen aufgenommen werden können
  • Lange Abstimmungswege und –zeiten
  • Aufwendige Übertragung der Daten in Excel-Listen
  • Keine Dokumentation der einzelnen Bewerbungs- und Recruiting-Prozesse
  • Enorme Mehrkosten für falsch eingestellte Kandidaten
  • Unklarheiten über die DSGVO-Bestimmungen

Unser Leitfaden hilft Ihnen in 5 Schritten bei der Identifikation von Problemen und der Wahl des Bewerbermanagementsystems, das Ihren Ansprüchen entspricht.


1. Erstellen Sie eine Ist-Soll-Analyse.

Haben Sie einmal erkannt, dass das Recruiting optimiert werden muss, ist es wichtig, eine Bestandsaufnahme der Ist-Situation zu machen. Ein guter Ansatz ist es, klar abgegrenzte Perioden zu definieren und die Entwicklung innerhalb dieser miteinander zu vergleichen.

Damit erkennen Sie, ob es einen Trend in eine bestimmte Richtung gibt. Formulieren Sie den Optimalzustand des Recruitings, dieser zeigt Ihnen wie die Mitarbeitergewinnung in Zukunft aussehen soll. Grenzen Sie außerdem einen realistischen Zeithorizont ein, in dem dieser Zustand erreicht werden soll.


2. Machen Sie einen Kostenplan

Nachdem Sie erkannt haben, dass eine Bewerbermanagement Software Ihre Probleme lösen und helfen kann, Ihre Ziele zu erreichen, muss ein Budget aufgestellt werden. Wie viel können Sie investieren? Sowohl Kosten als auch Zeit müssen einkalkuliert werden. Ein bisschen mehr für eine wirklich gute Software auszugeben, zahlt sich aus!

Zahlreiche Funktionen, die weniger ausgereifte Programme nicht anbieten, werden Sie spätestens bei einem ersten Vergleich überzeugen. Planen Sie deshalb langfristig und vorausschauend, um später nicht vor hohen Zusatzkosten zu stehen, weil Sie das System nach kurzer Zeit wieder auswechseln müssen.


3. Alle Beteiligten sollen informiert & involviert werden

  • Welche Personen müssen in Zukunft mit dem Programm, das Sie auswählen arbeiten?
  • Wer trifft die endgültige Entscheidung?
  • Wer muss die Implementierung durchführen?
Stellen Sie ausreichend „Commitment“ der Unternehmensspitze sicher, damit diese nicht letzten Endes Ihre Pläne durchkreuzt. Informieren Sie die Beteiligten über die Veränderung. Es empfiehlt sich, eine kleine Zusammenfassung über die Probleme im Recruiting, die dadurch verursachten Kosten und die Vorteile eines Bewerbermanagementsystems zu erstellen.


4. Erstellen Sie einen Anforderungskatalog

Aus der Ist-Soll-Analyse, dem möglichen finanziellen Rahmen und den Meinungen und Wünschen der beteiligten Personen ergeben sich klare Anforderungen an Ihr zukünftiges System. Daraus können „Must-haves“ abgeleitet werden. Bei der Recherche werden Sie schnell feststellen, dass es eine Unzahl an Systemen gibt.

Um nicht den Überblick zu verlieren, achten Sie vor allem auf:

  • Benutzerfreundlichkeit
  • Umfang der Informationen
  • Einfachheit, Kandidatenprofile einsehen zu können
  • Möglichkeit, mit Kollegen zusammenzuarbeiten
  • Hilfe des Systems bei der Strukturierung der Interviews
  • Komplexität der ersten Integration bzw. die Regelmäßigkeit der Systemupdates
  • Datensicherheit

TIPP: Wir haben Ihnen eine ausführliche Checkliste für Bewerbermanagementsysteme zusammengestellt. Diese erleichtert Ihnen die Suche nach der geeigneten Software.


5. Gleichen Sie die Anbieter mit Ihrem Anforderungskatalog ab

Nachdem Sie alles über die einzelnen Systeme wissen und diese bestenfalls auch schon in vollem Umfang getestet haben, sollten Sie auch alle Fakten über den Anbieter klären.

  • Wie stark ist der Anbieter in den letzten Jahren gewachsen?
  • Gibt es Bewertungen auf unabhängigen Vergleichsportalen?
  • Stellt das Unternehmen regelmäßig Updates zur Verfügung?
  • Wie viele bzw. welche weiteren Unternehmen vertrauen diesem Anbieter?
  • Wie flexibel ist der Anbieter, wenn Sie persönliche Hilfe benötigen?
  • Wie wird der Kundenservice bewertet?

Nachdem Sie diese 5 Schritte ausgearbeitet haben und alle Fragen geklärt sind, verfügen Sie über alle Fakten, um die beste Wahl für Ihr Unternehmen treffen zu können.


Fazit

Egal ob Sie bereits ein Bewerbermanagementsystem benutzen oder auf der Suche nach einem neuen System sind, die Auswahl an Anbietern ist riesig. Eine Bewerbermanagement-Software bietet Ihnen umfangreiche Lösungen, die Ihre Personalbeschaffung vereinfachen. Es gibt Ihnen Aufschlüsse darüber, welche Kanäle am besten funktionieren. Die Zusammenarbeit innerhalb des Recruiting-Teams wird erleichtert.

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